Secretaris programma Modernisering Bedrijfsvoering Systemen (MBS)

Secretaris programma Modernisering Bedrijfsvoering Systemen (MBS)

Wil jij impact maken? Coördineer en ondersteun de modernisering van bedrijfsvoering als secretaris MBS!

Met het programma Modernisering Bedrijfsvoering Systemen (MBS) vernieuwen we de kernsystemen van de gemeente Den Haag. We implementeren een totaaloplossing met Oracle Fusion Suite Cloud voor financiën en inkoop, Visma | Raet voor salarisverwerking en APRO voor betalingen.

Dit betekent gebruiksvriendelijkere processen, meer automatisering en betere samenwerking tussen afdelingen. Het programma loopt vier jaar en start met de salaris- en personele administratie, gevolgd door financiën, inkoop en projectadministratie. Help jij ons mee om deze implementatie voor elkaar te krijgen?

Wat ga je doen?

Als secretaris van het programma MBS ben jij de drijvende kracht achter de besluitvorming en organisatie. Je coördineert bijeenkomsten, bewaakt de kwaliteit van bestuurlijke stukken en ondersteunt de programmamanager bij strategische vraagstukken. Je bent een vraagbaak voor collega’s over gemeentelijke processen en helpt bij het vormgeven van cruciale besluiten.

Je speelt een sleutelrol binnen het Programma Management Office (PMO) en schakelt moeiteloos tussen operationele en strategische taken. Jouw oog voor detail zorgt ervoor dat overleggen goed voorbereid zijn en documentatie tijdig en correct wordt opgeleverd. Daarnaast ondersteun je een positieve teamsfeer en werk je aan een soepele samenwerking tussen afdelingen.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Coördineren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Schrijven en beoordelen van bestuurlijke documenten en besluitvormingstukken;
• Beheren en archiveren van dossiers en relevante informatie;
• Signaleren van bestuurlijke gevoeligheden, risico’s en kansen;
• Bijdragen aan procesverbetering en digitale ontwikkelingen binnen het programma.

Dankzij jouw organisatievermogen, flexibiliteit en verbindende kracht help jij zo het programma MBS naar een succesvolle implementatie.

Wat vragen wij?

Wij zijn op zoek naar een proactieve en enthousiaste collega met aantoonbare werkervaring, klaar voor een uitdagende rol. Je schakelt moeiteloos tussen hands-on uitvoering, projectcoördinatie en het opstellen van documenten. Met enige kennis van het ICT-vakgebied ben je flexibel, creatief en proactief. Als verbinder toon je initiatief, niet alleen binnen je eigen portefeuille maar ook in samenwerking met anderen. Je bent ondernemend, dienstbaar en hebt een scherp inzicht in organisatorische ontwikkelingen.

Verder beschik je over:

• een hbo/wo-werk- en -denkniveau;
• meerdere jaren relevante werkervaring;
• affiniteit met directievoering en bestuurlijke processen, politiek-bestuurlijke- en ambtelijke verhoudingen;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• kennis van en inzicht in het ICT-vakgebied is een pre.

Wat bieden wij?

Een veelzijdige functie wacht op jou in een dynamische en verantwoordelijke omgeving. Hier krijg je de kans om je vaardigheden tot uiting te brengen en een significante rol te spelen in de verdere ontwikkeling van het programma MBS. Wij bieden een stimulerende werkomgeving waarin jouw bijdrage echt het verschil maakt. We bieden je een uitdagende eerste klus waarbij we de nodige uitdagingen het hoofd moeten bieden als team.

Ook kun je rekenen op:

• een 32 tot 36-urige werkweek en afhankelijk van jouw ervaring en achtergrond een salaris van minimaal €4.264,- en maximaal €6.862,- bruto per maand (schaal 11/12) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• diverse andere vormen van verlof, zoals compensatieverlof, ouderschapsverlof en zorgverlof;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag voor elke dag die je thuiswerkt;
• werken in het Stadhuis, midden in de binnenstad en op loopafstand van station Den Haag Centraal;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• en nog veel meer.

Wie zijn wij?

De secretaris valt onder het Stafbureau, dat bestaat uit ongeveer 35 medewerkers, waarvan het overgrote deel managementondersteuners zijn. Momenteel hebben we zeven directieadviseurs en we gaan nu uitbreiden met een secretaris die zich specifiek zal richten op het programma MBS.

Implementatie

Het programma MBS bestaat uit een HR-implementatie en een F&I-implementatie. We zijn gestart in 2025 met de het voorbereiden van de HR-implementatie (P&O-processen en de salarisverwerking). De HR-processen die de financiële- en inkoopprocessen raken nemen we in deze implementatie mee. De implementatie gebeurt in 3 fases. De Financiën en Inkoop-implementatie staat gepland voor medio 2026.

We werken straks samen met een implementatiepartner die momenteel wordt gekozen. De implementatiepartner helpt ons o.a. met: Technisch implementeren en testen van de systemen. Leveren van trainingsmateriaal, waardoor iedereen met de systemen kan werken.

Het programma is nog in de opbouwende fase en het programmateam wordt momenteel gevormd. Deels door de inzet van medewerkers van de gemeente Den Haag en deels door inzet externen.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.