Hoofd Frontoffice

Werken als Hoofd Frontoffice bij het Ministerie van Defensie

Dit ga je doen

Ben jij de energieke teamleider die ons Servicepunt (SP) op de Prinses Margrietkazerne (PMK) te Wezep gaat aansturen? Weet jij zowel de resultaten als de mens daarbij centraal te stellen en je team te begeleiden bij (cultuur)verandering? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Defensie is volop in beweging. Goede ondersteuning is essentieel voor Hoofdtaak 1: Beschermen wat ons dierbaar is. Het SP is hét startpunt om de Defensielocaties te ondersteunen, informatie te geven en aanvragen en klachten in behandeling te nemen.

Als Hoofd Frontoffice geef je leiding aan het frontoffice team en ben je verantwoordelijk voor het coördineren van de dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat het SP goed functioneert en dat de dienstverlening aan interne en externe klanten optimaal is. Je krijgt veel ruimte om de doelstellingen van het SP te realiseren en draagt bij aan het verbeteren van processen binnen de organisatie.

Je team bestaat uit 5 frontoffice medewerkers. Je zorgt ervoor dat zij op een plezierige en professionele manier hun werk doen. Je streeft ernaar dat de processen en procedures helder zijn en dat het voor het team duidelijk is hoe deze op een servicegerichte manier te hanteren. Continu verbeteren is een must.

Deze rol brengt je in contact met diverse in- en externe stakeholders. Geen dag is daarbij hetzelfde. In deze dynamische omgeving weet je snel te schakelen en te prioriteren. Dit vraagt flexibiliteit maar biedt ook energie en afwisseling. Zo kun je als leider echt impact maken. Jij weet de rust en overzicht te behouden. Met jouw heldere communicatie en oplossingsgerichte aanpak, bouw je bovendien goede werkrelaties op. Je kent de belangrijkste stakeholders en zij weten jou moeiteloos te vinden.

Kortom, jij gaat ervoor zorgen dat jouw team op interne klanttevredenheid prima resultaten behaalt. Jij begrijpt als geen ander dat tevredenheid binnen jouw team hier onlosmakelijk mee verbonden is.

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag op het SP locatie 't Harde. De frontoffice bevindt zich op de LTK, de thuisbasis van o.a. de 43e Mechanische Brigade, het Joint ISTAR Command en het gezondheidscentrum. Er werken ruim 1000 mensen op de LTK. Naast de LTK horen ook de Legerplaats bij Oldebroek (LBO) en het Artillerie Schietkamp (ASK) tot het verzorgingsgebied van het SP. De SP-organisatie is onderdeel van de Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB).

Het SP heeft een platte organisatiestructuur met minimale managementlagen. De medewerkers in jouw team krijgen veel verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig af te handelen. Hierbij wordt vertrouwd op hun verantwoordelijkheidsgevoel, op hun zelforganiserend vermogen en kennis van zaken. Je rapporteert aan de Operationeel Manager.

De primaire interne stakeholders zijn de collega’s van de bewaking en beveiliging, de catering en de facilitaire diensten, allen vallend onder DFLB. Extern zijn dat o.a. leveranciers.

Jouw taken

• Vorm en inhoud geven aan de missie van het SP en aan (nieuw) landelijk beleid
• Uitzetten van lijnen en kaders voor het team
• Voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken, begeleiden, ondersteunen en motiveren van medewerkers in hun dagelijks functioneren, hun professionaliteit en in hun ambities
• Fungeren als aanspreekpunt voor het SP
• Stakeholdermanagement, goede afstemming en helderheid over te leveren diensten, samenwerking en wederzijdse verwachtingen
• Representeren van SP in diverse lokale en landelijke overleggen en in projecten
• Signaleren van verbeteringen, afstemmen met team en landelijke collega’s
• Oppakken van voorkomende zaken ten behoeve van het optimaal functioneren van het SP
• Aansturen en coachen van het frontoffice team
• Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbeteringen
• Afstemmen met andere afdelingen binnen het Ministerie van Defensie
• Opstellen van rapportages en analyses

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Een professioneel en collegiaal team

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wie ben jij?

• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk): je weet helder en overtuigend te communiceren
• Klantgericht en probleemoplossend: je denkt in oplossingen en streeft naar optimale klanttevredenheid
• Kwaliteitsbewust: je hecht eraan dingen goed te doen en streeft naar continue verbetering
• Teamplayer en verbinder: je brengt mensen samen en stimuleert samenwerking
• Plannen en organiseren: je bent gestructureerd en weet prioriteiten te stellen
• Netwerken: je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een (in)formeel intern en extern netwerk
• Leergierig: je staat open voor nieuwe kennis en ontwikkeling
• Oplossingsgericht en proactief
• In staat om overzicht te houden en prioriteiten te stellen

Wat neem jij mee?

• Een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van Facility management
• Minimaal 3-5 jaar leidinggevende werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie of binnen een frontoffice of vergelijkbare omgeving
• Ruime ervaring met verandertrajecten, coachen van teams en met continu verbeterprogramma’s
• Goede communicatieve vaardigheden

Hier kom je te werken

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.

De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven: Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Het Service Punt (SP) maakt als organisatie-eenheid onderdeel uit van de DFLB. Het SP is verantwoordelijk voor het lokaal plannen, coördineren en uit laten voeren van opgedragen defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning. Het SP stuurt op het nakomen van afspraken met interne en externe leveranciers. Het SP heeft inzicht in de beschikbaarheid van capaciteiten, de voortgang van levering, neemt hindernissen weg voor levering, evalueert en implementeert verbeterinitiatieven. De commandant en de collega op locatie in zijn kracht zetten is hét oogmerk van ondersteuning van het SP door de behoeftestelling over te nemen en in gang te zetten en de regie op de uitvoering van de defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning te voeren.

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een van de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.