Procesmanager Inkoop & Administratie

Procesmanager Inkoop & Administratie

Ben jij de drijvende kracht achter efficiënte en zorgvuldige inkoopprocessen? Heb je de ambitie om inkooptrajecten soepel te laten verlopen en daarmee bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie? Dan hebben wij een uitdagende functie voor jou in een inspirerende werkomgeving.

Wat ga je doen?

De afdeling Bedrijfsbureau zorgt ervoor dat de medewerkers van het Bureau van de Raad, het Landelijk Bureau Vakinhoud Rechtspraak (LBVr), het Programmabureau Tijdige Rechtspraak, de Programma- en Projectenpool en andere huurders in ons monumentale pand aan de Kneuterdijk hun werk in een prettige omgeving kunnen uitvoeren. De afdeling bestaat uit 19 medewerkers verdeeld over vier clusters. Cluster Finance, waar jij komt te werken, bestaat uit zes collega’s.

Voor het Bureau van de Raad, LBVr en diverse programma’s en projecten beheert het Bedrijfsbureau de financiële administratie en voert interne controles uit. Ook wordt het huisvestingsbudget van de Rechtspraak beheerd. Daarnaast verstrekt het Bedrijfsbureau de financiële informatie aan afdelingshoofden voor hun periodieke rapportages.

Binnen cluster Finance van het Bedrijfsbureau zorg jij ervoor dat zowel de financiële administratie als de inkoopprocessen optimaal verlopen. Jouw taken zijn verdeeld over twee kerndomeinen:

1. Inkoop en Contractbeheer

• Vastleggen van verplichtingen en het toetsen van de rechtmatigheid;
• Maandelijkse interne controles uitvoeren en documenteren;
• Fungeren als hét aanspreekpunt voor alle inkoop- en inhuuractiviteiten binnen het Bureau van de Raad, LBVr en diverse programma’s en projecten;
• Begeleiden van inkooptrajecten: van het aanvragen van offertes tot het realiseren van bestellingen en opdrachten;
• Verminderen van administratieve lasten voor collega’s door inkooptrajecten te coördineren en uit te besteden aan het Landelijk Dienstencentrum Rechtspraak (LDCR);
• Zorgen voor een rechtmatig, transparant en efficiënt inkoopproces dat bijdraagt aan de algehele dienstverlening van de afdeling.

2. Financiële Administratie en Rapportages

• Invoeren en beheren van financiële gegevens in ons geautomatiseerde systeem (Leonardo);
• Afstemmen van budgetten en financiële rapportages met afdelingshoofden en projectleiders;
• Optimaliseren van werkwijzen en procedures in overleg met je directe collega’s om de efficiëntie te verhogen;
• Ondersteunen van cluster Finance bij het opstellen van de tweemaandelijkse rapportages en het tijdig aanleveren van relevante (financiële) informatie;
• Fungeren als een betrouwbare informatiebron voor alle interne belanghebbenden.

Met jouw betrokkenheid en nauwkeurigheid speel jij een essentiële rol in het ondersteunen van onze organisatie en zorg jij ervoor dat elk inkooptraject verloopt.

Wat we van jou verwachten

• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in bedrijfseconomie, bedrijfskunde of accountancy.
• Minimaal enkele jaren relevante werkervaring in een administratieve of financiële functie, bijvoorbeeld in inkoopbeheer, financiële administratie of procesoptimalisatie.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden en ervaring in het efficiënt beheren van processen en het registreren en controleren van financiële gegevens.
• Vermogen om goed in te spelen op klantbehoeften en de voortgang van processen effectief te monitoren.
• Een servicegerichte en proactieve houding, met de competenties zoals beschreven in het FGR-profiel voor adviseur bedrijfsvoering.
• Kennis van financieel-administratieve procedures en financiële regels.
• Ervaring met het vastleggen van inkoopaanvragen en het uitwisselen van informatie met interne en externe partijen (zoals LDCR) voor verificatie en rapportage van financiële gegevens.
• Kennis van procesmanagement en de werkwijze van de Raad voor de Rechtspraak is een pré.