Afdelingshoofd secretariële diensten

Werken als Afdelingshoofd Secretariële Diensten bij de AIVD

Dit ga je doen

Ben jij een ervaren leidinggevende en kun jij als geen ander medewerkers begeleiden en enthousiasmeren om het beste uit zichzelf te halen? Ben jij in staat om de medewerkers die verspreid binnen de organisatie zitten aan jou te binden? En ben jij bij uitstek een motivator en een veranderaar? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Als afdelingshoofd secretariële diensten geef je leiding aan een team van ongeveer 45 secretaresses en ondersteun je de organisatie in Zoetermeer. Je bent verantwoordelijk voor het aansturen, coachen en ontwikkelen van je team, en zorgt ervoor dat de secretariële processen soepel verlopen. Je werkt nauw samen met andere afdelingen en draagt bij aan een professionele en efficiënte ondersteuning van de organisatie. De afdeling Secretariële Diensten maakt onderdeel uit van de unit Dienstverlening (Directie Bedrijfsvoering). Als leidinggevende draag je, door samenwerking met de andere leidinggevenden, bij aan het realiseren van gezamenlijke doelstellingen. Gezien de grote span of control, zowel in aantallen personeel als in strategische opgaven, is ervoor gekozen om een tweede leidinggevende te werven. Samen met je (senior) collega-leidinggevende bij Secretariële Diensten geef je leiding aan de afdeling.

De wereld verandert snel. Dreigingen worden complexer en de veiligheid van onze medewerkers, informatie en bezoekers is belangrijker dan ooit. Daarom zoeken wij een ervaren leider die samen met ons de ondersteuning ten behoeve van de veiligheid verder professionaliseert. De AIVD is in ontwikkeling, en dat betekent ook iets voor ons werk. Zo moet er nagedacht worden over hoe de secretariële invulling moet worden vormgegeven bij de groei van de organisatie en loopt er een traject om het accountmanagement te versterken. Je collega-leidinggevende is verantwoordelijk voor de visie en strategie ontwikkeling van de afdeling. Jij werkt en denkt hieraan mee maar zal je voornamelijk focussen op de dagelijkse aansturing en de personele zorg, denkt hierbij aan:

• Het ontwikkelen en begeleiden van vakontwikkeling, loopbaanbeleid en personele kwaliteit;
• Verantwoordelijkheid voor het aantrekken en binden van voldoende collega’s, met het oog op een groeiende organisatie;
• De persoonlijke begeleiding en coaching van medewerkers binnen jouw team, ook heb je een focus op het bevorderen van de onderlinge samenwerking;
• Meewerken aan de verdere professionalisering van het team, daarbij zorg je dat er een heldere structuur staat en medewerkers eigenaarschap tonen;
• De uitvoering van de meerjarige strategie en de voortgang hiervan bewaken;
• Optimaliseren van werkprocessen en implementeren van verbeteringen;
• Bewaken van de kwaliteit van de secretariële dienstverlening;
• Samenwerken met andere afdelingen en management;
• Signaleren van knelpunten en proactief oplossingen aandragen.

Jouw leiderschap is verbindend en besluitvaardig: je wekt vertrouwen, stimuleert samenwerking en maakt duidelijke keuzes. Je bent lid van het managementteam van de unit Dienstverlening (Directie Bedrijfsvoering) en werkt hierin gezamenlijk (samen met jouw collega leidinggevende) aan het behalen van gezamenlijke doelen, waaronder het jaarplan.

Wat krijg je ervoor terug?

Een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Naast een super betrokken team (en dus een gezellige werkomgeving) kun je in deze functie jouw leidinggevende- en coachingsvaardigheden verder ontwikkelen. Daarnaast krijg je ook ruimte en vertrouwen om je kennis en kunde in te zetten om zo jouw ideeën om te zetten in daadwerkelijk beleid.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je bruto jaarsalaris, dat je naar eigen wens kunt inzetten voor extra inkomen, verlof of fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid biedt daarnaast tal van mogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling, waaronder studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Een professioneel en betrokken team
• Goede arbeidsvoorwaarden

Dit vragen wij

We zoeken iemand die flexibel is en samen met je collega’s (of collega leidinggevende) de werkomgeving en de secretariële ondersteuning van de AIVD wil verbeteren. Ook is het belangrijk om leidinggevende ervaring te hebben. Daarnaast ben je een geboren netwerker die een goed intern draagvlak kan creëren (ook als er weerstand bestaat) en ideeën ook daadwerkelijk kan omzetten naar beleid. We zoeken iemand met de juiste ervaring die weet hoe het is voor de uitvoerende collega‘s ‘op de vloer’ en de verbinding kan maken tussen de dienstleiding en medewerkers en vice versa. Daarnaast toon je daadkracht bij het vervullen van je functie en kun je strategisch beleid omzetten naar tactische doelen.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 2 jaar leidinggevende ervaring
• Kennis van en ervaring met het verder ontwikkelen van een team
• Ervaring met procesontwikkelingen en IT technologie is een pre
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Proactieve en oplossingsgerichte houding
• Affiniteit met secretariële werkzaamheden
• Bereidheid om op kantoor te werken (thuiswerken is niet mogelijk vanwege de aard van de organisatie)
• Ideeën over de toekomst van het secretariële werk

Hier kom je te werken

Meer over Secretariële Diensten

Secretariële Diensten is verantwoordelijk voor de planning en inzet van de secretariële medewerkers binnen de dienst. De medewerkers van secretariële diensten zijn werkzaam bij directies, units, afdelingen of teams. De afdeling secretariële diensten is daarnaast verantwoordelijk voor de personele zorg van de secretariële medewerkers en het bewaken van de kwaliteit van de secretariële diensten. Zo leveren onze medewerkers een bijdrage aan de veiligheid van Nederland.

Over AIVD

De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) beschermt de democratie tegen nationale en internationale dreigingen, zodat we in vrijheid kunnen leven. Als je bij de AIVD werkt ben je verbindend, wendbaar, gewetensvol en moedig. Bij de AIVD doe je werk dat er toe doet: elke minuut van de dag.

We waken, vaak onzichtbaar, over Nederland en zijn bevolking. We doen daarvoor onderzoek in binnen- en buitenland. De AIVD doet wat nodig is om te voorkomen dat staten, organisaties of personen onze rechtsstaat tegenwerken, ondergraven of aanvallen. Ons werk doen we niet alleen. De AIVD heeft zijn eigen rol in het netwerk van overheidsorganisaties die de veiligheid van Nederland beschermen.

De AIVD is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De taken van de AIVD zijn vastgelegd in de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv 2017).