Interim Managementassistent

Interim Managementassistent

Als Interim Managementassistent vervul je een cruciale rol binnen de Universitaire Bestuursdienst. Je ondersteunt teams tijdelijk bij onderbezetting, bijvoorbeeld door ziekte, een openstaande vacature of bijzonder verlof. Jouw inzet zorgt ervoor dat het werk doorgaat en collega’s waarderen jouw hulp enorm.

→Het betreft een dienstverband bij de Universiteit Utrecht, géén zzp/interim opdracht.

Wat ga je doen?

Per 1 februari 2026 worden alle management-/office-assistenten samengevoegd tot één nieuwe afdeling: Management Support UBD (MSU). Als Interim Managementassistent kom je te werken binnen deze centrale afdeling in opbouw. De afdeling MSU heeft aandacht voor kwaliteit, continuïteit, uniformering van taken, maatwerk per directie en is in staat om flexibeler in te spelen op veranderende omstandigheden.

Jij ondersteunt vanuit deze afdeling bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken en je zorgt ervoor dat processen soepel blijven verlopen, wanneer er sprake is van onderbezetting. Naast de dagelijkse ondersteuning draag je bij aan het stroomlijnen en verbeteren van secretariële werkprocessen. Je verzamelt en deelt kennis over werkwijzen en procedures, zodat de collega’s van de afdeling MSU efficiënter met elkaar kunnen samenwerken. Ook begeleid je nieuwe management-/office-assistenten bij hun inwerkproces en help je bij de implementatie van nieuwe werkwijzen.

Je wordt projectmatig ingezet en je kunt bijvoorbeeld werken aan:

• vergaderingen en bijeenkomsten plannen en coördineren;
• e-mailverkeer en correspondentie beheren;
• evenementen organiseren en administratieve ondersteuning bieden;
• bestaande werkprocessen borgen en verbeteren;
• nieuwe managementassistenten inwerken en begeleiden;
• ondersteunen bij administratieve en secretariële taken.

Elke aanvraag wordt binnen het interim-team zorgvuldig besproken voordat een klus wordt toegewezen. Hierbij wordt rekening gehouden met factoren zoals de prioriteit van de taak, de beschikbaarheid van teamleden en hun expertise. De duur van een klus wordt in overleg met de aanvrager bepaald (gemiddeld 3-6 maanden). Als Interim Managementassistent behoud je je vaste roostervrije dag en kan je in overleg thuiswerken, met meestal twee dagen per week als richtlijn. Vakantie en vrije dagen stem je af met je collega's. Tussen twee klussen heb je altijd een week tijd om je werk in te richten en te wennen aan je nieuwe werkplek. Je wordt flexibel ingezet voor de verschillende directies:

• Bestuursbureau;
• Human Resources;
• Campus & Facilities;
• Communicatie;
• Studenten, Onderwijs & Onderzoek;
• Financiën, Control & Administratie;
• Centrum voor Wetenschap & Cultuur;
• Information and Technology Services;
• Universiteitsbibliotheek.

Wat breng je mee?

Je hebt een stevige persoonlijkheid en bent gedreven om managementsupport te professionaliseren en dienstverlening te bieden die gebruikers hoog waarderen. Je denkt in mogelijkheden en vindt een prettige samenwerking met de verschillende management-/office-assistenten belangrijk. Je houdt van afwisseling, hebt een actieve houding, neemt eigen initiatief en denkt graag mee. Verder breng je mee:

• hbo-werk- en denkniveau en een mbo-diploma;
• werkervaring op secretarieel gebied;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en voldoende beheersing van de Engelse taal;
• uitstekende kennis van Microsoft Word, Excel en PowerPoint, en met name Outlook en Teams;
• affiniteit met digitale systemen en het overbrengen van deze kennis.

Wat bieden wij?

• Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd (geen zzp/interim opdracht);
• een werkweek van 32 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.382,- tot maximaal € 4.484,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Over de organisatie

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.