Secretaris

Rijksvastgoedbedrijf zoekt een Secretaris in Den Haag voor 28-36 uur per week.

Wil jij bijdragen aan een toekomstbestendig Nederland en werken op een plek waar vastgoed en publieke belangen samenkomen? Bij het Rijksvastgoedbedrijf krijg je de kans om te werken aan vraagstukken die ertoe doen, samen met besluitvormers en inhoudelijke experts. Je staat midden in de organisatie en hebt direct zicht op de impact van je werk.

Jouw rol in het kort

Als secretaris vervul je een centrale rol binnen de afdeling Verhuur. Je ondersteunt het managementteam en draagt bij aan een soepele organisatie van vergaderingen, het opstellen van notulen en het bewaken van actiepunten. Je zorgt voor overzicht, structuur en duidelijke besluitvorming en werkt nauw samen met het afdelingshoofd en het managementteam. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, vastlegging en opvolging van belangrijke besluiten en overleggen, en coördineert en bereidt diverse overleggen voor. Je zorgt voor heldere communicatie tussen verschillende afdelingen, beheert de agenda’s, verzorgt correspondentie en bent het aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Daarnaast ondersteun je de Planning & Control-cyclus, waaronder het jaarplan, en organiseer je afdelingsbrede bijeenkomsten en overlegmomenten. Je combineert strategisch inzicht met een gestructureerde aanpak en weet mensen op het juiste moment te informeren en te betrekken. Dankzij jouw analytische blik, daadkracht en verbindende houding draag je bij aan een goed functionerende afdeling en soepele besluitvorming.

Wat ga je doen?

• Adviseren en ondersteunen van het afdelingshoofd en sectiehoofden bij het opstellen en coördineren van annotaties, adviezen en besluitvormende stukken.
• Coördineren en opstellen van afdelings- en jaarplannen, nieuwsbrieven en overzichtsrapportages.
• Voorbereiden van agenda’s en stukken voor vergaderingen, inclusief notuleren en opvolging van acties en besluiten.
• Organiseren en voorbereiden van MT-verdiepingsdagen, afdelingsborrels en andere bijeenkomsten.
• Bewaken van actiepunten en zorgen voor een heldere communicatie tussen verschillende afdelingen.
• Beheren van agenda’s, verzorgen van correspondentie en fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe relaties.

Samen met de procesadviseur vorm je een sterk adviesduo voor het MT Verhuur. In deze rol kom je tot je recht als je graag strategisch meedenkt, samenwerkt en vooruit plant.

Wie ben jij?

Je voelt je op je plek in een grote, complexe organisatie en weet binnen deze dynamiek de juiste prioriteiten te stellen. Je bent organisatiesensitief en legt gemakkelijk contact met collega’s, waarbij je actief bouwt aan een sterk intern netwerk. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en houdt de regie over jouw taken, terwijl je collega’s op het juiste moment betrekt en bijdraagt aan een constructieve samenwerking.

Je combineert nauwkeurigheid en gestructureerd werken met daadkracht en besluitvaardigheid. Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, en weet overtuigende stukken, verslagen en nota’s te maken die bijdragen aan effectieve besluitvorming.

Wat wij vragen:

• Ervaring als secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met ambtelijke en bestuurlijke processen.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve en nauwkeurige werkhouding.
• Hands-on mentaliteit.
• Ervaring met het schrijven van verslagen en nota’s.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (1 jaar).

Wat wij bieden:

• Een uitdagende functie binnen een dynamische overheidsorganisatie.
• Marktconform salaris.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd of fiscaal vriendelijke doelen.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met diverse studiefaciliteiten.
• Een prettige werksfeer en betrokken collega’s.
• Bedrijfsfitness.
• Volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en dienstreizen.
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

De directie Transacties en Projecten (T&P) van het Rijksvastgoedbedrijf is een ondernemende, landelijke opererende directie met ruim 800 medewerkers. T&P is verantwoordelijk voor ambitieuze en toonaangevende projecten zoals de renovatie van het Binnenhof of de verduurzaming van overheidsgebouwen. Jouw nieuwe werkplek valt onder de afdeling Verhuur van de directie Transacties & Projecten. Namens de Rijksoverheid zijn wij de privaatrechtelijke beheerder van staatseigendommen en zorgen we voor inkomsten door vastgoed (tijdelijk) te verhuren. Op een verantwoorde manier waarborgen we de financiële belangen van de Staat bij onder meer vastgoedtransacties. Ook het afwikkelen van onbeheerde nalatenschappen is bij ons in goede handen.

Over Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten. Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Bijzonderheden

• De sollicitatierondes vinden plaats op 5 of 8 december aanstaande.
• Dit betreft een functie met een contract voor 1 jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf vragen we je om een VOG te overleggen.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Voor locaties die niet goed te bereiken zijn met het ov zijn bedrijfsauto’s beschikbaar.
• Een proeftijd kan onderdeel zijn van de startperiode.
• De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.
• Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken.

Contactpersoon

Peter van Heun
Peter.vanHeun@Rijksoverheid.nl06-27020657