Executive Assistant People& (tijdelijke functie voor 1 jaar)

Regisseur van overzicht, ritme en ruimte in een mensgerichte omgeving

Hoe maak jij onze klanten blij?

Door onze Chief People & Officer te ondersteunen in het maken van impact voor 2.900 collega’s. Jij zorgt ervoor dat de juiste mensen op het juiste moment samenkomen, dat er ruimte is voor voorbereiding én reflectie, en dat de dag soepel verloopt – ook als de planning plots verandert. Dankzij jouw scherpe oog voor structuur en gevoel voor prioriteit kan de CP&O zich richten op het bouwen aan een sterke, betrokken organisatiecultuur. Jij bent de stille kracht die alles laat draaien, zonder zelf op de voorgrond te treden. Komend jaar ben jij daarmee de onmisbare schakel in het People & Organisation domein.

De grootste uitdaging

Het vinden van de perfecte balans tussen structuur en flexibiliteit in een dynamische omgeving, waar prioriteiten snel wisselen en stakeholders de CP&O graag en vaak opzoeken. Hoe houd je overzicht als prio’s verschuiven? Hoe creëer je rust in een (over)volle agenda? En hoe anticipeer je op behoeften die nog niet uitgesproken zijn? Succes vraagt om een combinatie van organisatorisch talent, inlevend vermogen en het vermogen om drie stappen vooruit te denken.

Wat je doet als Executive Assistant

Je bent de gewaardeerde, vaste sparringpartner van CP&O Ellen Coopmans en ondersteunt daarnaast enkele directors. Je beheert niet alleen agenda’s, maar vooral de context eromheen: wat heeft prioriteit, wie moet erbij zijn, en hoe borgen we voldoende ‘ademruimte’? Je denkt mee over de weekstructuur, anticipeert op wat komen gaat en schakelt soepel met collega-EA’s, HR-leads en een breed pallet aan stakeholders. Je neemt initiatief zonder dat het gevraagd wordt. Zie je verbetermogelijkheden? Dan pak je ze op. Of het nu gaat om een strategische HR-sessie organiseren, een internationale trip boeken of een last-minute overleg met een externe partner inplannen – jij zorgt dat het gebeurt. En als er, ondanks je goede zorgen, toch iets misgaat? Dan heb jij het al opgelost voordat iemand het doorheeft.

• Proactief beheren van agenda’s met oog voor context en prioriteiten
• Anticiperen op behoeften en kansen voor optimalisatie
• Samenwerken met het EA-team en stakeholders uit verschillende disciplines
• Organiseren van meetings, events en reizen met oog voor detail
• Bewaken van het werkritme en balans voor de CP&O
• Signaleren en oppakken van verbetermogelijkheden

Waarom jij het verschil kunt maken

Je bewaart altijd het overzicht, ook als alles tegelijk lijkt te gebeuren. Je denkt in oplossingen, niet in problemen. Je weet wanneer doorpakken nodig is en wanneer even vertragen de betere keuze is. Ervaring in een snel veranderende, mensgerichte omgeving is geen harde eis, maar wel welkom. Echt essentieel zijn organisatorische scherpte, menselijk inzicht en het lef om initiatief te nemen.

3 redenen waarom dit (n)iets voor jou is

• Fan van voorspelbaarheid Je wilt vandaag weten wat je overmorgen gaat doen. Van afwijkingen word je onrustig.
• Instructie afwachter Initiatief nemen ligt je niet. Je wacht liever geduldig af tot je een concrete opdracht wordt toegespeeld.
• EA staat voor ‘Eenzame Assistant’ Je werkt en ontwikkelt je liever solo dan dat je optrekt met collega EA’s en ervaringen/inzichten uitwisselt.

• Slimme scenariodenker Wat als dit uitloopt? Wat als die meeting verschuift? Jij reageert snel, omdat je met alle draaiboeken rekening houdt.
• Flowvoeler Je snapt dat een goede planning meer is dan een volle agenda – het gaat om het creëren van ritme, energie en ruimte.
• Fanatieke verbinder Je schakelt makkelijk met verschillende mensen en weet precies wie je waarvoor nodig hebt.

Hier kom je terecht

Je werkt in het hart van onze People&, binnen een platform dat 13,7 miljoen klanten en 47.000 partners bedient. De cultuur is open, nuchter en gezond ambitieus. Je maakt deel uit van een hecht team van ervaren Executive Assistants die elkaar versterken, vervangen en inspireren. Samen zorgen jullie ervoor dat onze leiders kunnen excelleren. Deze tijdelijke rol (1 jaar) biedt een unieke kans om impact te maken in een snel veranderende omgeving, boven op het C-level vuur. Schitter jij graag achter de schermen? Welkom in het team!

De voordelen van een blauw hart

Aan en uit

Eerst voor jezelf zorgen, dan voor je omgeving en dan voor bol – dat is onze gouden regel. Daarom krijgt iedere boller 29 vakantiedagen om op te laden en bij te tanken.

In de bonus

Aan het eind van het jaar krijg je een bonus, onder andere afhankelijk van onze duurzaamheidsdoelstellingen!

Jouw tweede huis

Een omgeving waar je je thuis kunt voelen. Ons kantoor in Utrecht noemen we de ‘campus’, volledig uitgerust om het beste uit je dag te halen.

Fleur Sluijs – fsluijs@bol.com