Secretaris Ondernemingsraad

Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie in het hart van onze organisatie? Wil jij de centrale spil zijn in een soepele en ordentelijke samenwerking (en communicatie) tussen de bestuurder, de personeelsvertegenwoordiging en de organisatie? Dan is de rol van ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR) van de Justitiële ICT Organisatie iets voor jou!

Over de functie

Als secretaris van de Ondernemingsraad bij de Justitiële ICT Organisatie (JIO) ondersteun je de raad in haar adviserende en controlerende rol en zorg je ervoor dat alle wettelijke verplichtingen en procedures nauwkeurig worden nageleefd. Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, stelt notulen op en coördineert de communicatie tussen de OR en de bestuurder. Je beheert alle relevante documenten, bewaakt de voortgang van acties en deadlines, en onderhoudt contact met verschillende interne en externe partijen zoals (externe) adviseurs, vakbonden en andere medezeggenschapsorganen. Je signaleert relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van medezeggenschap, organiseert scholing en trainingen voor OR-leden, en hebt een adviserende rol ten opzichte van de OR zodat deze goed geïnformeerd en up-to-date blijft over belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie. Je bent een belangrijke schakel in het proces en draagt bij aan een goede samenwerking tussen de Ondernemingsraad en de organisatie.

De OR bestaat uit dertien leden, afkomstig uit drie locaties van de Justitiële ICT Organisatie: Veenhuizen, Soesterberg en Gouda. Het overleg tussen OR-leden onderling én het overleg met de bestuurder vindt zoveel mogelijk fysiek plaats. De relatie met de bestuurder is transparant en constructief, wat tevens zorgt voor een goede samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en directiesecretaris.

Wat ga je doen?

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de OR en overlegvergaderingen met de bestuurder;
• Ondersteunen en/of opstellen van OR-adviezen, en alle correspondentie rondom formele documenten;
• Meewerken aan het opstellen en/of adviseren over jaarplan (en jaarverslag);
• Bewaken van actiepunten en deadlines;
• Het bewaken van het naleven van wet- en regelgeving (WOR) en de interne procedures;
• Signaleren van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van medezeggenschap;
• Organiseren van scholing en trainingen voor OR-leden;
• Onderhouden van contacten met (externe) adviseurs, vakbonden en andere medezeggenschapsorganen.

Kortom een mooi en divers takenpakket!

Afdeling Bestuur en Strategie

Als algemeen secretaris kom je te werken bij de afdeling Bestuur en Strategie (BenS). Deze afdeling bestaat uit meerdere disciplines, namelijk: strategisch adviseurs, informatiebeveiligers, een privacy officer, enterprise architecten, een directiesecretaris en een jurist. Onze afdeling stippelt de koers uit voor de organisatie, op de middellange en lange termijn. Ook is BenS verantwoordelijk voor het formuleren van de visie van de organisatie, het ontwikkelen van beleid en het voorbereiden van en adviseren over bestuurlijke besluitvorming. Het multidisciplinaire karakter van de afdeling zorgt voor brede kennis en ervaring op belangrijke thema’s die er toe doen en dat zorgt voor goede integrale advisering door kruisbestuiving.

Ons hoofdkantoor is momenteel gevestigd in Gouda, maar eind 2027 verhuizen we naar Utrecht, direct achter Utrecht Centraal. Deze verhuizing biedt nieuwe kansen om onze samenwerking te versterken en innovatie te stimuleren. Bovendien komen we daarmee centraal in Nederland te liggen, wat onze bereikbaarheid voor zowel opdrachtgevers als collega’s verder vergroot.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een prettige werksfeer met betrokken collega’s.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot hybride werken.
• Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd of fiscaalvriendelijke doelen.
• Verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• Een activiteitencommissie en werkgroepen op het gebied van “Vitaliteit” en “Werkgeluk” die diverse activiteiten organiseren voor medewerkers.

Dit vragen wij

• HBO werk- en denkniveau;
• Aantoonbare meerjarige ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een overheidsomgeving of binnen een ondernemingsraad of vergelijkbare omgeving;
• Kennis van juridische aspecten van medezeggenschap (WOR) en ervaring in het toepassen hiervan;
• Ervaring met medezeggenschap en/of administratieve ondersteuning;
• Ervaring in het opstellen van beleidsstukken en notities;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Organisatorisch sterk en in staat om overzicht te houden;
• Discreet, integer en betrouwbaar;
• Affiniteit met de publieke sector is een pré.

Je persoonskenmerken:

• Organisatievermogen: weet overzicht te houden en structuur aan te brengen;
• Communicatie skills: kan helder schrijven en communiceren;
• Discreet en betrouwbaar: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Proactief en zelfstandig: signaleert knelpunten en neemt initiatief;
• Samenwerkingsgericht: werkt goed samen met OR-leden en andere partijen.

Wat voor ons en jou belangrijk is

• We zijn een jonge en dynamische organisatie waarbij borrels en andere evenementen populair zijn.
• Je krijgt veel vrijheid en daarmee verantwoordelijkheid om je dagen in te delen, met mogelijkheden tot (gedeeltelijk) thuiswerken.
• Je herkent je in onze vijf belangrijke cultuurwaarden: open cultuur, vertrouwen, daadkracht, eigenaarschap en werkplezier.

Over de Justitiële ICT Organisatie

Wij zijn de Justitiële ICT Organisatie: ICT’ers die het justitieveld door en door kennen. Door onze inspanningen kunnen vele rijkscollega’s hun werk makkelijk en efficiënt doen. Wij zorgen voor de juiste hard- en software op werkplekken, overal in Nederland, in de vorm van op maat gemaakte systemen en applicaties. Wij ontwikkelen veilige cloud-omgevingen, waardoor onze collega’s overal kunnen werken: op een werkplek, thuis en onderweg. En altijd veilig.

Wij zijn ICT-dienstverlener voor het gehele ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij werken onder meer voor de Dienst Justitiële Inrichtingen, de Raad voor de Kinderbescherming, de Immigratie- en Naturalisatiedienst, de Autoriteit Persoonsgegevens, de Dienst Terugkeer en Vertrek, Reclassering Nederland en de dienst Justis.

Wij brengen technologie en onze kennis van het JenV-domein bij elkaar door deze te vertalen naar praktische en veilige ICT-oplossingen. Doordat wij de innovatieve en technische kant voor onze rekening nemen, kunnen onze opdrachtgevers zich volledig richten op hun primaire taak.

Kortom: wij zorgen dat ICT werkt.