Management/Office-assistent 2

Het Institute for Logic, Language and Computation (ILLC) is op zoek naar een nieuwe management-/office assistent om het team van het bedrijfsbureau te versterken. Kan jij goed in teamverband werken? Hou jij van een dynamische omgeving in een uniek interfacultair, internationaal georiënteerd instituut? Dan is deze positie iets voor jou! 🎉

Dit ga je doen

Op een typische werkdag arriveer je om 09:00 op kantoor, waar je de dag begint met een kop vers gezette koffie en het opstarten van je computer. Je controleert de agenda en ziet dat je om 11:00 een nieuwe medewerker mag verwelkomen. Je zorgt ervoor dat haar kantoor gereed is en dat alle benodigdheden zijn klaargelegd. Daarnaast staat er een workshop gepland om 16:00, waarvoor je de catering en zaalreservering controleert. Rond 09:30 begin je met het ordenen van je mailbox en interne takenlijst. Een uur later komt je manager Peter langs om te vragen naar de status van een PhD-vacature die het ILLC recent heeft geplaatst, waarvoor je moet helpen bij het selecteren van de beste kandidaten.

Om 11:00 arriveert de nieuwe medewerker, en je laat haar haar kantoor zien, stelt haar voor aan collega's en geeft haar nuttige lunchtips. Tijdens de lunch om 12:00 ga je met collega's naar Cafe Neo en haal je later een cappuccino. Om 13:30 ontvang je een e-mail van de ICT over de levering van nieuwe laptops en besluit je ze meteen op te halen. Kort daarna komt een professor naar je kantoor met een probleem: zijn laptop is gecrasht tijdens een lezing. Je helpt hem door een kantoor-laptop op te zetten. Tegen 15:30 begin je met de voorbereidingen voor de workshop, test je de projector en geniet je van een makaron. Aan het einde van de dag, na het melden van een probleem met de verlichting, kijk je naar de planning voor morgen en sluit je om 17:00 het kantoor af.

Taken en verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt de instituutsmanager en assistent bedrijfsvoerder bij alle processen en werkzaamheden rondom onderwijs en onderzoek, HR, financiën, communicatie, ICT en huisvesting voor het instituut;
• Brugfunctie tussen de andere office-/managementassistenten van het ILLC;
• Je biedt ondersteuning voor het PhD-programma van het ILLC;
• Je neemt de verantwoordelijkheid voor de inhoud van de verschillende websites die het ILLC beheert, verstuurt wekelijks de nieuwsbrief en beheert de jaarkalender;
• Je biedt inhoudelijke ondersteuning door het verzamelen, bewerken en vergaren van managementinformatie voor belanghebbenden;
• Wanneer nodig vervul je algemene office-taken en organisatorische werkzaamheden.

Jouw ervaring en profiel

Het werken in een klein team binnen een grote organisatie vergt gevoel voor verhoudingen, samenwerking en assertiviteit. Je neemt initiatief, bent doortastend in het oppakken van zaken en kan je goed verplaatsen in de wensen van de wetenschappers. Jouw planning- en organisatievaardigheden zijn sterk, je kan multi-tasken en indien nodig improviseren. Ook ben je goed in staat om de juiste prioriteiten te stellen en zelfstandig aan de slag te gaan. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent communicatief sterk. Bovenal vinden we het belangrijk dat je betrokken bent bij het team en dat je het leuk vindt om nieuwe dingen te leren.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, of ten minste een aantal jaren werkervaring in een vergelijkbare functie (ervaring in een universitaire context of andere onderwijsinstelling is een pre);
• Uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
• Je hebt een dienstverlenende, sociale en proactieve instelling: je bent een echte aanpakker;
• Je hebt organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken en behoud het overzicht onder (tijds)druk;
• Je hebt ruime werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint).

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert tussen €2.899 – €3.809 per maand (schaal 7 op basis van een 38-urige werkweek). Het UFO-profiel Management/Office-assistent 2 en de cao Universiteiten van Nederland zijn van toepassing.

Natuurlijk bieden we meer dan alleen een salaris en een inspirerende omgeving op Science Park. Je kunt rekenen op een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt;

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Hier ga je werken

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Institute for Logic, Language and Computation (ILLC) is een uniek, toonaangevend onderzoeksinstituut op het interdisciplinaire gebied dat zich bezighoudt met het onderzoek naar informatie, informatieuitwisseling en cognitie met behulp van formeel-wiskundige methoden. Het instituut is ingebed in de Amsterdamse logicatraditie en beslaat de gebieden taalkunde, logica, wiskunde, filosofie, informatica, kunstmatige intelligentie en cognitie. In het instituut zijn bijna 150 onderzoekers (staf en promovendi) uit de Faculteiten der Geesteswetenschappen (FGw) en der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) werkzaam. Het ILLC heeft een eigen master- en PhD-opleiding die bijdragen aan een levendige en internationale sfeer.

Meer over de UvA

De Universiteit van Amsterdam is ambitieus, creatief en betrokken. Sinds 1632 een inspiratie voor studenten, een voorhoedespeler in de internationale wetenschap en een partner in vernieuwing. De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 44.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.