Motivatiebrief – een complete handleiding

Cover letter Voorblad Magnet.me Guide

Als je solliciteert voor een stage of een startersfunctie, wordt er een hoop van je gevraagd. Cv’s, assessments en zelfs psychische testen…En dat allemaal voordat je überhaupt een interview heb gehad. Solliciteren is misschien wel het meest moeilijke onderdeel voor studenten. Naast het proberen om tijdens je studie geen alcoholvergiftiging op te lopen natuurlijk… Voor studenten die nog onervaren en vrij nieuw zijn in de werkende wereld, is het net alsof je een pasgeboren baby zegt hoe hij moet lopen, praten en zwemmen als een 25-jarige professional.

En bovenop al deze stress, helpt het natuurlijk niet dat je tijdens dit proces ook nog een motivatiebrief (of sollicitatiebrief – een pot nat) moet schrijven. Als je jezelf afvraagt:: moet ik echt een motivatiebrief schrijven? Het antwoord is simpelweg: ja. Sterker nog, de motivatiebrief die je schrijft kan zomaar het verschil maken om uitgenodigd te worden voor een interview (of dat je cv in de prullenbak belandt). Het loont dus om tijd en moeite te steken in het schrijven van een goede sollicitatie- of motivatiebrief.

Wij geven je hier alle informatie die je nodig hebt om een goede brief te schrijven die ervoor zorgt dat je opvalt voor je potentiële stage of startersfunctie.

ready lets go GIF

Wat is een motivatiebrief?

Goed, wat is een motivatiebrief nou eigenlijk? Waarschijnlijk is dat de eerste vraag die je jezelf stelt voordat je gaat schrijven. In principe is een motivatiebrief een begeleidend document bij je cv om extra informatie te geven over je vaardigheden en ervaring. Werkgevers gebruiken een motivatiebrief ter screening om te bepalen wie ze het beste kunnen uitnodigen voor een gesprek. Een goed doordachte brief laat jouw inspanning voor je aanmelding zien bij diegene die alle sollicitaties moet beoordelen. In een motivatiebrief staat specifiek omschreven waarom jij zo’n goede match zou zijn voor de baan of stage waarvoor je solliciteert. Daarnaast staan er ook verwijzingen vermeld naar eerder opgedane ervaring of kwaliteiten die je bezit.

Het is belangrijk dat je niet je cv herhaalt in je brief. Je kan natuurlijk vertellen wat er op je cv staat, maar het is veel beter om specifieke informatie te geven die aantoont waarom jij geschikt bent voor deze precieze functie. Je moet de lezer overtuigen dat jij een match bent voor de verwachtingen van de werkgever. De makkelijkste manier om zo’n brief te schrijven is door te denken aan een sales pitch. Het is het doel om jouw kwalificaties te laten zien die ervoor zorgen dat je uitgenodigd wordt voor een interview.  Je wilt dus een zo goed mogelijke indruk achterlaten voor degene die de brief moet beoordelen.

tv land smile GIF by YoungerTV

Aan wie richt je de motivatiebrief?

Goed, jouw sollicitatiebrief heeft meer kans om op de juiste plek te belanden als je het aan de juiste persoon richt. Maar bij een hoop stages, startersfuncties of andere vacatures staat er geen contactpersoon vermeld. Staat het er niet bij, dan zal je je waarschijnlijk afvragen aan wie je überhaupt de brief schrijft. De meest makkelijke manier is om te proberen de persoon te achterhalen (stalking via Facebook is niet voor niets uitgevonden). Als Facebook niet helpt, probeer dan de website van het bedrijf. Vaak kan je daar zien of iemand wel of niet verantwoordelijk is voor het ontvangen en behandelen van sollicitaties (zoek op HR of recruitment).

Levert online stalking niks op? Maak je geen zorgen, er zijn andere manieren om een brief zonder contactpersoon te schrijven. We helpen je verder.

Standaard opmaak motivatiebrief

Een motivatiebrief begint altijd met dezelfde informatie, ongeacht wie de geadresseerde is. Zet jouw naam en contactgegevens bovenaan de brief, of in de linkerhoek van de pagina. Vervolgens voeg je een witregel toe en zet je hier de bedrijfsgegevens waar je naar schrijft (daarover later meer). Daarna volgt weer een witregel en voeg je de plaats en datum toe.

