Directieondersteuner bedrijfsvoering en beleid

Functie­omschrijving

Ben jij klaar voor een dynamische rol waarin jouw enthousiasme en daadkracht dagelijks het verschil maken? Wij zoeken een bevlogen directieondersteuner die als belangrijke schakel onze onlangs opgerichte directie ondersteunt. Bij ons ben jij de aangewezen persoon voor diverse directie brede onderwerpen en taken. Ben jij die verbindende schakel met ervaring binnen de bedrijfsvoering? Dan zoeken we jou! Lees snel verder.

Wat ga je doen?

Als directieondersteuner binnen de directie Realisatie Woningbouw heb je een cruciale rol binnen onze directie. Jouw taken zijn gevarieerd en bieden veel afwisseling op het gebied van de bedrijfsvoering van de directie. De taken zijn op het gebied van informatiehuishouding, interne communicatie, ondersteuning bij organisatieontwikkeling, huisvesting en parlementaria. Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Jij bent binnen de directie het aanspreekpunt voor alles rondom informatiehuishouding en je weet wat er ministerie-breed speelt;
• Je bent verantwoordelijk voor het goed gebruik van Digidoc door de directie. Digidoc is het systeem voor het digitaal behandelen van de gehele documenthuishouding in het dagelijks werk. Het dient zowel als afstemmings-/goedkeuringssysteem als archief. Je regelt o.a. trainingen en vraagt accounts aan voor nieuwe medewerkers. Ook zorg je dat de mappenstructuur overzichtelijk is en blijft en stimuleert dat medewerkers actief bezig zijn met informatiehuishouding;
• Je houdt het overzicht van parlementaria up-to-date en zorgt dat toezeggingen etc. tijdig worden nagekomen en ondersteunt bij Kamerdebatten vanuit de directie.
• Je draagt bij aan de organisatieontwikkeling van directie. Het is een directie die sinds 1 september vorig jaar bestaat en zit nog vol in de ontwikkeling.
• Je houdt handboeken en andere naslagdocumenten van de directie en afdelingen bij en coördineert de onboarding en offboarding van medewerkers;
• Je coördineert de maatschappelijke burgercorrespondentie voor de directie en onderhoudt contacten hiervoor binnen het hele ministerie;
• Binnen de directie verzorg je de coördinatie van WOO-verzoeken;
• Je levert een bijdrage aan de interne communicatie en informatievoorziening richting collega’s binnen de directie;
• Overige incidentele taken kunnen zaken zijn als het organiseren van directie brede bijeenkomsten of directieteamsessies.

Daarnaast ben je back-up van de directiesecretaris en jouw collega ondersteuners wanneer zij met vakantie zijn. Jouw rol is van grote waarde voor het soepel functioneren van onze directie.

Functie-eisen

Wij zoeken iemand die enthousiast en gedreven is om bij te dragen aan de opbouw en het tot een succes maken van onze nieuwe directie. Je neemt graag het initiatief en hebt aandacht voor dat wat er speelt binnen de directie. Je beschikt over minimaal een hbo- werk- en denkniveau.

Daarnaast zoeken wij iemand die:

• beschikt over een strategische helicopterview om bedrijfsvoeringprocessen helder en praktisch in te richten op tactisch en operationeel niveau;
• sociaal vaardig, organisatiesensitief en collegiaal is, waardoor je moeiteloos samenwerkt met collega’s en een functioneel netwerk binnen de organisatie opbouwt, zowel binnen als buiten de directie;
• zelfstandig is en proactief werkzaamheden oppakt en signaleert wanneer dat nodig is;
• flexibel en stressbestendig is en effectief kan schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Realisatie Woningbouw heeft als hoofddoel het doen realiseren van voldoende, betaalbare en passende woningen. Daarvoor maakt zij regionale afspraken (de Woondeals) en borgt, via de opvolging daarvan, daarmee dat er voldoende woningbouw geprogrammeerd staat en gerealiseerd wordt. De directie ondersteunt partners met raad, daad en advies en heeft een aanjagende rol bij de woningbouw. Waar nodig, zoals bij grootschalige woningbouw, kan de directie in speciale gevallen opschalen van ondersteunend naar een deelnemende rol. De directie borgt dat er een feedbackloop is van de praktijk naar nationaal beleid en kaders, en zorgt daarmee voor de doorlopende PDCA-cyclus.

Je komt te werken op de afdeling Portfoliomanagement, Expertise en Directieteam. Deze afdeling biedt ondersteuning aan de directie Realisatie Woningbouw door middel van de sturingsinformatie, borging van professionele werkwijzen en procedures, het verzorgen van dashboarding, expertise en bedrijfsvoering. Doel is om daarmee een essentiële bijdrage te leveren aan het behalen van de doelstellingen van de directie.

De afdeling kent drie teams. De bedrijfsvoering van de directie wordt uitgevoerd door het directieteam. Deze wordt functioneel geleid door de directiesecretaris die het secretariaat en de beleidsondersteuners aanstuurt. Het team portfoliomanagement zorgt voor uniformiteit en kwaliteit van de interne informatie en verantwoording, en levert sturingsinformatie voor de andere afdelingen van de directie die actieve ondersteuning bieden aan woningbouwprojecten en gebieden. Het team experts geeft specialistische adviezen op gebied van juridische, financiële, beleidsmatige en communicatieve zaken ten behoeve van specifieke woningbouwprojecten. Het betreft uitlenen van deze expertise en advies aan andere interne en externe partners op deze terreinen.

Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening

Het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO) draagt zorg voor een goede en toekomstbestendige leefomgeving. Een omgeving waarin genoeg wordt gebouwd, zodat mensen betaalbaar en kwalitatief goed kunnen wonen. Dit doen wij samen met provincies, gemeenten, corporaties en marktpartijen. Verduurzaming is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Daar helpen we bij, of het nu gaat om een woning, kantoor of ander gebouw. Het Rijksvastgoedbedrijf, ook onderdeel van VRO, beheert alle rijksgebouwen en rijksgronden. Daarnaast zorgen wij voor een goede verdeling en inrichting van de schaarse ruimte in Nederland. Landbouw, natuur, woningbouw, bedrijvigheid, wegen en openbaar vervoer: Nederland heeft grote ambities voor een klein oppervlak. Dat vraagt om keuzes en slimme combinaties. Met elkaar zorgen wij voor een leefbare omgeving. Dat is werken aan de basis. Van Nederland en ons Koninkrijk.