Facilitair Coördinator

Zie jij snel wat nodig is om dingen soepel te laten lopen? En werk je graag samen met verschillende mensen aan goede faciliteiten voor studenten en medewerkers?

Voor de Universiteit Utrecht (Universitaire Bestuursdienst, Directie Campus & Facilities) zoeken we een Facilitair Coördinator. Of het nu gaat om de facilitaire inrichting van een studiegebouw of de organisatie van schoonmaak en catering: als coördinator facilitaire zaken regel jij het. Je stemt wensen en mogelijkheden af met collega’s en leveranciers en draagt zo bij aan een prettige en goed functionerende werkomgeving voor iedereen op het Utrecht Science Park (USP).

Wat ga je doen?

Je zorgt voor de voorbereiding en uitvoering van facilitaire projecten en opdrachten van de eerste afstemming tot de afronding. Denk bijvoorbeeld aan het ombouwen van een ruimte tot een kolfkamer of leslokaal. Je houdt het overzicht, brengt mensen samen en zorgt voor duidelijke afstemming en terugkoppeling, zowel mondeling als schriftelijk. Als aanspreekpunt voor gebruikers, leveranciers en collega’s stem je verwachtingen zorgvuldig af. Je werkt aan verbetervoorstellen en levert een actieve bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de dienstverlening in jouw regio.

Je werkzaamheden zijn onder andere:

• Je begeleidt projecten over facilitaire dienstverlening en borgt hierin de processen.
• Je bent aanspreekpunt voor dienstverleningsverzoeken, zoals de implementatie van een nieuw vending- of schoonmaakcontract in een of meerdere regio’s.
• Je coacht en begeleidt facilitair medewerkers en servicepuntmedewerkers.
• Je draagt bij aan het operationeel contractmanagement van soft services zoals schoonmaak, pestcontrol en receptie-/servicepunten.
• Je verdeelt werkzaamheden, bewaakt de voortgang en zorgt voor heldere communicatie en rapportage voor betrokkenen.
• Je werkt aan de uitwerking en implementatie van verbetervoorstellen voor processen en dienstverlening.

Je maakt deel uit van regioteam USP Centrum, een onderdeel van de afdeling Facilitaire Services. Deze regio is verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening in diverse onderwijs-, onderzoeks- en kantoorgebouwen van de universiteit op het USP. De uitvoering ligt deels bij het interne team en deels bij externe leveranciers.

Je werkt samen met een teamleider en een collega-projectleider/coördinator. Bij afwezigheid van de teamleider ben jij aanspreekpunt voor de dagelijkse aansturing. Het regioteam bestaat uit facilitair medewerkers, servicepuntmedewerkers, en wordt aangevuld met externe surveillanten en servicemedewerkers.

Wat breng je mee?

Je beweegt je makkelijk in een werkomgeving waar je met veel verschillende mensen samenwerkt en snel moet schakelen. Je houdt ook in drukke periodes het overzicht en blijft gericht op een goed resultaat. Je werkt graag samen, weet anderen mee te nemen in plannen en beslissingen en draagt bij aan een prettige werksfeer. Je neemt initiatief waar nodig, blijft rustig als iets niet meteen lukt en weet projecten stap voor stap verder te brengen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• hbo-werk- en -denkniveau;
• ervaring als coördinator of projectleider in een facilitaire of vergelijkbare omgeving;
• ervaring met projectmatig werken en het begeleiden van medewerkers;
• goede communicatieve en schriftelijke beheersing van het Nederlands (C2) en het Engels (B1).

Voldoe je niet aan alle eisen, maar denk je toch dat jij dé ideale kandidaat bent voor deze vacature? Dan horen we ook graag van je!

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Over ons

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.