Jan Smit (dit ben jij)

Schoolstraat 123

1234 AB Rotterdam

Bedrijf X

Geadresseerde of afdeling

Postbus 20

5678 CD Rotterdam

Rotterdam, 19 december 2018

Gebruik een algemene titel

Heb je niet kunnen achterhalen aan wie je de motivatiebrief moet schrijven? Gebruik dan een algemene titel. Adresseer bijvoorbeeld de brief aan personeelszaken of het hoofd van de afdeling waar je wil werken. Dit klinkt namelijk nog steeds professioneel. Zet uiteraard ook het bedrijfsadres eronder.  

Voorbeeld:

Bedrijf X

T.a.v. Recruitmentafdeling
Postbus 20

5678 CD Rotterdam

‘Aan wie het aangaat’ – motivatiebrief

Stuur je een open sollicitatie of heb je echt geen idee aan wie je het moet richten? Dan is er altijd nog dat ene trucje: ‘Aan wie het aangaat’, of ‘Aan de betrokkene’. We moeten wel eerlijk vermelden dat de meningen hierover verschillen, want je kan natuurlijk ook gewoon ‘Geachte heer/mevrouw’ gebruiken. Maar met de huidige gender discussie raden we je aan er een beetje voorzichtig mee om te gaan.

Voorbeeld:

Bedrijf X

T.a.v de betrokkene van sollicitaties

Postbus 20

5678 CD Rotterdam

Hoe geef je structuur aan een sollicitatiebrief?

Hoe je de inhoud en stijl invult, dat beslis je zelf. Maar hieronder vind je een paar logische en interessante methoden om structuur te geven aan je brief:

Stijl

Probeer professioneel over te komen, maar wel spraakzaam. Dat is beter dan warrig, stijf en informeel. Schrijf bovendien in beknopt Nederlands (duh). De recruiter wil natuurlijk niet verdrinken in details en jargon wat hij of zij niet begrijpt, of wat niet relevant voor hem of haar is.

Content

  • Lay-out

Jouw motivatiebrief moet eruit zien als een zakelijke brief: één A4. Er geldt een uitzondering: als er gevraagd wordt om een lijst met persoonsgegevens of een gedetailleerde lijst met vaardigheden. Soms is de selectie gebaseerd op het feit of de sollicitant beschikt over al die vaardigheden in zijn of haar brief. Dat komt vaak voor wanneer er geen andere manier van solliciteren is. In dat geval mag je brief langer zijn. Maar: ook hier moet je altijd beknopt en relevant blijven.

  • Introductie

Introduceer jezelf! Dit is heel belangrijk. De recruiter of werkgever moet namelijk begrijpen wie je bent. In jouw introductie vertel je waarom jij interesse hebt om bij dit bedrijf te werken als een stagiaire of starter. Reageer je op een vacature op Magnet.me, vermeld dan waar je de vacature hebt gezien. Zo wordt het duidelijk voor de recruiter of werkgever waarom ze jouw motivatiebrief lezen. Denk er daarom goed over na hoe jij jezelf zou introduceren. Noem bijvoorbeeld de studie die je volgt of de universiteit waar je studeert.

austin powers hello GIF
  • Waarom deze baan?

Dit is een belangrijk punt: leg uit waarom je interesse hebt in de baan of stage waarvoor je solliciteert. Stem je motivatiebrief af op de organisatie en de taakomschrijving voor de recruiter of werkgever. Dat laat zien dat je je goed hebt ingelezen en research hebt gedaan naar de potentiële functie. Let op: zorg dat de inhoud van jouw motivatiebrief alleen van toepassing kan zijn op het bedrijf waar je hem naar stuurt. Als je een algemene brief schrijft, kan het zo een kopie zijn die je naar verschillende bedrijven stuurt. Nogal onpersoonlijk!

Maak gebruik van je research in je brief, vooral wat je hebt geleerd over het bedrijf. Noem bijvoorbeeld waar je personeelsleden hebt ontmoet op een evenement of praat over hun bedrijfsprofiel die je gezien hebt op Magnet.me. Dit laat zien dat je ermee bezig bent en verder hebt gekeken dan alleen hun corporate website.

