Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad (20 tot 24 uur)

Ben jij een kei op organisatorisch, secretarieel en beleidsmatig gebied? En kun jij ervoor zorgen dat de OR-leden binnen Noordhoff en Infinitas hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren? Kom dan als Ambtelijk Secretaris het Dagelijks Bestuur van de OR versterken! Lees dan verder!

Bedrijfsprofiel

Noordhoff is als grootste educatieve uitgeverij van Nederland dé kennispartner van leergierig Nederland. Met circa 400 medewerkers levert Noordhoff content, digitale oplossingen en services voor iedereen die leert. Van basisschool tot professional. Noordhoff levert kwalitatief hoogwaardige producten en diensten voor de basisschool, het voortgezet onderwijs, beroeps- en volwasseneneducatie, opleidingen voor professionals en het hoger onderwijs.

Binnen het dagelijks bestuur van de OR is er ruimte ontstaan voor een:
Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad (OR).

Functieomschrijving

Wat houdt de functie in?
Als Ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad van Noordhoff, heb je een afwisselende, interessante en zelfstandige functie. Je werkt in het verlengde van de voorzitter en de secretaris van de OR en maakt onderdeel uit van het Dagelijks Bestuur (DB) van de OR. Je krijgt te maken met alle afdelingen en processen binnen de organisatie waarbij de OR betrokken is en werkt samen aan invloedrijke besluiten. De OR bestaat uit 9 leden vanuit de organisatie.

Je hebt een actieve, initiërende en adviserende rol en zorgt ervoor dat de OR-leden hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. De primaire focus in de functie ligt op het uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied zodanig dat de medezeggenschap, binnen de hiervoor gestelde kaders, optimaal wordt ondersteund.

Taken en verantwoordelijkheden

Secretarieel gebied

• Het concipiëren, redigeren en verspreiden van formele en informele correspondentie, waaronder de verslaglegging van OR-vergaderingen, commissievergaderingen, overlegvergaderingen, vergaderingen van de Europese Ondernemingsraad en het jaarverslag (zittingsverslag) van de OR;
• Het vastleggen van de vergaderplanning en de onderwerpplanning en het mede bepalen van prioriteiten;
• Het opstellen van conceptagenda’s en waar nodig geven van een (schriftelijke) toelichting op de te behandelen onderwerpen;
• Het beheren en toegankelijk houden van het papieren en digitale archief van de OR en zijn commissies;
• Zorgdragen voor inhoudelijke, onderlinge afstemming en bewaken van de gemaakte afspraken, besluitenlijsten en aandachtspunten.

Organisatorisch gebied

• Organiseren van OR-vergaderingen, commissievergaderingen en overlegvergaderingen;
• Organiseren vorming en scholing van de OR-leden en daaraan deelnemen;
• Organiseren en coördineren van verkiezingen en treedt op als secretaris van de verkiezingscommissie;
• Verzorgen van de introductie van nieuwe OR-leden en werkt deze in; kennisoverdracht (basisinformatie) WOR, werkwijze medezeggenschap en informatieoverdracht van lopende zaken;
• Zorgt voor inhoudelijke afstemming tussen OR en commissies v.v.;
• Draagt mede zorg voor inhoudelijke afstemming tussen OR en achterban v.v.;
• Draagt mede zorg voor inhoudelijke afstemming tussen OR/DB en bestuurder v.v.

Beleidsmatig gebied

• Bewaken van de naleving van wetten (WOR en de Arbowet) en bewaken van procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap, cao en arbeidsvoorwaarden;
• Houdt zich op macroniveau op de hoogte van ontwikkelingen binnen het vakgebied waaronder nieuwe wetgeving en vertaalt e.e.a. naar het medezeggenschapskader;
• Het verstrekken van informatienotities over specifieke onderwerpen, eventueel na raadpleging van deskundigen;
• Zorgen voor consistentie in het OR-beleid;
• Gevraagd en ongevraagd adviseren van OR, Dagelijks Bestuur en Bestuurder over procedures en processen;
• Bijdragen aan de totstandkoming van het PR-beleid van de OR (is lid van de Publiciteitscommissie en actualiseert de intranetsite van de OR) en bewaakt en draagt zorg voor de uitvoering hiervan;
• Zorgen voor de totstandkoming van diverse informatieve en formele documenten waaronder: – het voorbereiden en concipiëren van de door de OR uit te brengen adviezen, instemmingsbrieven en initiatiefvoorstellen, – het opstellen en/of distribueren van relevante informatie m.b.t. de ontwikkeling van de medezeggenschap en – het doen van voorstellen voor te behandelen onderwerpen.

Functie-eisen

Als Ambtelijk Secretaris van de OR sta je stevig in je schoenen, ben je een verbinder en heb je bestuurlijke feeling. Je bent zelfstandig, diplomatiek en weet je weg te vinden in een grote en dynamische organisatie.

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau;
• Relevante werkervaring op het gebied van ambtelijk secretariaat OR;
• Kennis van de WOR (Wet op Ondernemingsraad) en bijbehorende procedures;
• Kennis op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig vlak;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
• Je bent punctueel, behoudt overzicht en bent goed in staat prioriteiten te stellen;
• Je bent in staat om als adviseur en sparringpartner op te treden.

Wij bieden jou

Een veelzijdige en zelfstandige functie van Ambtelijk Secretaris voor 20-24 uur per week in een maatschappelijk relevante en dynamische werkomgeving met hoogopgeleide professionals en interessante complexe vraagstukken.

De OR wordt gevormd door medewerkers vanuit diverse regio’s in Nederland. De diverse overlegvormen vinden veelal online plaats of fysiek op locatie in Utrecht.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris op basis van schaal 13 (tot max. € 4.432,- bruto per maand o.b.v. 40 uur);
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, volgens CAO Uitgeverijbedrijf (aangevuld met eigen arbeidsvoorwaardenregelingen);
• Functie voor 20-24 uur per week;
• Mogelijkheid om hybride te werken.

Je krijgt de ruimte en het vertrouwen om je te ontwikkelen.
Tessa Jansen (collega)