Operationeel Manager Werkvoorbereiding – Meta Databeheer & Management (MDB&M)

Bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) staan we aan de vooravond van een grote en spannende transitie: van analoog naar digitaal archiefbeheer. Onze missie: overheidsinformatie duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden — ongeacht de vorm. We beheren uiteenlopende archieven — van papieren documenten tot digitale bestanden — en adviseren overheidsorganisaties over effectief informatiebeheer. Daarnaast zorgen we voor de duurzame archivering en het beheer van hun statische en semi-statische archieven.

Tegen deze achtergrond zoeken wij een leidinggevende met visie en passie voor informatiehuishouding. Beschik je over sterke leiderschapskwaliteiten en wil je bijdragen aan een toekomstbestendige informatievoorziening? Dan is deze rol iets voor jou.

Als Operationeel Manager Werkvoorbereiding bij Meta Databeheer & Management (MDB&M) geef je leiding aan een team van negen werkvoorbereiders die het fundament leggen voor onze archiefbewerkingsactiviteiten. Je zorgt voor een optimale planning en coördinatie van werkzaamheden, bewaakt de voortgang en kwaliteit, en stuurt op resultaat. Dankzij hun werk kunnen de bewerkingsteams archieven ordenen, opschonen, digitaliseren en overbrengen — volgens de juiste kaders en binnen de afgesproken tijd. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en draagt bij aan de verdere professionalisering van het team en de processen.

Jouw opdracht: het team optimaal faciliteren én sturen op resultaten. Je zorgt voor een goed functionerend team en bent verantwoordelijk voor de inzet en ontwikkeling van je medewerkers. Daarnaast ben je lid van het MT van de afdeling MDB&M, waar je samenwerkt met zes operationeel managers die de bewerkingsteams aansturen.

Je hebt per klant scherp inzicht in de voortgang van archiefbewerkingsprojecten en bewaakt of deze in lijn blijven met de gemaakte afspraken. Je verbindt de verschillende deelprojecten, initieert periodieke afstemming over tijd, geld en kwaliteit, en weet verbeteringen helder te formuleren en te realiseren. Zo draag je bij aan de betrouwbaarheid van onze dienstverlening.

Je zorgt met je team voor overzicht in de voorbereiding per zorgdrager en stuurt op een vlotte opname van projecten in de werkvoorraad. Je stemt waar nodig af met servicemanagement over nieuwe klantafspraken. In deze rol ben je regelmatig aanwezig op onze verschillende locaties om samenwerking en communicatie te versterken.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Leidinggeven aan werkvoorbereiders die archiefbewerkingsprojecten voorbereiden en het team coachen.
• Sturen op de werkvoorraad van te bewerken projecten en opstellen/bewaken van planningen en voortgangsrapportages.
• Scherpte aanbrengen in de realisatie van afspraken met klanten en afstemming initiëren over de voortgang.
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbeteringen in processen.
• Afstemmen met andere afdelingen en externe partijen.
• Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van beleid op het gebied van werkvoorbereiding en databeheer.
• Voorstellen doen voor bijsturing waar nodig.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract.
• Een uitdagende functie binnen een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een professioneel en betrokken team.
• Goede arbeidsvoorwaarden conform de cao Rijk.

Dit bieden we nog meer

Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, dat je naar eigen wens kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, uitbetaling of fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Wie ben je:
Je bent een inspirerende en empathische leider met een hands-on mentaliteit. Je hebt affiniteit met informatiehuishouding en brengt minimaal vijf jaar relevante leidinggevende ervaring mee, bij voorkeur in het aansturen van professionals. Je bent een verbindende people manager die gevoeligheden herkent en medewerkers motiveert, zonder zelf overal tussen te gaan zitten. Je bent regelmatig op locatie aanwezig om de teams te ondersteunen en verbinding te houden met de operatie. Je hebt overzicht, ziet de impact van activiteiten op het grotere geheel en weet hier effectief op te sturen.

Verder neem je mee:

• HBO+/WO-werk- en denkniveau.
• Minimaal vijf jaar ervaring als leidinggevende van professionals.
• Aantoonbare ervaring met operationeel management en werkvoorbereiding.
• Bereidheid om minimaal één keer per week aanwezig te zijn op onze locaties in Den Haag, Rijswijk, Apeldoorn en Winschoten.
• Een empathische en verbindende leiderschapsstijl, gecombineerd met initiatief en ambitie om resultaten verder te brengen.
• Ervaring met relatiemanagement en het onderhouden van klantrelaties.
• Ervaring met het aansturen van projecten en bijsturen op tijd, geld en kwaliteit.
• Affiniteit met of een achtergrond in informatiehuishouding is een pre.
• Ervaring met databeheer is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden en een proactieve houding.
• In staat om te schakelen tussen verschillende belangen en prioriteiten.

Hier kom je te werken

De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) speelt een belangrijke rol op het snijvlak van informatievoorziening en archivering binnen de overheid. Binnen de Unit Operatie werk je samen met bevlogen professionals aan een toekomstbestendige en efficiënte informatiehuishouding.

Onze afdeling Meta Databeheer & Management maakt een fundamentele verandering door: we stappen over van papieren archieven naar digitale bewerking. Wat ons kenmerkt? Onze focus op innovatie en vooruitgang. Onze teams zijn verspreid over meerdere locaties in Nederland, van Rijswijk tot Winschoten, en werken aan zowel fysiek als digitaal archiefbeheer. Samen ontwikkelen we nieuwe methoden en technologieën om informatie toegankelijker en betekenisvoller te maken.

Bijzonderheden

Het betreft een nieuwe functie waarvan de definitieve waardering op een later moment zal worden vastgesteld.

Wat maakt deze functie uniek:
Je werkt in een dynamische omgeving waarin je met een combinatie van mensgerichtheid en daadkracht echt het verschil kunt maken in hoe de overheid haar informatiehuishouding moderniseert.