Tot slot: wees specifiek over de functie die je wilt en waarom juist die functie jou zo aantrekt. Versterk je verhaal met voorbeelden, bij voorkeur van ervaring uit het verleden. Je kan het ook koppelen aan je carrièreplannen of interesses in die specifieke sector.

  • Waarom jij?

Vermeld in je motivatiebrief waarom jij de perfecte kandidaat bent voor de vacature. Vertel je achtergrond en licht belangrijke punten toe. Zo bouw je een sterk verhaal en gebruik je niet dezelfde zinnen die ook in je cv staan.

come with me please GIF by La Voix

Zelfs als je denkt dat deze functie wat te hoog gegrepen is, is het nog steeds jouw doel om de recruiter of werkgever te overtuigen dat jij de beste kandidaat bent. Focus je daarom op wat je bereikt hebt (academische hoogtepunten, werkervaring). Licht toe wat je geleerd hebt en vertel hoe dat van pas komt bij de functie waarvoor je solliciteert. Geef expliciet aan dat je denkt jij de geschikte kandidaat bent voor de functie-eisen.

Beargumenteer al jouw statements door te refereren naar voorbeelden die al in je cv staan.

Bijvoorbeeld:

  • Op de universiteit liet ik mijn organisatorische vaardigheden zien door een event te organiseren. We hebben daarvoor bovendien € xx ,- opgehaald met fundraising.  
  • Deze functie stelt me in staat om mijn passie te gebruiken om anderen te helpen. Dit bleek eerder al een groot succes tijdens tijd als (vul in: titel zoals Voorzitter bij xx vereniging).
  • Conclusie en afsluiting

Bij het afsluiten van je brief moet je nogmaals een paar zaken bevestigen. Vermeld bijvoorbeeld je wens om bij de organisatie te werken. Vervolgens schrijf je iets als: ‘Ik zie uw reactie graag tegemoet’ of ‘In afwachting van uw antwoord’. Je eindigt je brief met ‘Hoogachtend’ of ‘Met vriendelijke groet’.

Onze beste tips samengevat:

  • Vermijd herhaling van je hele cv.
  • Check de spelling en laat het nalezen door iemand anders voordat je het stuurt.
  • Begin niet elke zin met ‘ik’.
  • Schrijf enthousiast en geïnteresseerd.

Moet ik een aanbevelingsbrief hebben ter ondersteuning van mijn motivatiebrief?

Als je gaat solliciteren is het altijd handig om een aanbeveling van iemand in dezelfde branche te hebben. Zeker iemand die aan de recruiter of werkgever kan bevestigen dat jij de juiste kandidaat bent. Het kan bovendien handig zijn als jouw referentie een gezamenlijke connectie heeft binnen de organisatie. Hoe dan ook, dit geeft de recruiter of werkgever een directe connectie en kan ervoor zorgen dat jouw cv meer opvalt.

De ideale plaats om jouw referenties te noemen is in de motivatiebrief. Je kan hier ook vermelden waar je ze van kent en wat jullie samenwerking was.

Overigens moet je weten dat niet elke werkgever een referentiebrief belangrijk vindt. Laat staan dat ze er waarde aan hechten. Dit komt omdat recruiters of werkgevers kunnen denken dat de kandidaten de brief zelf hebben geschreven en dat hun referentie het alleen heeft ondertekend. Ze zien het daarom niet als een geloofwaardig.

Afhankelijk van de functie is het in principe genoeg om de contactgegevens van je referentie in je cv te vermelden.

Dat concludeert onze handleiding voor het schrijven van de perfecte motivatiebrief. Voortaan weet je dus precies wat je moet zeggen om dat gesprek binnen te halen! Maar zodra je de eerste obstakel hebt overwonnen, komt de tweede al om de hoek kijken: het gevreesde sollicitatiegesprek. Gelukkig hebben we voor hiervoor ook een complete gids en extra tips voor online staan, check deze om je sollicitatieprocedure succesvol door te zetten!

you got this kristen bell GIF