Inkoop- en Contractmanager

Inkoop- en Contractmanager

Utrecht heeft jou nodig! Dit is waarom jij als inkoop- en contractmanager bij de gemeente Utrecht wil werken:

• Je gaat aan de slag voor de ontwikkeling van onze mooie stad.
• Doordat je werkt als inkoop- en contractmanager heb je veel afwisseling in je werkzaamheden.
• Je komt te werken in een hecht team waar veel ruimte is om met elkaar te sparren.

Dit is je werk

Je hebt een vakinhoudelijke taak op zowel het gebied van inkoop als contractmanagement. In de rol van Inkoop- & Contractmanager lever je een bijdrage aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Dit doe je door het geven van inkoopadvies, contracten te managen, risico’s te beperken en aan te sluiten bij aanbestedingstrajecten. Je weet als geen ander contractafspraken te realiseren, onderhoudt actief het contact met de stakeholders en je kent de marktomgeving. Daarnaast ben je werkzaam als decentraal inkoper. Voorbeelden van inkooptrajecten en contracten die door dit team gemanaged worden zijn facilitaire contracten zoals catering, de koffieautomaten, kantoorartikelen en -meubilair en HRM contracten zoals arbodienstverlening, Inhuur en vele andere.

Het verder professionaliseren van het contractmanagement is een belangrijk speerpunt van de gemeente. Je werkt aan de hand van de CATS CM-methodiek, samen met onder andere de contracteigenaren en servicemanagers of productbeheerders. Voor wat betreft deze methodiek en rollen zijn het samenspel en de exacte rolverdeling nog in ontwikkeling binnen het organisatieonderdeel Mens & Organisatie (M&O). Vrijheid en pro-activiteit om hierin mee te denken waarderen we zeer.

Je werkzaamheden zijn o.a.:

• Je managet alle afspraken, verplichtingen, voorwaarden en doelstellingen uit het contract en werkt hierin samen met diverse stakeholders. Hierover rapporteer je aan de contracteigenaar.
• Je ontwikkelt en onderhoudt een relatie met leveranciers, gebaseerd op openheid en vertrouwen en met aandacht voor risico’s en besluitvorming.
• Na een inkooptraject zorg je voor de implementatie van een nieuw contract binnen de organisatie.
• Je houdt een digitaal dossier bij met alle (tactische) gespreksverslagen, rapportages, spend, evaluaties, en levert periodiek een rapportage aan voor de contracteigenaar over de KPI’s van het contract.
• Je hebt een rol bij Europese, meervoudig of enkelvoudig onderhandse aanbestedingstrajecten. Bij Europese aanbestedingen ben je naast contractmanager de verbinder tussen centrale inkoop en de afdeling. Bij (meervoudig) onderhandse aanbestedingen ben je inkoper en projectleider.
• Je adviseert de collega’s binnen M&O over nieuwe inkoop.
• Je hebt aandacht voor rechtmatige en doelmatige inkoop waarover je indien nodig afstemt met de juridische afdeling.

Bovenstaande beschrijft de huidige werkwijze van Inkoop-en contractmanagement binnen M&O waaruit blijkt dat de inkoop en contractmanagement voor M&O decentraal is ingericht. Voor de gemeente brede inkoopkolom is er een ambitie om verder te professionaliseren. Hier hoort bij dat de mogelijkheden voor centralisatie van decentrale inkoop verkend worden. Dit kan in de toekomst effect hebben over dit deel van de rolinvulling. Als nieuwe collega word je gevraagd om mee te denken over dit proces.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het organisatieonderdeel Mens en Organisatie (M&O), dat bestaat uit de onderdelen HRM en Facilitair & Huisvesting. M&O adviseert de organisatie bij het bemensen van de Utrechtse opgaven door het benodigde talent te vinden en binden en de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers in al hun diversiteit centraal te stellen. M&O faciliteert een gezonde en inclusieve werkomgeving waar medewerkers het beste uit zichzelf halen. En zorgt samen met de bedrijfsonderdelen dat opgavegericht werken als leidend organisatieprincipe wordt (h)erkend en ernaar wordt gehandeld.

Je gaat samenwerken in een professioneel team van adviseurs en inhoudelijke specialisten op het gebied van inkoop- en contractmanagement. Het is een hecht team waar veel ruimte is om met elkaar te sparren. Binnen dit team is ook het operationeel accountmanagement voor huurders van de gemeentelijke panden belegd, de afspraken en overeenkomsten worden in dit team beheerd en de financiële afronding wordt gedaan. Een deel van het operationele accountmanagement zal ook behoren tot jouw werkzaamheden.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om van deze functie een succes te maken is het belangrijk dat jij beschikt over analytische vaardigheden. Voor je collega’s ben jij een nieuwsgierige en kritische sparringpartner. Je gaat voor kwaliteit, hebt een scherp oog voor nieuwe ontwikkelingen en de continue professionalisering van je vakgebied. Daarnaast ben je sterk in relatiebeheer, zowel intern als extern.

Het volgende vinden wij belangrijk om op jouw cv terug te zien:

• Hbo werk- en denkniveau. Dit vul je aan met trainingen/opleidingen op het gebied van inkoop en contractmanagent.
• Relevante ervaring met contractmanagement en inkoop
• Het is een pre als je kennis hebt van contractmanagement en aanbesteden op tactisch niveau (CATS CM-methodiek en NEVI I).
• Ervaring in een organisatie met een complex krachtenveld, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van minimaal 32 en maximaal 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3.602,- en € 5.313,- op basis van 36 uur (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken.