Secretaresse Bus

Secretaresse Bus bij RET

Ben jij een organisatorisch zwaargewicht die altijd drie stappen vooruit denkt? Werk jij graag nauw samen met het management en weet je precies wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen – ook als de hectiek toeslaat? Dan ben jij misschien de nieuwe rechterhand waar wij naar op zoek zijn voor de afdeling Bus van de RET.

Wat maakt deze functie bijzonder?

• Je werkt direct samen met het hoger management;
• Je hebt invloed op structuur, planning en voortgang van een cruciale afdeling binnen de RET;
• Je combineert tactisch inzicht met een praktische, hands-on aanpak;
• Je krijgt veel vrijheid én verantwoordelijkheid in een afwisselende rol.

Wat ga je doen?

Als Secretaresse Bus ondersteun je de Afdelingsmanager. Jij bent de spil tussen afspraken, communicatie en uitvoering. Van het beheren van complexe agenda’s tot het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van de voortgang – jij zorgt dat het loopt.

Je werkt op een afdeling waar elke dag anders is. De dynamiek is hoog, de lijnen zijn kort en jouw rol is onmisbaar in het soepel laten verlopen van de dagelijkse operatie én de lange termijnplannen.

Je houd je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer van de afdelingsmanager Bus
• Beheren en organiseren van inkomende en uitgaande e-mails;
• Coördineren en ontvangen van leveranciersbezoeken;
• Voorbereiden, plannen, notuleren bijhouden en bewaken van de actielijst van wekelijkse MT-vergaderingen;
• Administratieve ondersteuning van de teammanager Inkoop;
• Organiseren van medewerkersbijeenkomsten, teamdagen en uitjes;
• Tijdschrijven (timebeheer): je houdt vakantiekaarten en urenregistraties bij, corrigeert waar nodig en boekt uren af of bij.
• Verzorgen van interne en externe communicatie namens de afdelingsmanager.
• Factureren van bekeuringen/boetes aan inhuurpartijen;
• Bestellen van werk- en kantoorartikelen;
• Aanvragen van werkbenodigdheden voor stafpersoneel;
• Controleren van uren van indirect inhuurpersoneel en vrijgeven van facturen;
• Afhandelen en/of doorsturen van VCSA-formulieren, overwerkvergoedingen, W&W (chefs/calamiteiten), mentorenvergoedingen en jubilarissenregistratie;
• Opstellen van ATB’s (Aanvraag Tot Bijzonderheid).

Wie we zoeken

Ben jij klaar om je talent in te zetten op een plek waar jouw bijdrage écht telt?

Jij bent een ervaren secretaresse die representatief, zelfstandig en stressbestendig is. Jij houdt van structuur, denkt vooruit en bent altijd een paar stappen verder dan de rest. Je bouwt gemakkelijk relaties op binnen de organisatie en bent een echte vraagbaak.

Daarnaast:

• Ben je integer en betrouwbaar;
• Kun je helder notuleren en houd je voortgang goed in de gaten;
• Durf je anderen aan te spreken op actiepunten en deadlines;
• Heb je oog voor detail, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
• Je hebt HBO werk- en denkniveau;
• Heb je meerdere jaren aantoonbaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• Je bent zeer vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
• Ervaring met SAP en/of een planningssysteem zoals Perdis is een pre.
• Je hebt uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.

Dit bieden we

De RET is een begrip in en rond Rotterdam. Dagelijks zetten ruim 3.500 collega’s zich in om onze reizigers veilig, snel en comfortabel van A naar B te brengen. We zijn continu in beweging, altijd gericht op verbetering – met aandacht voor elkaar, gezondheid, vakmanschap en groei.

Geen woorden maar daden. Dat is typisch RET.

Van zo’n organisatie kan je deel gaan uitmaken en het levert je nog meer op:

• Een baan voor 40 uur per week met fijne collega’s;
• Een salaris van maximaal € 4486,94,- op basis van 40 uur conform de CAO OV;
• Vakantiebijslag van 8% per jaar;
• Een procentuele eindejaarsuitkering van 1,15% en een vaste eindejaarsuitkering van € 400,- bruto.
• Een mobiliteitsregeling naar keuze;
• Onbeperkt toegang tot meer dan 125 online trainingen in ons leerplatform;
• Een goede pensioenregeling.

IN HET SPOOR VAN DE RET BEN JE AARDIG ONDERWEG