Adviseur Bedrijfsvoering S10 (Inkoop en Leveranciersmanager)

Functie­omschrijving

De Resident, De Hoftoren en de Jubitoren. Zomaar een greep uit de panden die jij als adviseur bedrijfsvoering bij FMHaaglanden facilitair ondersteunt. Welke behoefte is er op het gebied van dienstverlening en voorzieningen binnen de 22 panden op de Haagse vierkante kilometer? Die vraag beantwoord jij, waarna je afstemt met de leverancier of (rijkspartner): van de aanbesteding tot aan het inkoopcontract. Jij snapt de wensen en behoeften van de 40.000 rijksambtenaren en kijkt iedere keer weer wat er nodig is om de werkomgeving van politiek Nederland perfect in te richten.

Van aanbesteding naar contract
Zijn er nieuwe kantoorstoelen nodig? Of moet de groenvoorziening aangepast worden? Als adviseur bedrijfsvoering bij FMHaaglanden heb jij je eigen pakket aan inkoopcontracten waar je invulling aan geeft. Dit stem je af met de verschillende locatieteams en vertaal je vervolgens door in een aanbesteding waarin alle eisen en wensen staan. Je zorgt dat de aanbesteding de juiste leveranciers/partners aantrekt, met uiteindelijk een passend nieuw contract. Daarbij denk je goed na over de behoeftes en toekomstige ontwikkelingen, wat dat betekent voor het inkooptraject en wat de effecten zijn voor de beheerfase. Zowel in de kantoorgebouwen, bij de gebruikers, als in de markt. Jij gaat je dus o.a. bezighouden met het:

• begeleiden van het proces van Europese aanbestedingen: van het afsluiten van passende contracten tot het managen van deze contracten tijdens de looptijd
• afstemmen met belanghebbenden om de (inkoop)behoeften duidelijk te krijgen en vraag en aanbod zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen
• overleggen met leveranciers/partners en het aanpakken en oplossen van tussentijdse problemen, knelpunten en kansen samen met de locatieteams en leveranciers/partner sturen op realisatie van contractafspraken en klanttevredenheid
• begeleiden van de contractimplementatie. Jij zorgt dat alle belanghebbenden weten wat er gaat gebeuren, wat er verandert en op welk moment. Als systemen aangepast moeten worden, of een webshop nodig is, dan coördineer jij dit
• het volgen en vertalen van ontwikkelingen op inkoop- en facilitairgebied (bijvoorbeeld categoriemanagement, MVOI-criteria, rijksbeleid) naar het inkooptraject, het contract of de leverancier
• keuzes maken in tegenstrijdige belangen. Je kijkt bijvoorbeeld hoe je zo goed mogelijk de wens van de klant vervult en tegelijkertijd ook de duurzaamheidsdoelstellingen behaalt

• door de inkoopbeginselen (non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit) is zorgvuldige dossiervorming een belangrijke taak; je hebt kennis van zaken en borgt dat alle stappen in het inkoopproces goed zijn vastgelegd, zodat besluitvorming onderbouwd en controleerbaar is

• het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken. Jij bewaakt zowel de prestatie van de leverancier, als de prestatie van de eigen organisatie aan de hand van KPI’s. Je weet adequaat te handelen wanneer dat nodig is

• het starten, bouwen, onderhouden en verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers/partners. Je evalueert de vastgelegde afspraken aan de hand van de voortgangsrapportages en gebruikt dit voor verbetertrajecten.

Jij weet dat iedere partij een ander belang heeft. Dat schrikt je niet af, maar maakt je nieuwsgierig. Jij ziet het als een uitdaging om opzoek te gaan naar verbinding en staat open voor verschillende meningen. Zit het even tegen? Dan zet je door en kijk je wat er wél kan. Als het nodig is kom je met creatieve oplossingen of probeer je iets nieuws. Soms gaat iets minder snel dan je wilt. Gelukkig kan jij hiertegen en vind je altijd weer een weg om verder te komen. Je bent kritisch, bereid om verder te leren en zoekt graag de samenwerking op met je collega’s. Er is veel dynamiek en ontwikkelingen volgen zich snel op: dat geldt voor de maatschappij, het inkooplandschap, de diverse branche-ontwikkelingen, (informatie)systemen en arbeidsmarktontwikkelingen. Ook dan komt creativiteit en doorzettingsvermogen je weer van pas.

