Executive Assistant

Ben jij een ervaren, integere en loyale Executive Assistant die graag op topniveau opereert? Word de persoonlijk assistent van de COO van ASN Bank in Utrecht en zorg dat alles op rolletjes loopt in een dynamische organisatie met maatschappelijke impact.

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant van de Chief Operations Officer (COO) zorg je ervoor dat de werkdag van de COO soepel verloopt door hem volledig te ontzorgen. Dat doe je onder andere door proactief zijn agenda en mailbox te beheren en door administratieve werkzaamheden uit te voeren. Je werkt nauw samen met zijn managementteam, in het bijzonder de business manager, en draagt bij aan een efficiënt georganiseerd domein.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je beheert en coördineert proactief de complexe agenda van de COO, door interne en externe afspraken te organiseren en prioriteren.
• Je zorgt samen met de business manager voor een juiste voorbereiding, vastlegging en opvolging van (interne en externe) afspraken en vergaderingen (o.a. via iBabs).
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor correspondentie, telefoontjes en zakelijke bezoekers.
• Je beheert de mailbox van de COO en brengt proactief belangrijke zaken, verzoeken en deadlines onder zijn aandacht.
• Je verzorgt de administratie en digitale archivering (o.a. via Sharepoint) van documenten.
• Je organiseert bijeenkomsten en evenementen voor het COO-domein.
• Je plant en boekt reizen en accommodaties indien nodig.

Hier kom je te werken

Het Executive Secretariat wordt gevormd door de assistenten van alle statutaire en niet-statutaire leden van het Management Team van ASN Bank. Het is een hecht en professioneel team dat is gericht op resultaat en waar elkaars achtervang onderling is geregeld. Op de afdeling zitten ook het Corporate Office en de business managers van de MT-leden. De Director Corporate Office is je leidinggevende maar je werkzaamheden stem je uiteraard vooral af met de COO zelf.

Het COO-domein van de bank bestaat uit de subdomeinen Data, Daily Banking, Lending en Customer Contact Center en de teams Operational Expertise, Sustainability en Risk Proces & Control. De leidinggevenden van deze subdomeinen en teams vormen het COO-managementteam waar je veel mee te maken zal hebben.

Wat breng jij mee?

• Je bent proactief, zelfverzekerd, vastberaden en kunt zelfstandig én in teamverband werken.
• Je zoekt voortdurend afstemming, kunt gemakkelijk prioriteiten stellen en bent representatief.
• Je bent flexibel en waar nodig ook buiten kantoortijden beschikbaar.
• Je begrijpt dat er vaak sprake is van vertrouwelijkheid en bent hierin discreet.
• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 8 jaar ervaring als assistent op C-level.
• Ervaring en affiniteit met digitale tools zoals SharePoint, iBabs en Microsoft Office.
• Een can-do mentaliteit en sterk ontwikkeld organisatievermogen.
• Een flexibele instelling en discretie in de omgang met gevoelige informatie.
• Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels, in woord en geschrift.

Wat krijg je van ons?

• Een 36-urige werkweek, verdeeld over 5 dagen waarvan minimaal 4 dagen op kantoor.
• Vakantiegeld en een 13e maand, op een moment dat het jou goed uitkomt.
• Op basis van een fulltime dienstverband: 208,8 uur verlofuren per jaar.
• Een goede collectieve pensioenregeling.
• € 750,- per jaar om jezelf te blijven ontwikkelen (te sparen tot € 3.000,-).
• Elke 5 jaar € 900,- om je thuiswerkplek weer helemaal op orde te maken.
• Een NS-Business Card en een kilometervergoeding voor als je op de fiets komt.

Over ons

ASN Bank is een toegankelijke en vooruitstrevende bank met oog voor mens, maatschappij en de toekomst. We dragen op duurzame wijze bij aan financiële oplossingen voor onze klanten én aan maatschappelijke vraagstukken in Nederland. Daarbij hebben we bijzondere aandacht voor duurzaamheid, financieel welzijn en goed wonen. Als bank combineren we het gemak van veilig mobiel bankieren met de kracht van persoonlijk advies. Dankzij ons landelijk dekkend netwerk van winkels zijn we ook fysiek dichtbij op de momenten die ertoe doen.

Voor meer informatie kun je terecht bij Femke Kessler, corporate recruiter, via femke.kessler@asnbank.nl