Ambtelijk Secretaris Gemeenschappelijke Ondernemingsraad

Houd jij van het ondersteunen van het dagelijks bestuur en de raadsleden van de ondernemingsraad, het bewaken van voortgang en opvolging van gemaakte acties en afspraken en het organiseren en coördineren van de procedurele kant van medezeggenschapswerk? Dan is de functie van ambtelijk secretaris bij de Gemeenschappelijke Ondernemingsraad Centrale Eenheden van de Universiteit van Amsterdam jou als breed inzetbare professional op het lijf geschreven.

De Gemeenschappelijke Ondernemingsraad (GOR) zoekt een nieuwe Ambtelijk Secretaris. De Ambtelijk Secretaris ondersteunt de ondernemingsraad op bestuurlijk-organisatorisch en secretarieel gebied om de GOR optimaal te begeleiden in besluitvorming- en uitvoering. De leden van de GOR vertegenwoordigen de medewerkers van de Bestuursstaf en de diensten van de UvA zoals ICT Services en Facility Services. De GOR overlegt regelmatig met de Secretaris van de Universiteit (bestuurder) en de dienstdirecteuren over het organisatiebeleid en de arbeidsomstandigheden voor de centrale eenheden.

Dit ga je doen

Toezien op, adviseren over en bevorderen van de juiste toepassing van (wettelijke) procedures, reglementen en afspraken. Het bijhouden van kennis op het gebied van relevante wet- en regelgeving. Je bent adviseur, sparringpartner en klankbord voor (het dagelijks bestuur van) de GOR. Samenwerken met en adviseren van de bestuurder en de bestuurssecretaris op het gebied van medezeggenschap. Wat ga je verder doen:

• Bewaken van de termijnen, inhoud en continuïteit van de adviezen van de GOR. Medezorgen voor de inhoudelijke en procesmatige afstemming tussen GOR en overige belanghebbenden en betrokkenen.
• Organiseren, voorbereiden en vastleggen van alle vergaderingen van de GOR. Het voeren van de (digitale) correspondentie, opstellen van berichten en brieven en het beheren en archiveren van de inkomende en uitgaande stukken voor de ondernemingsraad.
• Het adviseren en ondersteunen van de ondernemingsraad en zijn commissies bij het organiseren van verkiezingen, (mede) werven en bijdragen aan de introductie van nieuwe leden.
• Budgetbeheer en goedkeuren van bestellingen, offertes en facturen voor de ondernemingsraad.
• De vaste vergaderdag is maandag, fysiek, op het Maagdenhuis aan het Spui.

Dit vragen we

Een hbo werk- en denkniveau, uitstekende communicatieve vaardigheden en goede organisatorische eigenschappen. Je bent organisatiesensitief, kan je zakelijk opstellen in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving en legt makkelijk contacten. Je kan snel schakelen en overzicht behouden, je bent stressbestendig en werkt nauwkeurig.

Daarnaast heb je:

• kennis van en ervaring met (praktische) toepassing van wet- en regelgeving (WOR, Arbo);
• een dienstverlenende instelling;
• digitale vaardigheden voor hybride-vergaderen; MS365; SharePoint;
• goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands.

Het bezit van een BHV-diploma of bereidheid om dit op korte termijn te halen is een pre.

Dit bieden we jou

Voor deze functie bieden we een dienstverband van 24 uur per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid volgt een vast dienstverband.

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.537 tot € 4.860 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8.3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA biedt een uitgebreid pakket aan arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime verlofregeling, een eindejaarsuitkering en een goede pensioenvoorziening.

Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert zij medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Hier ga je werken

Het hoofd Bedrijfsvoering Bestuursstaf geeft hiërarchisch en de voorzitter van de GOR geeft functioneel leiding aan de ambtelijk secretaris. Je komt in een team met de ambtelijk secretarissen van de centrale ondernemingsraad en de centrale studentenraad. Verder heb je contact met ambtelijk secretarissen van zeven facultaire ondernemingsraden.

Over de Bestuursstaf

Je wordt onderdeel van de universitaire bestuursstaf, die onder leiding staat van de Secretaris van de Universiteit. De bestuursstaf ondersteunt het college van bestuur en de faculteiten bij het formuleren van universitair strategisch beleid op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact, financiën en huisvesting, informatietechnologie en HR. Stafafdelingen zorgen voor kaderstelling en tweedelijns control op hun domein. Stafdirecteuren dragen zorg voor de functionele coördinatie binnen een ondersteuningsdomein.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.