Ambtelijk Secretaris bij het Instituut Psychologie

Ben jij een juridisch talent met een hart voor onderwijs?

Het Instituut Psychologie van de Universiteit Leiden zoekt een scherpe en betrokken ambtelijk secretaris voor de examencommissie. Iemand die houdt van structuur, het toetsen van verzoeken aan wet- en regelgeving, en die zorgt voor een zorgvuldige voorbereiding én afhandeling van vergaderingen en besluiten. Herken jij jezelf hierin? Dan willen wij jou graag in ons team!

Jouw werkzaamheden

• Voorbereiden en notuleren van de tweewekelijkse vergaderingen van de examencommissie.
• Alle informatie verzamelen die nodig is voor de beslissingen van de examencommissie en deze aanleveren aan de secretarissen en leden.
• Controleren of de verklaringen van de studentendecaan kloppen, bijvoorbeeld als een student een functiebeperking heeft.
• Beoordelen van verzoeken van studenten die later willen afstuderen dan gepland.
• Het schrijven van besluiten.
• Assisteren bij beroepsprocedures door alle relevante informatie te verzamelen, gesprekken te plannen en brieven te schrijven.
• Mandaatbesluiten opstellen.
• Samenwerken met verschillende afdelingen binnen de universiteit om ervoor te zorgen dat besluiten goed worden uitgevoerd.
• Overzicht houden van lopende zaken en ervoor zorgen dat alles binnen de wettelijke termijnen gebeurt.
• Inkomende post en e-mails van studenten registreren en archiveren.
• Een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat binnen de organisatie.

Hier kom je terecht

Het Instituut Psychologie heeft ongeveer 500 medewerkers die zich bezighouden met onderzoek en onderwijs, en 3.000 studenten. Daarmee is het één van de grotere instituten binnen de Universiteit Leiden. Samen met je collega-ambtelijk secretarissen werk je in het Instituutsbureau. Het bureau heeft als missie om het bestuur, de medewerkers en studenten van het Instituut Psychologie optimaal te adviseren en te ondersteunen. Er werken zo'n 35 mensen op verschillende gebieden zoals studieadvies, marketing & communicatie, onderwijs- & studentenzaken, onderwijs- & onderzoeksbeleid en bestuursondersteuning.

De examencommissie zorgt ervoor dat de Onderwijs- en Examenregeling van de opleiding Psychologie wordt nageleefd. Ze zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de organisatie van tentamens en examens. Ook checkt ze of studenten de benodigde kennis en vaardigheden hebben om hun diploma te halen.

Vanwege de toename van de werkzaamheden van de examencommissie is het Instituut Psychologie op zoek naar een nieuwe ambtelijk secretaris. Je hebt kennis en toewijding en je vindt het leuk om processen waarbij de examencommissie betrokken is te verbeteren. Het instituut is constant in beweging, met enthousiaste en betrokken collega's in een academische omgeving.

Dit is een dynamische functie waarin je met twee collega-ambtelijk secretarissen zult samenwerken, waarbij je elkaar ondersteunt. Door de veelzijdigheid van de functie kun je je volop blijven ontwikkelen binnen het onderwijsrecht, een levendig rechtsgebied waar je met verschillende belangen te maken hebt. Naarmate je meer ervaring hebt of opdoet, kun je steeds meer taken zelfstandig uitvoeren.

Dit breng je mee

• Je hebt minimaal een hbo-diploma in een juridische richting of een WO-bachelor in Rechtsgeleerdheid.
• Je kent de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) of je bent bereid om deze te leren.
• Je kunt goed communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.
• Je kunt snel schakelen tussen verschillende mensen en onderwerpen.
• Je blijft scherp en presteert goed onder druk.
• Je hebt sterke analytische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je

• Een gezellige en hechte werkomgeving met fijne collega's.
• De kans om te werken bij een instituut dat helpt bij het oplossen van grote en kleine sociale vraagstukken en dat zich inzet voor een duurzame samenleving, met psychologie als brede basis.
• Mogelijkheden om je juridische vaardigheden te ontwikkelen en ervaring op te doen in onderwijsrecht en bestuursrecht.
• Een tijdelijk contract van maximaal 12 maanden voor 0.6 – 0.8 fte (vervanging door ziekte), volgens de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris ligt, afhankelijk van je opleiding en ervaring, tussen €3.537,- en €4.860,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (38 uur per week, UFO-profiel secretaris 2, salarisschaal 9).
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, een eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantietoeslag van 8%, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om je arbeidsvoorwaarden aan te passen aan je persoonlijke situatie.
• Een fijne werkomgeving waar je veel collega's van het Instituutsbureau tegenkomt, met werkplekken die zijn ontworpen voor verschillende activiteiten. Je kunt ook een paar dagen per week thuiswerken, hiervoor biedt de universiteit de faciliteiten en vergoedingen.
• Mogelijkheid om dichtbij je werk te parkeren tegen een kleine vergoeding.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Harm Derks, hoofd Instituutsbureau via h.t.j.p.derks@fsw.leidenuniv.nl.