Management Assistent

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? Vind je het leuk om te schakelen tussen verschillende agenda’s, prioriteiten te stellen en alles soepel te laten verlopen op ons hoofdkantoor in Rotterdam? Lees meer en ontdek of deze functie iets voor jou is.

Management Assistent

In jouw rol als Management Assistent ondersteun je de algemeen directeur, financieel directeur en het stafmanagement vanuit het hoofdkantoor in Rotterdam. Dankzij jouw ondersteuning kunnen zij zich focussen op hun kerntaken.

Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waarin je continu schakelt tussen prioriteiten, belangen en planningen. Jij overziet het grotere geheel, beheert complexe agenda’s en borgt de jaarplanning. Door jouw proactieve houding ben je mogelijke knelpunten altijd een stap voor. Jij signaleert, anticipeert en komt met praktische oplossingen. Op deze manier ontzorg jij het management.

Naast het beheren van agenda’s en planningen ben je verantwoordelijk voor het verwerken van facturen en het notuleren van belangrijke overleggen. Onze verslaglegging verwerken we voor een groot deel in Teams. Vanuit jouw rol zorg je dat besluiten en actielijsten in de juiste Teams omgevingen worden gedeeld. Je ondersteunt bij het opstellen en versturen van interne en externe mailingen en communicatie. Ook draag je actief bij aan uiteenlopende projecten in samenwerking met andere stafafdelingen, zoals de relatiedagen, kerst- en paasgeschenken en kerstpakketten.

Je houdt de voorraad van kantoorartikelen en boodschappen op peil en zorgt dat alles soepel en efficiënt blijft verlopen op het hoofdkantoor. Teamuitjes, bijeenkomsten en interne evenementen? Die pak jij met enthousiasme op en maakt ze tot een succes!

Als rechterhand van de algemeen directeur denk je actief mee en bied je ondersteuning op uiteenlopende vlakken. Je fungeert als belangrijke schakel tussen stafafdelingen, regiodirectie en het hoofdkantoor.

Jouw werkdag

Elke dag is anders en jouw werkdag is allesbehalve saai. Je begint je dag met een kop thee en scant je mailbox en takenlijst. Om 08:30 uur neem je deel aan de vergadering met het stafmanagement op een externe locatie. Je notuleert scherp, legt de essentie vast en zorgt er vervolgens voor dat de actiepunten worden uitgewerkt en opgevolgd via Teams.

Na de vergadering handel je e-mails af, controleer je agenda’s en plan je nieuwe afspraken in voor onder andere de algemeen directeur en de financieel directeur. Je stemt lopende zaken af met de algemeen directeur en schakelt met de financiële afdeling over binnengekomen facturen. Tussendoor reserveer je een overnachting en een vergader locatie voor een aankomend overleg op een externe locatie.

In de middag werk je aan het draaiboek voor het eindejaarsfeest. Je hebt contact met externe partijen over de locatie en catering. Ook stem je met marketing de visuals af voor een mailing rondom de relatiedagen, zodat deze op het juiste moment verstuurd kan worden.

Voor het einde van de dag check je nog één keer je mailbox. Met een voldaan gevoel ga je naar huis, wetende dat alles onder controle is.

Dit ben jij

Deze eigenschappen heb jij als Management Assistent

• Je bent een echte regelaar met een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Je hebt sterk organisatorisch en administratief talent.
• Je bent communicatief vaardig en schakelt soepel met collega’s, management en externe partijen.
• Je denkt in oplossingen en houdt altijd het overzicht in een dynamische omgeving.
• Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en krijgt er energie van als zaken goed geregeld zijn.

Gecertificeerd Great Place To Work

Papieren en ervaring

• Je beschikt over tenminste HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt enkele jaren werkervaring, het liefst opgedaan in een soortgelijke functie.
• Je bent in het bezit van je rijbewijs B.
• Je bent handig met Microsoft Office, met name Teams en Excel - PowerPoint.

Arbeidsvoorwaarden

• De salarisindicatie ligt tussen de €3900 en €4500 bruto per maand o.b.v. fulltime. We doen een aanbod dat past bij jouw vooropleiding en werkervaring.
• Je hebt 26 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek.
• Je bouwt pensioen op, ondergebracht bij onze pensioenregeling bij Nationale Nederlanden.
• Een telefoon en laptop van de zaak. Als je liever je eigen mobiele telefoon gebruikt, dan ontvang je hiervoor een financiële vergoeding.
• Voor de tweede keer zijn we officieel gecertificeerd Great Place To Work. Daar zijn we enorm trots op!

Wat wij nog meer bieden

• Een warm ontvangst en een gedegen inwerkperiode. Bij gebleken geschiktheid na 7 maanden een vast dienstverband.
• Met behulp van ons Leermanagement systeem bieden we je alle ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Een zelfstandige functie dus met ruimte voor groei.
• Een uitdagende werkplek met betrokken medewerkers bij een groeiend bedrijf.
• Modern materiaal, informele werksfeer en regelmatig taart bij de koffie.

Mooi werk met fijne collega's

Je werkt nauw samen met de algemeen directeur, financieel directeur en stafmanagers die verantwoordelijk zijn voor de afdelingen HR, KAM, ICT, Marketing en Finance. Op het hoofdkantoor in Rotterdam maak je deel uit van een team van zo’n 30 collega’s, waar veel ruimte voor eigen initiatief is, en een goede balans tussen hard werken en plezier.

Naast je directe collega’s op het hoofdkantoor heb je op afstand regelmatig contact met de managementassistenten van de regiodirectie. Je bent voor hen een belangrijke schakel, stemt zaken af, bewaakt overleggen en zorgt dat de samenwerking soepel verloopt. Zo sta je in verbinding met de hele organisatie en ervaar je de dynamiek van zowel de centrale staf als de regio’s.

Zo gaan we met elkaar om

Kennismaken met BUKO is kennismaken met onze principes.
Ze beschrijven hoe we met elkaar en onze klanten omgaan.Hier staan we voor:

• We doen het netjes of niet
• We zijn service- en resultaatgericht
• We nemen weloverwogen beslissingen
• Langetermijnrelaties vormen de basis

Mail dan naar infrasupport@buko.nl