Facilitair Support Manager

De afdeling Location Facilities van het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) is op zoek naar een verbindende en doortastende collega die het leuk vindt om de afdeling te ondersteunen en connectie te maken vanuit verschillende invalshoeken. Ben jij degene die graag werkt in een leuk en enthousiast team en vol overgave vorm en uitvoering wil geven aan deze nieuwe functie?

Facilitair Support Manager 0,7 - 1,0 fte

Dit doe je
Je verbindt door contacten aan te gaan, relaties op te bouwen, door actief te luisteren en elkaar écht te begrijpen. Je communiceert met respect, helderheid en gelijkheid. Een belangrijke gespreksvaardigheid die je bezit, is goed kunnen luisteren. Voor ons is het vanzelfsprekend dat wij met elkaar praten in plaats van over elkaar!

Met jouw ondersteuning tillen we onze dienstverlening naar een hoger niveau. Je bent in deze nieuwe functie eindverantwoordelijk voor:

• de planning van (in ieder geval) onze (eigen) receptionisten (circa 60)
• de uitvoering van kwaliteitsaudits van onze receptionisten
• het maken van periodieke rapportages uit RostarCas
• het contractbeheer van onder andere de inhuur op de flexibele schil bij de receptie en de mobiele surveillance
• de BHV organisatie universiteit breed, met de daarbij behorende dashboards en rapportages
• optimaliseren van huidig FMIS systemen (Planon, Topdesk, Picasse, etc)
• het UFB opleidingsplan

Ook wordt er van je verwacht mee te denken over doorontwikkeling en verdere professionalisering van onze receptiedienstverlening. Daarnaast is het prettig om in voorkomende gevallen facilitaire collega’s waar te nemen of te ondersteunen.

Omgevingssensitiviteit en intercollegiale afstemming zijn bij deze functie onmisbare kwaliteiten.

Zó doe je dit
Je kan helder en duidelijk afspraken maken en moeilijke onderwerpen ga je niet uit te weg. Je bent resultaatgericht, zonder daarbij de relatie uit het oog te verliezen. Je vindt het leuk om (interne) klantenbehoeften te inventariseren en die te vertalen naar rapportages waarop gestuurd kan worden om zo de dienstverlening en de facilitaire processen te kunnen optimaliseren. Je toegevoegde waarde kan worden ingezet worden op voorkomende universiteit brede facilitaire projecten.

Binnen Location Facilities gaat de aandacht vooral uitgaan naar het optimaliseren van facilitaire processen met in ogenschouw de cluster overstijgende processen. Wij kijken uit naar jouw toegevoegde waarde daaraan!
Naar je medewerkers toe ben je duidelijk en transparant. Je hebt daarbij oog voor het welzijn van onze medewerkers, zowel zakelijk als privé. Daarnaast staat tevredenheid van de klant én medewerker hoog bij je in het vaandel.

Jij versterkt
Het huidige team dat bestaat uit vijf Cluster Facility Managers en een aantal functionele specialisten, die samen de diverse faculteiten en expertisecentra op facilitair gebied ondersteunen. “Samen (zijn we) Verbindend in Service”.

Je geeft direct leiding aan een klein team dat verantwoordelijk is voor onder andere de uitvoering van de planning receptiediensten en voor het operationele contact met onze contractpartners.
Je rapporteert aan de Manager Location Facilities.

Jij hebt het en bent het

• Jij positioneert jezelf op natuurlijke wijze binnen de organisatie, zodat niemand meer om je heen kan. Verder heb je:
• bij voorkeur een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van facilitair management, hospitality of vergelijkbaar
• minimaal 3 jaar werkervaring binnen de facilitaire dienstverlening in een complexe en dynamische organisatie
• relevante ervaring met planning en affiniteit met personele aangelegenheden
• leidinggevende ervaring is een pré
• goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• ervaring in het ontwikkelen en samenstellen van rapportages, waarbij je een bovengemiddelde kennis hebt van bijvoorbeeld Excel of andere relevante software
• ervaring met contractmanagement

En ben je:

• resultaatgericht, zonder daarbij de relatie uit het oog te verliezen
• communicatief sterk met verbindend vermogen
• een people manager

Wist je dat
De Universiteit Leiden midden in de maatschappij staat en wil bijdragen aan een duurzame samenleving. De universiteit kleurt de komende jaren daarom groener. De Universiteit Leiden heeft steeds meer aandacht voor duurzaamheid, in onderwijs en onderzoek en in de bedrijfsvoering. We zijn er trots op dat we goed scoren in de SustainaBul duurzaamheidsranking. We werken er hard aan om ons onderwijs en onderzoek nog duurzamer te maken. En hoe cool is dat jij hieraan kan bijdragen!

Dit doen wij voor jou
Samen bouwen we aan een werkomgeving waarin jij je talenten verder kunt ontwikkelen en we graag kijken hoe we je ambities kunnen helpen verwezenlijken. Daarbij is je talent belangrijker dan je gender, afkomst, leeftijd, geaardheid of beperking.

Wie zijn wij
Een inspirerende, verbindende en aantrekkelijke omgeving stimuleert studenten en medewerkers om het beste uit henzelf te halen. Het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) werkt daarom klantgericht, markconform en nauw samen met faculteiten en andere expertisecentra om facilitaire dienstverlening in de volle breedte van de universiteit te optimaliseren. Het UFB faciliteert circa 7.100 medewerkers en 31.000 studenten in Leiden en Den Haag.

Jij verdient het
Het betreft een tijdelijk dienstverband voor één periode van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. De aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.378,- en maximaal € 6.209,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 10/11). Dit is nog exclusief de aangekondigde CAO verhoging per 1 juli 2025.

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede aanvullende arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%) en de mogelijkheid via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Meer weten
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Shirin Witkam, s.witkam@ufb.leidenuniv.nl

Deze vacature is voor ons een open zoektocht naar een nieuwe UFB collega.