Client Relations & Hospitality Producer

International Film Festival Rotterdam (IFFR) is een toonaangevend filmfestival met een uniek jaarrond programma. We ondersteunen vernieuwende en avontuurlijke filmmakers, ook buiten de bioscoopzalen, via initiatieven zoals CineMart, het Hubert Bals Fonds, Rotterdam Lab en andere projecten binnen de filmindustrie. Ieder jaar brengt IFFR zowel opkomende als gevestigde filmmakers en kunstenaars van over de hele wereld samen voor een inspirerend programma van onafhankelijke films, talks, tentoonstellingen, performances, installaties, immersive media en meer. IFFR trekt jaarlijks meer dan 300.000 bezoekers naar screenings en evenementen. Naast het festival bieden we het hele jaar door een gevarieerd programma van filmvertoningen en speciale evenementen.

Van 29 januari t/m 8 februari vindt de 55ste editie van IFFR plaats, en daarvoor zijn wij per direct op zoek naar een Client Relations & Hospitality Producer om ons team te versterken. Het gaat om een tijdelijke functie tot eind februari, voor 0,8 fte en alle dagen tijdens het festival.

Over de rol

Als Client Relations & Hospitality Producer zorg je dat onze high-profile evenementen, van sponsoractiviteiten en ambassaderecepties tot netwerkbijeenkomsten voor de sector, vlekkeloos verlopen. Je rapporteert aan de Chief Funding & Business Growth en werkt nauw samen met de Head of International Relations, het productieteam en de locatie- en evenementcoördinatoren. Met jouw ervaring in culturele protocollen en hands-on evenementenproductie creëer je onvergetelijke ervaringen die IFFR’s kernwaarden uitdragen: creativiteit, verbinding en internationale uitwisseling.

Wat ga je doen?

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en zorgt dat hun wensen en culturele protocollen zorgvuldig worden nageleefd.
• Je bewaakt planningen en deadlines en stemt verwachtingen en haalbaarheid goed op elkaar af.
• Je ontwikkelt en begeleidt unieke en duurzame hospitality-ervaringen voor sponsors, hoogwaardigheidsbekleders en stakeholders.
• Je draagt bij aan het opbouwen en onderhouden van langdurige relaties.
• Je leidt de productie van toegewezen hospitality- en stakeholder-evenementen in nauwe samenwerking met de hospitality-teams en de productieafdeling.
• Je coördineert alle productieonderdelen: AV, meubilair, catering, servicepersoneel en VIP-toegang.
• Je stelt duidelijke productiedocumenten op, zoals call sheets, protocolscripts en plattegronden.
• Je werkt samen met locatiecontacten, de Facilities Producer en externe leveranciers aan op- en afbouw en styling.

Wat breng je mee?

• Aantoonbare ervaring met het organiseren van high-profile evenementen, bij voorkeur in een culturele of internationale context
• Een talent om logistiek, deadlines en mensen in balans te houden, terwijl je gasten een warm welkom geeft.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Stressbestendigheid, oog voor detail en een diplomatieke houding in gevoelige situaties.
• Een duurzame, hands-on en oplossingsgerichte aanpak.
• Vloeiend Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij?

• Een dynamische functie in het hart van IFFR, met elke dag veel verschillende contacten.
• Een parttime contract van 0,8 fte (4 dagen per week), met meer uren in de aanloop naar en tijdens het festival.
• 25 dagen betaald verlof (pro rata)
• Pensioenregeling (Nationale Nederlanden).
• Teamactiviteiten en korting op merchandise.
• Salaris Ketentafel Film Festivals – schaal 7 (€3.162 – € 4.197 op fulltime basis), op basis van ervaring.

Voor meer vragen betreffende deze vacature kun je contact opnemen met Jennifer Tucker, Chief of Funding and Business Growth, via j.tucker@IFFR.com or 010 890 90 90.