Event Producer

Zorg jij als eventproducer ervoor dat met goede voorbereiding en regie op de uitvoering evenementen soepel verlopen. En geef jij zo telkens weer het visitekaartje af van de TU Delft.

Over de functie

Functieomschrijving

Een congres over gezondheidstechniek, een promotiebijeenkomst, OWee Introductie, zomaar wat evenementen die in het Aula Congrescentrum van de TU Delft worden georganiseerd. Als eventproducer neem jij de voorbereiding van en de regie over de facilitaire ondersteuning voor je rekening. Een uitdagende baan in een wetenschappelijke en internationale omgeving.

Met elk evenement geef je een visitekaartje af voor de TU Delft. Of het nu gaat om een bijeenkomst met twintig mensen in een van onze vergaderruimtes of om De Delftse Bedrijvendagen met duizenden bezoekers. Met een goed verlopen evenement scoor je hoge cijfers voor de TU Delft. Daarom ga je, samen met je collega-eventproducers, de audiovisuele ondersteuners, de facilitaire dienstverleners en het front office personeel van het team Events Support, voor niets minder dan het beste resultaat.

De opdrachtgevers waar je voor werkt zijn al even divers als de evenementen zelf. Van congresorganisatoren en faculteiten tot TU-studenten en bedrijven die op de campus gehuisvest zijn. Jij brengt hun wensen in kaart en adviseert over de mogelijkheden en faciliteiten. Denk aan zaalopstellingen, catering, audiovisuele middelen en opties voor livestreams. En je denkt mee over praktische zaken als looproutes, de inzet van bhv’ers of de beste plek voor toegangscontrole. Vervolgens stel je een glashelder draaiboek samen.

Zowel in de voorbereiding als tijdens de evenementen ben je het aanspreekpunt voor de organisatie en de stakeholders. En natuurlijk ook voor je collega’s van team Events Support, want elk evenement is een teamprestatie. Jij houdt toezicht bij de opbouw en de regie op de uitvoering. Dat doe je af en toe ook ’s avonds of in het weekend. Daarbij houd je de huisregels en de veiligheidsvoorschriften in het oog. Het mooiste aan jouw baan: elk evenement is PR voor de TU Delft.

Functie-eisen

In deze functie kun je jouw talenten volledig inzetten, zoals je organisatietalent, je goede communicatievaardigheden en afstemming zoeken, je gastvrijheid en je probleemoplossende werkhouding. Je werkt nauwkeurig en hebt er geen moeite mee om alle partijen goed betrokken te houden bij het event. Werken in wisselende diensten (met ook uren in de avonden en weekenden) is voor jou geen probleem.

• Je hebt hbo-niveau en een diploma in bijvoorbeeld facility management of hotel- en eventmanagement.
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt een bhv-diploma, of bent bereid dit te halen.
• Je hebt een natuurlijk gevoel voor hospitality en hebt altijd oog voor de huisregels en veiligheidsvoorschriften.
• Je ziet goede samenwerking als dé manier om doelen te bereiken, communiceert helder in het Nederlands – ook in het Engels – en bent standvastig in je beslissingen.
• Je kunt snel schakelen tussen zaken, improviseren bij afwijkingen en komt met creatieve en innovatieve oplossingen voor vraagstukken.
• Je bewaart ook onder hoge druk de rust en het overzicht en gaat altijd voor de hoogste kwaliteit.

Universiteitsdienst – Directie Campus Real Estate & Facility Management

Om de ambities van de TU Delft te realiseren is een omgeving nodig die uitdaagt en inspireert. Campus Real Estate & Facility Management werkt met meer dan 250 collega’s dagelijks aan onze ontwikkeling, het beheren van de gebouwen en terreinen en het faciliteren van de meer dan 30.000 gebruikers van de TU Delft. Duurzaamheid staat daarbij hoog in het vaandel. Onze ambitie: een CO2-neutrale en circulaire campus in 2030.

Wij creëren een omgeving waarin studenten, wetenschappers, medewerkers en samenwerkingspartners maximaal kunnen bijdragen aan een betere samenleving. Als medewerker van Campus Real Estate & Facility Management werk je dus in een bijzondere omgeving, waar je samen met collega’s, met heldere processen en in een open sfeer, bijdraagt aan de topprestaties van de TU Delft.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 07 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3057 - €3985 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’.