Informatiespecialist / Coördinator Informatievoorziening

Informatiespecialist / Coördinator Informatievoorziening 32 uur

Ben jij een allround informatiespecialist met een passie voor de informatievoorziening over onze diensten richting onze gebruikers? Word je enthousiast van het overbrengen van kennis op gebruikers of collega’s? Ben je goed in organiseren en het continu verbeteren van processen? Dan hebben wij binnen de Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) een mooie baan voor je!

Dit ga je doen

De gebruikers van de UBL stellen elk jaar meer dan 5.000 vragen via onze digitale balie (telefoon, chat ticketsysteem). In deze functie pak je een coördinerende rol om deze vragen correct en efficiënt af te (laten) handelen èn je analyseert waarom gebruikers deze vragen stellen. Moet onze website of onderwijs bijvoorbeeld aangepast worden, kunnen we AI inzetten om deze vragen te beantwoorden of is er een andere manier om de beantwoording van terugkerende vragen te stroomlijnen?
Samen met de afdeling communicatie verzorg je promotionele activiteiten om onze (digitale) diensten onder de aandacht te brengen. Door het organiseren en analyseren van feedback van onze gebruikers zorg je er met collega's voor dat onze locaties ervaren blijven worden als een prettige studie- en onderzoeksomgeving. In deze rol stuur je hiërarchisch geen mensen aan, maar je organiseert wel de processen.

Taken die bij deze rol horen zijn:

• Je bent coördinator van het kernproces informatievoorziening en aanjager van verbeteringen op dit vlak (ook door de inzet van AI);
• In samenwerking met andere afdelingen in de UBL volg je de ontwikkelingen omtrent nieuwe (AI) functionaliteiten bij diverse uitgeversplatformen en onze bibliotheeksystemen, zodat je gebruikers kunt informeren of en hoe deze hun gebruikservaring kunnen verbeteren;
• Je coördineert de digitale balie en beantwoordt 2e-lijns vragen;
• Je stelt een jaarplan op binnen jouw thema en zorgt ervoor dat dit ook gerealiseerd wordt;
• Je denkt mee over nieuw beleid, o.a. rondom de website, verbeteringen van onze locaties en het optimaal zichtbaar maken van onze diensten;
• Je vervult de rol van hoofdredacteur voor de UBL-website en (her)schrijft samen met een groep decentrale webredacteuren de teksten hiervoor;
• Je initieert (verbeter)projecten en voert deze gestructureerd uit;
• Je verzorgt managementrapportages en evaluaties rondom de digitale balie en kleine projecten.
  We zijn een klein team, dus naast deze taken zul je op piekmomenten ook onderwijs in Informatievaardigheden geven en/of onderwijsmateriaal helpen up-to-date te houden.

Hier ga je werken

De afdeling Informatiespecialisten is een klein team van 5 personen dat zich in de kern bezighoudt met het ondersteunen van onderwijs en onderzoek door informatie toegankelijk te maken, studenten informatievaardigheid aan te leren, en continu te streven naar verbetering, waarin de behoefte van de gebruiker centraal staat. De afdeling is ook verantwoordelijk voor het coördineren van de digitale informatiebalie waar studenten, medewerkers en andere gebruikers van de UBL terecht kunnen met hun vragen.

Het team maakt onderdeel uit van onze toonaangevende wetenschappelijke bibliotheek met collecties van wereldformaat. Centraal staat het bieden van betrouwbare, duurzame en innovatieve diensten. We doen dit samen met andere partijen in binnen- en buitenland. Onze werkterreinen zijn breed en divers, zo ook onze klantgroepen, in het bijzonder studenten, docenten en onderzoekers. Voor hen verzorgen we de wetenschappelijke informatievoorziening als partner in kennis. UBL staat wereldwijd bekend om de bijzondere collecties, die naast hun rol voor onderwijs en onderzoek ook een belangrijke maatschappelijke en culturele functie hebben. Op onze bibliotheeklocaties bieden wij iedereen een prettige studie- en onderzoeksomgeving. Online staan wij in contact met gebruikers van over de hele wereld. Onze medewerkers dragen hier samen, ieder vanuit hun eigen achtergrond, ervaring en talent aan bij.

Dit breng je mee

Ons kleine team is constant in ontwikkeling, daarom vragen we een proactieve en zelfstandige houding. Je moet er plezier in hebben binnen het team en met de leidinggevende na te denken over nieuwe doelstellingen en welke processen en taakverdeling daarbij passend is. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op.

Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Relevante opleiding op minimaal HBO-niveau;
• Ervaring in het geven van advies en coördinatie van processen/taken;
• Affiniteit met ICT en ervaring met websitebeheer;
• Uitstekende mondelinge en ook schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels is vereist o.a. voor het schrijven van teksten voor het web;
• Je bent goed in plannen en organiseren, werkt resultaatgerichtheid en hebt (ruime) ervaring met projectmatig werken; kennis van en ervaring met LEAN is een pre;
• Je hebt een creatieve en innovatieve instelling en bent communicatief, klantgericht, flexibel en organisatiebewust;
• Affiniteit met en ervaring binnen het hoger onderwijs is een pre.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad.

Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 32 uur voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.708 en maximaal € 5.057 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang.
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.