Functie-eisen

Deze functie vraagt om meerdere jaren en relevante ervaring met aanbestedingen en contractmanagement. Je adviseert op tactisch niveau en hebt een brede blik op de (rijksbrede) facilitaire inkoop. Deze functie is ingeschaald in schaal 10 van de CAO Rijk. Je bent goed op je plek als je aantoonbare (facilitair, inkoop, bedrijfsvoering) werkervaring hebt. Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Verder heb je:

• hbo-werk- en -denkniveau

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

FMH bestaat uit de organisatie-eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Advies & Projecten. De organisatie-eenheid Regie zorgt ervoor dat de producten en diensten van FMH geleverd worden volgens de voorwaarden, behoeftes en de nieuwste ontwikkelingen, die zijn afgesproken met de leveranciers/partners, partners en de opdrachtgever(s), en vormt de centrale schakel tussen vraag en aanbod. De eenheid bestaat uit de afdelingen Relatiemanagement, Inkoop en Leveranciersmanagement, Producten en Dienstenmanagement en DBFMO-(contract)management. De afdeling ILM heeft de volgende clusterindeling: - ICB (inkoop en Contractbeheer). - LCM (leveranciers- & contractmanagement). Deze vacature valt binnen het cluster LCM

FMHaaglanden (Ministerie van BZK)

Waar je komt werken
Kijkend naar de skyline van Den Haag zie je direct een groot deel van de panden die wij faciliteren. Wij leveren namelijk facilitaire producten en diensten in gebouwen binnen de Haagse regio. Dit doen we met 7 locatieteams en 600 medewerkers rondom de werkplekken van circa 40.000 Rijkscollega's.

Wat FMH doet
FMH zorgt ervoor dat rijksambtenaren comfortabel kunnen werken in een schoon, prettig en veilig rijkskantoor. Er verandert veel op het gebied van huisvesting. Steeds meer ministeries wonen samen onder één dak. Panden worden ontmanteld, gerenoveerd en weer ingericht. FMH zorgt voor de volledige dienstverlening in een pand. Van het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, receptie en catering, inrichten en beheren van werkplekken en meubilair, postvoorzieningen, vervoer van bewindslieden, tot het uitvoeren van verhuizingen en kunstbeheer. FMH’ers hebben veel contact met klanten en denken in oplossingen om te zorgen voor een prettige werkomgeving van onze klanten. FMH regelt het.

FMH is ondergebracht bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Rijk (BZK), onder het Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR).

Wat wij bieden
Bij ons krijg je alle ruimte om je verder te ontwikkelen, zowel binnen als buiten jouw functie. Onze organisatie is altijd in beweging en we blijven onze dienstverlening verbeteren en vernieuwen. Dat vragen wij ook van jou, zodat we onze klanten in ons verzorgingsgebied - dat groter wordt - optimaal kunnen bedienen.

Serviceconcept
Binnen FMH vinden wij het belangrijk om op een positieve wijze bij te dragen aan optimale klantbeleving. We werken dan ook op basis van vier kernwaarden aan herkenbaar en gastvrij gedrag, naar onze klanten maar uiteraard ook intern. De kernwaarden zijn de basiseigenschappen die laten zien waar wij als organisatie voor staan: enthousiasme, eigenaarschap, samen en herkenbaar.

Integriteit
Integer handelen vinden wij belangrijk. Je neemt verantwoording voor je eigen handelen en je bent aanspreekbaar op je gedrag. Je spreekt anderen aan of deelt je eventuele zorgen met een collega, leidinggevende of een derde. Je oordeelt op basis van sociaal en ethisch aanvaarde normen.

Voor het goed functioneren van de overheid is de samenkomst van verschillende perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis een belangrijke randvoorwaarde. Dat maakt ons team namelijk sterker. We vinden het belangrijk dat medewerkers zich gewaardeerd en op hun plek voelen. Bij de FMH hechten we dan ook aan een diverse en inclusieve organisatiecultuur waarin we zichtbare en onzichtbare verschillen respecteren, waarderen en omarmen.