Manager Administratie & Inkoop

Manager Administratie & Inkoop bij Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)

Bedrijfsprofiel

Het COA staat voor een grote opgave. Met de groei van opvanglocaties en maatschappelijke druk is het cruciaal om de financiële huishouding van de organisatie te versterken. De financiële functie ontwikkelt zich mee, met als doel betere samenwerking, heldere processen en betrouwbare uitvoering. Als Manager Administratie & Inkoop bouw jij aan een afdeling die toekomstbestendig is.

Het COA ontwikkelt zich naar een toekomstbestendige organisatie. Daarbij hoort een goed ingerichte en samenhangende financiële functie. De recente evaluatie door een extern onderzoeksbureau heeft geleid tot een plan voor doorontwikkeling, waarbij de functie van Manager Administratie & Inkoop een spilpositie inneemt.

Functie omschrijving

Wij zoeken een resultaatgerichte Manager Administratie & Inkoop die structuur weet aan te brengen en mensen in beweging krijgt. Je bent verbindend, operationeel sterk en gericht op kwaliteit en procesoptimalisatie. Daarnaast weet je zelfstandig en effectief te opereren binnen een complexe en politiek-bestuurlijke omgeving op het hoogste niveau. Je werkt aan heldere taken, betrouwbare administratie en een professionele inkoopfunctie. Je geeft leiding aan meerdere teams die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsadministratie, financiële administratie en inkoop. Naast je reguliere functie geef je als kwartiermaker samen met het regieteam uitvoering aan het plan van aanpak voor de doorontwikkeling van de financiële functie.

Als Manager Administratie & Inkoop ben je onderdeel van de directie Bedrijfsvoering. Je stuurt op samenwerking, eigenaarschap en vakmanschap binnen de teams. Je creëert een cultuur waarin medewerkers zodanig (samen)werken dat het werk dat zij afleveren voldoet aan de doelstellingen van de organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Aansturen, coachen en ontwikkelen van de teamhoofden (Bedrijfsadministratie, Financiële administratie, Inkoop.)
• Verantwoordelijk voor een juiste en tijdige inrichting van de administratieve organisatie.
• Toezien op de betrouwbaarheid van financiële informatie en opvolging van signalen
• Verder professionaliseren van het inkoopbeleid
• Sturen op de doorontwikkeling en optimalisatie van administratieve en inkoopprocessen
• Zorg dragen voor een goede samenwerking met afdeling Control en andere interne stakeholders

Kwartiermakersopdracht

Als kwartiermaker richt je je samen met de stuurgroep en het regieteam op het versterken, verbeteren en standaardiseren van administratieve en inkoopprocessen, en het verbeteren van samenwerking binnen de financiële kolom. In deze functie geef je leiding aan het veranderproces met als doel: medewerkers die op een dusdanige manier (samen)werken dat het werk dat zij afleveren voldoet aan de doelstellingen van de organisatie. Hierbij werk je actief mee aan het verbeteren van eenduidige sturing en een hoger volwassenheidsniveau.

De afdeling Administratie & Inkoop maakt onderdeel uit van de directie Bedrijfsvoering. Deze bestaat uit 7 afdelingen: V&F, ICT, HR&O, Informatiediensten, BV Ontwikkeling, Control, Administratie & Inkoop.

Functie eisen

• WO werk- en denkniveau, bij voorkeur in, Accountancy, Economie, Bedrijfskunde of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring met eindverantwoordelijkheid voor administratieve of inkoopteams, idealiter binnen politiek-bestuurlijke organisaties.
• Ervaring met ERP-/financiële systemen en digitale procesondersteuning (bijv. AFAS)
• Ervaring met procesoptimalisatie, AO/IB en systeeminrichting
• Inhoudelijk deskundig (bewezen kennis over bedrijfs-, financiële administratie en inkoopprocessen)
• Verbindend, motiverend en coachend leiderschap
• Gericht op kwaliteit, samenwerking en continu verbeteren

Arbeidsvoorwaarden

Een werkweek van 36 uur. Je krijgt veel vrijheid en zelfstandigheid in je werkzaamheden. Het COA hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Jouw standplaats is Den Haag (ZH), maar het COA omarmt het hybride/thuiswerken.

Beloningspakket

Een salaris van maximaal € 9.299,71 bruto per maand o.b.v. 36 uur. Het COA heeft een eigen functieboek en salarisgebouw. Inschaling is op basis van kennis en werkervaring.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een loopbaanbudget en een individueel keuzebudget (ikb) van 18% van het jaarsalaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering).

Verlofbeleid

144 uur vakantieverlof bij een fulltime- dienstverband (plus 26 uur in ikb)

Vervoer

Een leaseauto conform de leaseregeling van het COA, of een OV-kaart op basis van tweede klasse of een kilometervergoeding opgesplitst in woonwerkverkeer en dienstreizenregling conform de reiskostenregeling van het COA

Eerste jaar

We bieden in eerste instantie een dienstverband voor de duur van 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband in de periode daarna.

Dienstverband

Een dienstverband van minimaal 32 tot 36 uur per week.

Jouw werkplek

Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) is verantwoordelijk voor de opvang van asielzoekers in Nederland. Als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) voert het COA deze taak uit in opdracht van het ministerie van Asiel en Migratie. De maatschappelijke context waarin we werken is complex, politiek-bestuurlijk gevoelig en continu in beweging.

Het COA ontwikkelt zich naar een toekomstbestendige organisatie. Daarbij hoort een goed ingerichte en samenhangende financiële functie. De recente evaluatie door een extern onderzoeksbureau heeft geleid tot een plan voor doorontwikkeling, waarbij de functie van Manager Control een spilpositie inneemt.