Ambtelijk secretaris OR

Ministerie van Justitie en Veiligheid

Over de functie

Als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad (OR) bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid ondersteun je één of meerdere ondernemingsraden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt dat procedures soepel verlopen, vergaderingen goed voorbereid zijn en de OR zijn rol effectief kan vervullen. Je bent de organisatorische spil van de ondernemingsraad en zorgt dat informatie, communicatie en besluitvorming goed op elkaar aansluiten. Met jouw kennis van de WOR, je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je oog voor detail draag je bij aan de kwaliteit en continuïteit van de medezeggenschap binnen JenV.

Je bent voor de ondernemingsraad een vaste sparringpartner: iemand die meedenkt, toetst, schrijft en vooruitkijkt. Je bewaakt de juiste verhoudingen tussen bestuur en medezeggenschap en zorgt dat besluiten tot stand komen met oog voor zowel organisatiebelang als medewerkersbelang. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, maar doet dat altijd in nauwe afstemming met de ondernemingsraad. Daarnaast sta je blijvend in verbinding met je collega’s en de adviseurs aan bestuurderszijde.

Je bent het aanspreekpunt voor OR-leden en onderhoudt contact met de bestuurder en andere betrokkenen binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de OR goed geïnformeerd is en ondersteunt bij het opstellen van adviezen en instemmingsverzoeken.

Dit ga je doen

• Je organiseert en bereidt vergaderingen van de ondernemingsraad logistiek en inhoudelijk voor.
• Voorbereiden en notuleren van OR-vergaderingen.
• Je beheert de agenda van de OR, plant afspraken, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang van actiepunten.
• Opstellen van agenda’s en bewaken van de voortgang van acties.
• Je registreert, behandelt en archiveert inkomende en uitgaande stukken en bewaakt de opvolging.
• Je verzorgt de correspondentie van de OR en stelt conceptbrieven, adviezen en gespreksnotities op.
• Ondersteunen bij het opstellen van adviezen en instemmingsverzoeken.
• Je bewaakt de naleving van wettelijke procedures en informeert de OR over relevante regelingen.
• Je levert op verzoek inhoudelijke/strategische adviezen aan de OR betreffende onderwerpen, waarin de OR een rol heeft.
• Je ondersteunt bij verkiezingen en de introductie van nieuwe leden.
• Je adviseert over scholing en ontwikkeling van OR-leden.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders, beleidsmedewerkers en collega’s van het BOM om processen goed op elkaar af te stemmen.
• Zorgdragen voor een goede informatievoorziening aan de OR.

Dit vragen wij

Wat breng je mee?

Je werkt gestructureerd, communiceert helder en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je houdt overzicht in drukke periodes en zorgt dat afspraken en procedures op tijd en volgens de regels worden uitgevoerd. Je combineert een praktische, dienstverlenende houding met inhoudelijke kennis van de medezeggenschap. Je bent zorgvuldig, betrokken en weet met tact en overtuiging te adviseren. Tegelijk blijf je toegankelijk en collegiaal: samenwerken met ambtelijk secretarissen, OR-leden en beleidsmedewerkers gaat je van nature goed af.

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau
• Kennis van en ervaring met medezeggenschap en relevante wet- en regelgeving (zoals de WOR, Arbo, privacy en CAO Rijk)
• Inzicht in besluitvormingsprocessen binnen het openbaar bestuur en de Rijksoverheid
• Vaardigheid in het organiseren, plannen en bewaken van vergaderingen en trajecten
• Vaardigheid in het opstellen en toelichten van adviezen, brieven en notities
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Afgeronde (VASMO-gecertificeerde) opleiding leergang 3 voor ambtelijk secretarissen (of de bereidheid deze te behalen)
• Ervaring met secretariële ondersteuning, bij voorkeur binnen een OR of medezeggenschapsorgaan
• Communicatief sterk en werkt nauwkeurig
• Je kunt goed plannen en organiseren
• Je bent integer en kunt omgaan met vertrouwelijke informatie

Competenties

• Klantgerichtheid
• Analyseren
• Samenwerken
• Omgevingsbewustzijn / politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Zelfontwikkeling
• Stressbestendigheid
• Deskundigheid en onafhankelijkheid

Let op: Aanvullend op je motivatiebrief en CV, willen we je verzoeken om een aantal competentievragen te beantwoorden, je vindt deze onder het kopje ‘Bijzonderheden’

Dit bieden we nog meer

Neevens het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Een prettige werksfeer en betrokken collega’s

Hier kom je te werken

Waar kom je terecht?

Je gaat aan de slag bij het Bureau Ondersteuning Medezeggenschap (BOM), onafhankelijk ondergebracht bij de directie Personeel en Organisatie (DP&O) van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Het BOM ondersteunt verschillende ondernemingsraden binnen JenV en draagt bij aan een sterke, professionele medezeggenschap. Als ambtelijk secretaris werk je nauw samen met de voorzitter en leden van de OR, collega-secretarissen en adviseurs van het BOM. De lijnen zijn kort, de dynamiek is groot en er is veel ruimte voor eigen inbreng. Je wordt functioneel aangestuurd door de OR en legt verantwoording af aan het hoofd van het BOM. Binnen deze context is samenwerking essentieel, maar er is ook volop ruimte om zelfstandig te werken en te groeien in je rol.

Over Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint. Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid. Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Bijzonderheden

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (vog) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Naast je motivatiebrief en je CV, vragen we je om aanvullend drie selectievragen te beantwoorden middels de STARR methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie). Deze vragen bespreken we tijdens het sollicitatiegesprek.

Competentievragen:

1. Plannen en organiseren - Vertel over een situatie waarin je verantwoordelijk was voor het organiseren of coördineren van meerdere activiteiten of bijeenkomsten. Hoe heb je overzicht gehouden, prioriteiten gesteld en gezorgd dat alles op tijd en volgens afspraak verliep?
2. Samenwerken - Geef een voorbeeld van een situatie waarin je moest samenwerken met verschillende mensen of afdelingen om een gezamenlijk doel te bereiken. Hoe zorgde je voor goede afstemming en wat was het resultaat?
3. Klantgerichtheid - Wat heb je gedaan om op de hoogte te blijven van wat er bij je klanten leeft en waaraan zij behoefte hebben? Heeft dat ooit geleid tot het aanpassen van je diensten of zelfs het verlenen van nieuwe diensten? Hoe ging dat in zijn werk?