Office Manager/Receptionist

Ben jij een veelzijdig persoon met goede organisatorische vaardigheden en een passie voor facility management? Lijkt het je leuk om afwisselende taken te doen in een internationale omgeving? We zijn op zoek naar een gemotiveerde nieuwe collega om ons team te komen versterken als Office Manager/Receptionist.

Je werkt in deze rol nauw samen met twee collega’s van het huismeester team (die mobiel op locatie werken in- en rondom het gebouw), met de afdeling communicatie, en je rapporteert rechtstreeks aan het hoofd Bedrijfsvoering. Je zal gedurende de dag de receptie van het AUC bemensen en vanuit daar de medewerkers en studenten van het AUC ondersteunen op het gebied van faciliteiten, ICT en evenementen.

De werktijden zijn van 8 tot 16 uur.

Locatie Science Park

Het Amsterdam University College (AUC), gevestigd in Amsterdam Science Park (Oost), biedt een brede driejarige bacheloropleiding aan 900 studenten en staat bekend om een divers en internationaal studenten- en medewerkersbestand. AUC heeft een eigen onderwijsgebouw en is ook residentieel: dit betekent dat alle studenten op de campus van het University College wonen, waardoor een kleine en intieme gemeenschap ontstaat. De Office Manager/Receptionist werkt alleen in het onderwijsgebouw en niet in de studentenwoningen.

Wat ga je doen

In deze functie zal je:

• bezoekers, studenten en collega’s begroeten en eenvoudige praktische vragen beantwoorden die zij bij binnenkomst kunnen hebben;
• meer gedetailleerde informatie verstrekken en (technische) hulp en instructies bieden aan alle gebruikers van het gebouw gedurende de dag, met betrekking tot het gebruik van de faciliteiten en de diensten die worden aangeboden;
• inkomende telefoongesprekken, e-mails en correspondentie afhandelen.
• toezicht houden op de beveiliging van, en de veiligheid in het gebouw, waaronder het openen van het gebouw, het bewaken van de toegang en toezicht houden op een veilige en rustige leer- en werkomgeving;
• de ICT-uitleenbalie beheren waar medewerkers laptops, videoconferentie camera's, toegangspassen en andere relevante items voor hun werk kunnen lenen
• collega's helpen bij het plannen en voorbereiden van vergaderingen en (kleine) evenementen, ICT behoeften reserveren, catering bestellen en zaalreserveringen voor hen maken;
• de voorraad kantoorartikelen beheren en bijbestellen via het bestelsysteem van de UvA;
• fungeren als ICT-contactpersoon: software aanvragen en hardware, mobiele telefoons of andere ICT-apparatuur bestellen;
• bijspringen in takenpakket van huismeesters (meer praktisch) als de situatie erom vraagt;
• lid zijn van het Bedrijfshulpverleningsteam (BHV-ploeg).

Wat hebben we nodig

Je hebt:

• een servicegerichte houding en een specifieke motivatie om in een internationale omgeving te werken.
• Je vindt het leuk om de mensen te ondersteunen bij het plannen van evenementen, vragen te beantwoorden en uit te leggen hoe apparatuur werkt;
• goede ICT en technische vaardigheden: je maakt je onbekende (ICT) systemen snel eigen en vindt het leuk om met ICT en/of techniek bezig te zijn;
• goede communicatieve vaardigheden;
• een goede beheersing van het Engels (B2 of hoger);
• goede beheersing van Microsoft programma's zoals Teams, Office, Outlook en Excel;
• bij voorkeur ervaring in gebouwbeheer, office management, ICT, receptie of facilitair management, idealiter in een onderwijs- of kantooromgeving.

Ons aabod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst bij het Amsterdam University College voor 32-38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is 1 september 2024. Als we na 12 maanden je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.618 tot € 3.298 (schaal 6). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Medewerker Front Office 2 is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk, Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.
• De mogelijkheid om cursussen te volgen om je vaardigheid in het Nederlands of Engels te verbeteren.

Over ons

Amsterdam University College offers a Liberal Arts and Sciences programme leading to a joint bachelor's degree issued by the University of Amsterdam (UvA) and Vrije Universiteit Amsterdam (VU). AUC is a residential college, with students living and studying together on its international campus at Amsterdam Science Park. The programme is taught entirely in English, is small-scale and selective, and admits up to 325 students each year based on their academic performance and motivation.

AUC’s profile

• AUC is a broad Liberal Arts and Sciences bachelor’s programme, offering breadth and depth of learning by focusing on far-reaching themes and real-world problems in science and society, thus crossing the boundaries between science, social science, and the humanities.
• We aim for academic excellence, offer an honours degree, select our students and aim to attract highly engaged staff.
• We have an international and intercultural focus, reflected in a diverse and international student and staff body, and an international curriculum and classroom setting with English as the language of teaching and learning.
• We are an engaging academic and social context supported by small class size, an attractive and modern residential college setting, and state-of-the-art facilities.
• We reach out to the community through off-campus community engagement and internships.

We are committed to strengthening inclusivity and diversity at AUC, which calls on us to stand firmly against discrimination, and to ensure an environment where every member of our community feels welcome and safe and knows their contribution is valued and respected. In this context we welcome and encourage applications for this post from people of all backgrounds.

Vragen

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

Ingrid van Loon: i.m.vanloon@uva.nl

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet voor 01 juli 2024. Je kunt via onderstaande link online solliciteren.

Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één pdf-bestand:

• een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
• een motivatiebrief.

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de Europese Economische Ruimte (EER, inclusief Zwitserland) te werven. Als je geen EER- of Zwitsers staatsburger bent, solliciteer dan niet op deze vacature.

De sollicitatiegesprekken worden gehouden in de periode van 08 juli 2024 tm 12 juli 2024.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitieniet op prijs