Secretaresse VUvereniging

Ben jij een kei in agendabeheer en organisatie? Heb je snel door waar het om draait en kun je accuraat verslagleggen? Zorg jij als secretaresse voor goede organisatie en sfeer op de afdeling? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam!

Jouw functie

Als managementassistent werk je binnen de Dienst Universitaire Relaties en Fondsenwerving (DURF). Je ondersteunt de secretaris van de VUvereniging met secretariële en organisatorische taken. Ook organiseer je af en toe een leuke activiteit voor bijvoorbeeld de Ledenraad of het Bestuur en ben je eerste aanspreekpunt voor leden en Ledenraad. Je hebt een zelfstandige rol en je vormt een team met anderen die ook werk doen voor de VUvereniging. Denk aan ledenadministratie, financiële afhandeling van subsidies, communicatie en evenementenorganisatie. Je stemt taken waar nodig met elkaar af. Er wordt bij DURF hard gewerkt. Onderling is de sfeer ongedwongen en plezierig.

Jouw taken

• Je beheert de agenda van de secretaris van de VUvereniging. Daarnaast plan je vergadercycli voor het bestuur, de ledenraad en diverse commissies het jaar door. Je maakt afspraken en bewaakt, signaleert en adviseert over de planning. Jij draait je hand niet om voor een uitdagende agendapuzzel!
• Je notuleert bij vergaderingen van het Bestuur, de Ledenraad en diverse commissies
• Je houdt mede overzicht over de jaarlijkse subsidiecyclus, draagt bij aan planning en doet uitvraag bij subsidiënten
• Je doet verschillende ondersteunende taken, zoals het regelen van locaties, catering en bloemen
• Je houdt de inbox van de vereniging in de gaten, zorgt dat mails bij de juiste personen terechtkomen en archiveert
• Jij bent het eerste aanspreekpunt voor VUverenigingsleden die vragen hebben
• Je redigeert teksten, e-mails en verslagen en verzorgt zelfstandig correspondentie
• Je denkt mee over onderwerpen voor de nieuwsbrief en zet incidenteel teksten op de website

Jouw profiel

• Je hebt HBO werk- en denkniveau
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring als managementassistent binnen een grote organisatie en/of complexe omgeving
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office
• Je schakelt gemakkelijk als de situatie verandert
• Je wil graag goede service verlenen. Daarom signaleer je wat er moet gebeuren of verbeteren en pak je taken zelfstandig op
• Je kunt accuraat en planmatig werken, zowel zelfstandig als in teamverband
• Je hebt een goede beheersing van het Nederlands en het Engels in woord en geschrift

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.218,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.298,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,6 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk

Over ons

VUvereniging
De VUvereniging is een maatschappelijk netwerk voor iedereen die een band heeft met de VU en het Amsterdam UMC. De vereniging steunt met een miljoen euro per jaar initiatieven met maatschappelijke impact via subsidies en evenementen rond thema’s als dialoog, studentenwelzijn, patiëntenzorg, zingeving, onderwijs en onderzoek. Met name waar het onderwerpen als levensbeschouwing, cultuur en samenleving betreft.

Welkom bij de Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving
De VU-community versterken en verbreden: dat is het doel van de Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving van de Vrije Universiteit Amsterdam. Wij zijn hét centrale VU-loket voor externe relaties, partnerschappen en filantropische fondsenwerving. Onze dienst bestaat uit de afdelingen: maatschappelijke engagement, fondsenwerving, VUvereniging en relatiebeheer. We onderhouden relaties met donateurs, stakeholders en VU-alumni, en we coördineren alle activiteiten van de VUvereniging. We organiseren VU-brede evenementen en verzorgen fondsenwerving voor onderwijs en onderzoek.

Verbinding is het sleutelwoord in ons werk: verbinding binnen en buiten de VU Campus. Samen bouwen we aan een VU-community die veel breder is dan onze studenten en medewerkers: een wereldwijd netwerk van mensen en organisaties die zich verbonden voelen, met gedeelde waarden en een gedeelde passie voor de VU-ambities.

Kom je werken bij Universitaire Relaties en Fondsenwerving? Dan werk je samen met ruim 20 actieve, gedreven collega’s. Ons veelzijdige team bestaat uit professionals op het gebied van fondsenwerving, communicatie, evenementen, relatiebeheer, bestuursondersteuning, financiën en personeelszaken.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

‘De VUvereniging doet mooi en goed werk. Het is een bijzondere club, met leden die een warm hart hebben voor de VU en het Amsterdam UMC. Bij DURF ondersteunen we met veel plezier deze vereniging. Kom jij bij ons team?’ Eric van Rossum, Secretaris VUvereniging