Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad

Werken als Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad bij de Justitiële ICT Organisatie

Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie in het hart van onze organisatie? Wil jij de centrale spil zijn in een soepele en ordentelijke samenwerking (en communicatie) tussen de bestuurder, de personeelsvertegenwoordiging en de organisatie? Dan is de rol van ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR) van de Justitiële ICT Organisatie iets voor jou!

Als Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad ondersteun je de ondernemingsraad (OR) van de Justitiële ICT Organisatie. Je zorgt voor een goede voorbereiding, verslaglegging en opvolging van OR-vergaderingen. Je adviseert de OR over procedures, wet- en regelgeving en bewaakt de voortgang van acties en besluiten. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor zowel de OR-leden als de bestuurder en onderhoud je contacten met andere medezeggenschapsorganen binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

De OR bestaat uit dertien leden, afkomstig uit drie locaties van de Justitiële ICT Organisatie: Veenhuizen, Soesterberg en Gouda. Het overleg tussen OR-leden onderling én het overleg met de bestuurder vindt zoveel mogelijk fysiek plaats. De relatie met de bestuurder is transparant en constructief. Dit vindt tevens zijn weerslag op de goede samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en directiesecretaris.

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de OR in haar adviserende en controlerende rol, en zorg je ervoor dat alle wettelijke verplichtingen en procedures nauwkeurig worden nageleefd. Je houdt je bezig met een breed scala aan taken, zoals het voorbereiden van vergaderingen, het opstellen van notulen, het coördineren van de communicatie tussen de OR en bestuurder, en het beheren van alle relevante documenten. Je hebt een adviserende rol ten opzichte van de OR en zorgt ervoor dat deze goed geïnformeerd en up-to-date blijft over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie.

Wat ga je doen?

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de OR en overlegvergaderingen met de bestuurder
• Ondersteunen en/of opstellen van OR-adviezen, en alle correspondentie rondom formele documenten
• Meewerken aan het opstellen en/of adviseren over jaarplan (en jaarverslag)
• Bewaken van actiepunten, deadlines en de voortgang van acties en besluiten
• Het bewaken van het naleven van wet- en regelgeving (WOR) en de interne procedures
• Adviseren over medezeggenschapsprocedures en relevante wet- en regelgeving
• Signaleren van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van medezeggenschap
• Organiseren van scholing en trainingen voor OR-leden
• Onderhouden van contacten met (externe) adviseurs, vakbonden, andere medezeggenschapsorganen en de bestuurder
• Ondersteunen bij communicatie en informatievoorziening richting medewerkers

Kortom een mooi en divers takenpakket!

Afdeling Bestuur en Strategie

Als algemeen secretaris kom je te werken bij de afdeling Bestuur en Strategie (BenS). Deze afdeling bestaat uit meerdere disciplines, namelijk: strategisch adviseurs, informatiebeveiligers, een privacy officer, enterprise architecten, een directiesecretaris en een jurist. Onze afdeling stippelt de koers uit voor de organisatie, op de middellange en lange termijn. Ook is BenS verantwoordelijk voor het formuleren van de visie van de organisatie, het ontwikkelen van beleid en het voorbereiden van en adviseren over bestuurlijke besluitvorming. Het multidisciplinaire karakter van de afdeling zorgt voor brede kennis en ervaring op belangrijke thema’s die er toe doen en dat zorgt voor goede integrale advisering door kruisbestuiving.

Ons hoofdkantoor is momenteel gevestigd in Gouda, maar eind 2027 verhuizen we naar Utrecht, direct achter Utrecht Centraal. Deze verhuizing biedt nieuwe kansen om onze samenwerking te versterken en innovatie te stimuleren. Bovendien komen we daarmee centraal in Nederland te liggen, wat onze bereikbaarheid voor zowel opdrachtgevers als collega’s verder vergroot.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Daarnaast is er binnen de Justitiële ICT Organisatie een activiteitencommissie en zijn er werkgroepen op het gebied van “Vitaliteit” en “Werkgeluk” actief. Deze organiseren diverse activiteiten voor haar medewerkers om actief en energiek te blijven en verbinding te houden.

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding
• Een prettige werksfeer met betrokken collega’s

Dit vragen wij

Je beschikt over:

• een HBO werk- en denkniveau
• aantoonbare meerjarige ervaring in een soortgelijke functie bij voorkeur in een overheidsomgeving
• Kennis van juridische aspecten van medezeggenschap (WOR) en ervaring in het toepassen hiervan
• Ervaring met medezeggenschap en/of administratieve ondersteuning
• Ervaring in het opstellen van beleidsstukken en notities
• Ervaring als ambtelijk secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol

Je persoonskenmerken:

• Organisatievermogen: weet overzicht te houden en structuur aan te brengen
• Communicatie skills: kan helder schrijven en communiceren
• Discreet en betrouwbaar: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• Proactief en zelfstandig: signaleert knelpunten en neemt initiatief
• Samenwerkingsgericht: werkt goed samen met OR-leden en andere partijen
• Goede communicatieve en organisatorische vaardigheden
• Proactieve en zelfstandige werkhouding

Wat voor ons en jou belangrijk is

• Beginnend bij misschien het belangrijkste: we zijn een jonge en dynamische organisatie waarbij borrels en andere evenementen populair zijn.
• Je krijgt veel vrijheid en daarmee verantwoordelijkheid om je dagen in te delen. Niet alleen op kantoor, want je kunt ook (gedeeltelijk) thuiswerken. Plan bijvoorbeeld op je kantoordag een overleg in met collega’s als dat efficiënter is en juist een thuiswerkdag als dat beter uitkomt voor de oppas of andere privézaken.
• Je herkent je in onze vijf belangrijke cultuurwaarden: open cultuur, vertrouwen, daadkracht, eigenaarschap en werkplezier.

Over de Justitiële ICT Organisatie

Wij zijn de Justitiële ICT Organisatie: ICT’ers die het justitieveld door en door kennen. Door onze inspanningen kunnen vele rijkscollega’s hun werk makkelijk en efficiënt doen. Wij zorgen voor de juiste hard- en software op werkplekken, overal in Nederland, in de vorm van op maat gemaakte systemen en applicaties. Wij ontwikkelen veilige cloud-omgevingen, waardoor onze collega’s overal kunnen werken: op een werkplek, thuis en onderweg. En altijd veilig.

Wij zijn ICT-dienstverlener voor het gehele ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij werken onder meer voor de Dienst Justitiële Inrichtingen, de Raad voor de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Autoriteit Persoonsgegevens, de Dienst Terugkeer en Vertrek, Reclassering Nederland en de dienst Justis.

Wij brengen technologie en onze kennis van het JenV-domein bij elkaar door deze te vertalen naar praktische en veilige ICT-oplossingen. Doordat wij de innovatieve en technische kant voor onze rekening nemen, kunnen onze opdrachtgevers zich volledig richten op hun primaire taak.

Kortom: wij zorgen dat ICT werkt.