Adviseur PMO/Bedrijfsbureau

Als adviseur PMO/Bedrijfsbureau zorg je voor structuur, inzicht en sturing binnen de IV-organisatie. Je analyseert data, bewaakt de voortgang van projecten en adviseert over procesverbeteringen en portfoliosturing. Zo lever je een directe bijdrage aan een efficiënte, transparante en toekomstgerichte organisatie.

Je afdeling

Bij de afdeling Informatievoorziening (IV) werken ruim 100 professionals, verdeeld over de secties CIO Office, Beheer, Informatiebeheer en Kwaliteit, Data, Geo en Onderzoek, en Regie. Wij voorzien de organisatie van informatieproducten en -systemen die data creëren of ontsluiten. Ook zijn we leidend bij het ontwerp en de realisatie van processen/systemen, projecten en programma’s op het gebied van digitale dienstverlening en informatie.

Een professionele informatievoorziening is cruciaal voor een uitstekende bedrijfsvoering en dienstverlening. De IV-professionals zetten zich hiervoor in samen met collega’s van alle afdelingen. Ons motto is dan ook: ‘Samen maken wij het mogelijk’. Je werkt binnen de sectie Regie met 22 energieke collega’s die enthousiast zijn over hun vak. Je hebt een unieke rol in het team, dat verder bestaat uit informatieadviseurs, productowners en servicedeliverymanagers.

Dit doe jij

Als adviseur PMO/Bedrijfsbureau ben jij de schakel tussen uitvoering en advies binnen de IV-organisatie. Je ondersteunt projecten en veranderinitiatieven in hun administratie en voortgang, en adviseert over procesverbetering, portfoliosturing en kwaliteitsborging. Complexe vraagstukken vertaal je naar duidelijke en werkbare oplossingen. Je duikt in data en trekt daaruit adviezen en conclusies. Die leg je voor aan besluitvormers en je ziet erop toe dat zij daar ook echt op sturen. Dat geeft voldoening! Je bent voortdurend bezig de organisatie slimmer, efficiënter en effectiever te maken, en ziet direct hoe jouw inzet bijdraagt aan het geheel.

Je zorgt voor betrouwbare projectinformatie en rapportages, houdt overzicht over capaciteit en financiën, en signaleert afwijkingen of verbeterkansen. Je werkt nauw samen met projectmanagers, teamleiders en MT-leden. Een klein deel van je werk ben je uitvoerend bezig (registratie, rapportage), het andere deel adviserend (procesoptimalisatie, portfoliokaders).

Je:

• verzamelt, verwerkt en analyseert project- en capaciteitsdata, bereidt managementinformatie en portfoliorapportages voor;
• zorgt dat urenregistratie, budgetten en rapportages actueel zijn. Je signaleert afwijkingen en gaat hierover in gesprek met projectmanagers en teamleiders;
• denkt mee over het verbeteren van project- en IV-processen (planning, intake, rapportage) en draagt bij aan implementatie;
• beheert en ontwikkelt formats, werkinstructies en rapportagetemplates. Je draagt bij aan consistent gebruik binnen IV;
• adviseert MT en teams over samenhang, afhankelijkheden en risico’s in de veranderportefeuille en ondersteunt bij het duiden van stuurinformatie;
• coacht collega’s en neemt ze mee in het gebruik van rapportages, dashboards en IV-standaarden. Zo maak je samen het verschil.

Dit ben jij

Nauwkeurigheid, analytisch vermogen en heldere communicatie zijn voor jou vanzelfsprekend. Je bent goed in staat hoofd- en bijzaken te scheiden en bent organisatie- en omgevingssensitief. Je beweegt soepel tussen uitvoerende taken en een adviserende rol, waarbij je steeds de juiste balans weet te vinden. Je houdt overzicht over meerdere lopende trajecten. Als kartrekker weet je wat er nodig is om plannen tot uitvoering te brengen, en je zorgt ervoor dat het ook daadwerkelijk gebeurt. Je hebt coachende kwaliteiten, gericht op kennisdeling en gedragsveranderingen en bent in staat eigenaarschap te stimuleren. Jij denkt vooruit en durft te verbeteren.

Je beschikt over:

• een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in bedrijfskundige richting;
• ervaring met projectmanagement offices, portfolio’s en programma’s, bij voorkeur in een complexe (overheids)organisatie;
• ervaring met het begeleiden van projecten richting resultaat;
• kennis van methodieken als Prince2, Agile of P3O, en ervaring met M365 en rapportagetools (bijvoorbeeld Power BI).

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32-36 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 5.519 (functieschaal 10) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Meer weten?

Wil je meer weten over de functie? Bel, app of mail met Dannis Noom, sectiehoofd Regie: (06) 48 21 54 84 / d.noom@zwolle.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.