Adviseur Contract- en Leveranciersmanagement

Werken als Adviseur Contract- en Leveranciersmanagement bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Dit ga je doen

De Directie Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits en facilitaire voorzieningen.

Onder de directie Bedrijfsvoering vallen binnen de afdeling Huisvesting & Facilitair (H&F) de teams Facilitaire Kennis & Regie (FK&R), Veiligheid, Huisvesting, Facilitaire Uitvoering Zevenaar en Facilitaire Uitvoering Den Bosch. Het team FK&R houdt de regie op de facilitaire dienstverlening door derden en is verantwoordelijk voor het accountmanagement richting de klantorganisatie. Onder FK&R zijn de volgende aandachtsgebieden gepositioneerd: Beheer & Exploitatie, Backoffice, Duurzaamheid en Arbo. De Backoffice van FK&R biedt aan alle teams die onder H&F vallen expertise aan op het gebied van financiën, administratie, inkoop en contractmanagement.

De uitvoering van inkoop en contractmanagement van de IND is uitbesteed aan het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC) van het SSC DJI. Een deel van het contractportfolio van de IND valt echter buiten de scope van deze samenwerking en moet door de IND zelf worden uitgevoerd. Voor de uitvoering van deze taak heeft FK&R behoefte aan een contract- en leveranciersmanager.

De functie contract- en leveranciersmanagement binnen de Backoffice FK&R richt zich op contracten binnen het facilitaire domein die niet Europees zijn aanbesteed. Hierbij gaat het onder meer om grote en langdurige contracten die zijn gesloten met andere rijksoverheidsorganisaties (inbestedingen). Als contract- en leveranciersmanager werk je in een dynamische omgeving met uiteenlopende belangen. Je schakelt tussen collega’s, leveranciers, rijkspartners en management en zorgt ervoor dat contractuele afspraken worden nagekomen en dat de samenwerking met deze stakeholders soepel verloopt.

Als contract- en leveranciersmanager binnen de Backoffice FK&R werk je niet alleen. In de nabije toekomst wordt binnen de directie Bedrijfsvoering een apart team opgezet dat strategische inkoop- en contractmanagementexpertise zal bieden binnen de IND. De inrichting van dit team zal leiden tot nadere afstemming van de takenverdeling en samenwerking met de contract– en leveranciersmanager van de Backoffice FK&R. Samen met je collega’s draag je zo bij aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de IND.

De belangrijkste elementen van de functie contract- en leveranciersmanager Backoffice FK&R zijn:

• Managen van contracten en leveranciersrelaties binnen het facilitaire domein voor contracten die niet Europees zijn aanbesteed en voor contracten die gesloten zijn met andere rijksoverheidsorganisaties.
• Toezien op naleving van contractuele afspraken en kwaliteitsnormen. Naast deze contractuele aspecten heb je ook oog voor de relationele aspecten die hierbij komen kijken.
• Signaleren van knelpunten, risico’s en verbetermogelijkheden in contracten en dienstverlening.
• Uitvoeren van activiteiten gericht op kostenmanagement (beheersen, bewaken en optimaliseren van de kosten die gepaard gaan met het uitvoeren van contracten).
• Analyseren en opstellen van rapportages en op basis van data vervolgacties afstemmen en uitvoeren.
• Voeren van evaluatiegesprekken met gebruikers van contracten en met leveranciers/rijkspartners.
• Beoordelen van contractdocumenten.
• Waar nodig zorgdragen voor het oplossen van contractuele uitdagingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor leveranciers en interne klanten bij vragen over contractmanagement.
• Het leveren van waardevolle input bij (Europese) aanbestedingstrajecten op basis van praktijkervaring en kennis van eerdere contracten. Jouw kennis van uitvoeringsaspecten en specifieke voorwaarden tilt de organisatie naar een hoger niveau.
• Opstellen van contracthandleidingen.
• Scherp toezien op al dan niet gedelegeerd contracteigenaarschap.
• Het initiëren en opstellen van contracten, contractwijzigingen, verlengingen, addenda en opzeggingen, in samenwerking met inkoopspecialisten en bedrijfsjuristen van de IND.
• Het schrijven van nota’s voor het MT ten behoeve van besluitvorming, budgetaanvragen of ondertekening van overeenkomsten.
• Onderhandelen in belang van de IND.
• Optreden als sparringpartner voor contracteigenaren, opdrachtgevers en leveranciers.

Dit bieden we nog meer

• IKB: Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op het basissalaris. Het IKB kun je vrij besteden als extra inkomen, aan een fietsregeling, fitness abonnement, extra verlofuren of zelfs je studieschuld van max. €2.000 per jaar belastingvrij aflossen bij DUO.
• Vakantiedagen: 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur.
• Pensioen: Je bouwt je pensioen op (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage) bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland.
• Verlofregelingen: Geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
• Thuiswerkvergoeding: Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag.
• Thuiswerkplek/verduurzaming: €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
• Reiskostenvergoeding: 100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding.
• Trainingen, cursussen en opleidingen: Opleidingsbudget voor jouw persoonlijke ontwikkeling en groei.

Meer informatie: https://www.caorijk.nl

Dit vragen wij

Je bent nauwkeurig, communicatief sterk en oplossingsgericht. Je kunt goed schakelen tussen verschillende dossiers en werkt graag samen om resultaten te behalen.

• HBO+/WO werk- en/of denkniveau (ook aan te tonen door werkervaring).
• Minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie op het gebied van inkoop, contractmanagement en het Rijksinkoopstelsel.
• Kennis van wet- en regelgeving omtrent aanbestedingen (onder andere de Aanbestedingswet en de algemene Rijksinkoopvoorwaarden).
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden. Je bent communicatief sterk en weet goed door te vragen totdat je de kern van het probleem hebt bereikt.
• Je krijgt energie van samenwerking in een dynamische omgeving met meerdere stakeholders.
• Je werkt graag samen met collega’s en denkt actief mee over procesverbeteringen.
• Je kunt goed netwerken binnen een politiek gevoelige omgeving.
• Je bent sterk in onderhandelen.
• Je bent sterk in het opbouwen en onderhouden van relaties en draagt constructief bij aan gezamenlijke resultaten.
• Je beschikt over relevante opleidingen op Hbo-niveau of bent bereid om deze te volgen.

Competenties

• Zorgvuldigheid
• Analytisch denkvermogen
• Communicatieve vaardigheden
• Netwerken
• Helikopterview
• Adviesvaardigheden

Hier kom je te werken

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.

De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen.

De managementondersteuners, de secretarissen en de informatiemanagers vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering.

De IND beoordeelt verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Bijzonderheden

De Immigratie en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 1 vacature voor de functie van Adviseur Contract- en Leveranciersmanagement (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11).

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

In deze functie behoort

hybride werken

tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in

Den Haag

aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.