Corporate Secretary

Bewaak de governance integriteit van een gelicenseerde financiële organisatie

Bol verrijkt retail al 26 jaar met betrouwbaar winkelgemak. Dat is de reden waarom miljoenen klanten en tienduizenden partners voor ons kiezen. Anno nu verandert de manier waarop mensen en bedrijven betalen en interacteren. Ook de wet- en regelgeving evolueert, waardoor we te maken krijgen met nieuwe regelgeving. Om onze kerndiensten verantwoord en veilig aan te kunnen blijven bieden en onze beloften waar te blijven maken, versterken we ons fundament met financiële licenties – onze license to operate – die worden ondergebracht binnen bol Financial Services (bFS). Zo houden we ons platform veilig en vertrouwd, voor alle actoren en stakeholders.

De grootste uitdaging

Het spreekt voor zich dat governance processen meteen robuust en werkbaar moeten zijn ingericht. Als Corporate Secretary borg je die effectieve corporate governance. Zo lever je een impactvolle bijdrage aan een veilig, verantwoord en vernieuwend online retail platform. De weg daarnaartoe is inhoudelijk uitdagend, want hoe ontwikkel en implementeer je corporate governance in een fluïde greenfield setting? Hoe baken je formele rollen effectief af terwijl ze worden vormgegeven? En hoe voorkom je op voorhand dat overlap tussen governance organen zou kunnen optreden?

Wat je doet als Corporate Secretary

Als Corporate Secretary ontwikkel en veranker je corporate governance door het voorbereiden en ondersteunen van board meetings, aandeelhoudersvergaderingen en RvC bijeenkomsten. Je adviseert over formele rollen en besluitvormingsprocessen, bewaakt de naleving van juridische kaders en toezichthouderseisen, en borgt de integriteit van governance structuren.

Je rapporteert aan de CEO van bol financial services en hebt één direct report (executive assistant) die je coacht en ontwikkelt. Je coördineert en bereidt Management Board en Raad van Commissarissen-vergaderingen voor door voorzitters te ondersteunen bij het opstellen van agenda’s, tijdige en volledige indiening van documenten en te beoordelen of die documenten relevant, accuraat en aligned zijn met governance vereisten. Je registreert de aanwezigheid, stelt formele notulen op met AI ondersteuning, legt besluiten en actiepunten vast, en zorgt voor tijdige follow-up en implementatie.

Je bewaakt de integriteit van onze governance structuur door naleving van formele rollen en beslissingsbevoegdheden te monitoren en overlap tussen governance-organen te voorkomen. Je fungeert als primair contact en adviseur bij corporate governance onderwerpen, begeleidt directors bij de invulling van verantwoordelijkheden, en adviseert over toezichthoudersvraagstukken, statutaire wijzigingen en governance best practices. Je volgt juridische en toezichthoudende ontwikkelingen die de organisatie kunnen raken, vertaalt inzichten naar interne governance processen en borgt naleving van ondernemingsrecht, de eisen vanuit toezichthouders, juridische entiteitsvereisten en formele registraties. Je beheert de officiële bedrijfsdocumentatie, borgt accurate Kamer van Koophandel registraties en volmachtdocumentatie, en ziet toe op de juridische geldigheid van corporate autorisaties.

Ook beheer je het aandeelhoudersregister, de volmachtdocumentatie, coördineer je externe rapportages aan toezichthouders en aandeelhouders, en ontwikkel je formele communicatie van en namens het bestuur. Je ondersteunt de effectiviteit van directors door opleidingen te coördineren, bij te dragen aan board evaluaties en successieplanning. Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Coördineren en voorbereiden van Management Board- en Raad van Commissarissen-vergaderingen door voorzitters te ondersteunen met agenda’s en de kwaliteit van stukken te borgen
• Opstellen van formele, rechtsgeldige notulen, vastleggen van besluiten en actiepunten, en zorgen voor tijdige follow-up
• Bewaken van integriteit van de corporate governance-structuur door naleving van formele rollen en beslissingsbevoegdheden te monitoren
• Adviseren over corporate governance, begeleiden van bestuursleden in formele rollen en adviseren over toezichthoudende vraagstukken
• Volgen van ontwikkelingen en inzichten vertalen naar interne governance-processen
• Borgen van naleving van ondernemingsrecht, toezichthouderseisen en formele registraties
• Beheren bedrijfsdocumentatie, KvK-registraties, volmacht- en aandeelhoudersdocumentatie
• Coördineren en mede opstellen van rapportages aan toezichthouders, aandeelhouders en stakeholders
• Ontwikkelen en beheren van formele communicatie namens bestuur en/of toezichthouders
• Vergroten van board-effectiviteit via opleidingen, evaluaties en successieplanning
• Aanspreekpunt voor toezichthouders, raad van commissarissen en bol corporate secretary

Waarom jij het verschil kunt maken

Je combineert 7+ jaar ervaring in corporate governance of company secretarial rollen met aantoonbare kennis van ondernemingsrecht en governance in financieel gereguleerde omgevingen. Je hebt eerder besturen en raden van commissarissen ondersteund, liefst bij organisaties onder toezicht van DNB, AFM of vergelijkbare instanties. Je begrijpt de complexiteit van governance in gelicenseerde financiële entiteiten en weet hoe je verschillende stakeholders aligned. Je hebt een strategische blik, maar een pragmatische instelling. Je bereidt vergaderingen voor met oog voor detail én overzicht, beoordeelt de documentkwaliteit kritisch, en zorgt dat governance-processen vlekkeloos verlopen. Je combineert juridisch inzicht met politieke sensitiviteit en tact; cruciaal als je directors begeleidt of toezichthouders te woord staat. Je kunt complexe governance topics met uiteenlopende stakeholders bespreken en inzichtelijk maken. Je werkt zelfstandig en voelt je thuis in een omgeving waar gereguleerde producten competitieve retail ontmoeten.

3 redenen waarom dit (n)iets voor jou is

• - Administratief facilitator: Je bent een uitstekende notulist en planner, maar hebt weinig strategische of adviserende ambities
• - Afstandelijke adviseur: Je adviseert liever op afstand dan dat je embedded werkt en schakelt met boards, toezichthouders en externe partijen
• - Single stakeholder fan: Navigeren tussen meerdere stakeholders is dodelijk vermoeiend

• + Governance-architect: Je zet governance-structuren neer die helder, compliant en toekomstbestendig zijn en voorkomt dat rollen vervagen of bevoegdheden overlappen
• + Welkome ondersteuner: Je bereidt boards effectief voor en ondersteunt besluitvorming proactief, waarbij je detail en overzicht combineert met politieke sensitiviteit
• + Multistakeholder manager: Je voelt je thuis op het snijvlak van financieel gereguleerde entiteiten en een grote, ongereguleerde organisatie

Hier kom je terecht

Je sluit je aan bij een klein, ondernemend team binnen een van de meest herkenbare merken van Nederland en België. Je helpt impact te creëren waar het er het meest toe doet – voor al onze klanten en partners. Je werkt in een omgeving waar financieel gereguleerde producten worden beheerd binnen een competitieve retailcontext. De organisatie is nieuw, processen zijn in ontwikkeling, en jouw rol is cruciaal om governance te borgen terwijl alles in beweging is. Je hebt significante exposure naar senior directors bij bol Financial Services, de bredere bol organisatie en, in beperktere mate, Ahold Delhaize. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO van bFS.

De voordelen van een blauw hart

• Eerst voor jezelf zorgen, dan voor je omgeving en dan voor bol – dat is onze gouden regel. Daarom krijgt iedere boller 29 vakantiedagen om op te laden en bij te tanken.
• Een omgeving die zo flexibel is als je favoriete yoga houding. Dat vind je bij bol. Meestal werk je 50% op kantoor en 50% vanuit huis.
• Aan het eind van het jaar krijg je een bonus, onder andere afhankelijk van onze duurzaamheidsdoelstellingen!