Adviseur Bedrijfsvoering (Leveranciers- en contractmanager)

Jouw bijdrage aan een rijksdienst die werkt

Werk jij graag aan facilitaire vraagstukken? Dan vind je bij FMHaaglanden een mooie uitdaging. In de rol van leveranciers- en contractmanager draag je bij aan een prettig werkklimaat en goede voorzieningen voor ruim 40.000 rijksambtenaren, verspreid over 22 rijkskantoorpanden op de Haagse vierkante kilometer. Met collega’s en leveranciers zorg je ervoor dat de werkplekken goed zijn ingericht, dat de dienstverlening aansluit op de behoefte en dat contractafspraken worden nagekomen.

Wat ga je doen?

Als leveranciers- en contractmanager lever je een inhoudelijke en coördinerende bijdrage aan het contractbeheer en de inkooptrajecten binnen jouw aandachtsgebied. Je werkt samen met collega’s op de verschillende rijkskantoren, met leveranciers en andere stakeholders om de dienstverlening continu te verbeteren. Je bent verbindend en houdt oog voor zowel gebruikersbehoeften als ontwikkelingen op het gebied van inkoop. Je bent in staat om signalen over de dienstverlening of vanuit de markt op te halen en te vertalen naar passende oplossingen binnen het inkooplandschap.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Voorbereiden en begeleiden van inkooptrajecten. Je helpt bij het organiseren van inkopen voor producten en diensten, zoals meubilair, softwarepakketten of groenvoorziening. Daarbij kijk je goed naar wat nodig is en hoe je dat zorgvuldig kan regelen.
• Samenwerken met collega’s op locatie. Je stemt af wat er nodig is in de verschillende panden en vertaalt wensen en behoeften naar duidelijke opdrachten voor leveranciers.
• Meedenken over contracten. Je helpt bij het opstellen van duidelijke afspraken met leveranciers. Gaat het om nieuwe koffiemachines, een verbouwing of een technische aanpassing? Jij zorgt dat alles contractueel goed is afgesproken.
• Oplossen van praktische knelpunten. Komt er een vraag binnen over een levering of een dienst die niet goed loopt? Dan kijk jij samen met collega’s en leveranciers wat er nodig is om dit op te lossen.
• Ondersteunen bij de start van nieuwe contracten. Als er iets verandert, zoals een nieuwe leverancier of een andere werkwijze, dan help jij mee om dit goed te organiseren en hierover te communiceren.
• Volgen van ontwikkelingen. Je houdt veranderingen in de gaten, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, sociale inkoop of wetgeving, en denkt mee over hoe we hier in ons werk rekening mee houden.
• Zorgen voor goede dossiervorming. Je legt vast wat je doet en hoe beslissingen tot stand komen. Zo zorgen we samen voor een transparant en controleerbaar proces en dat data beschikbaar is voor analyse.
• Controleren of afspraken worden nagekomen. Je kijkt of leveranciers doen wat is afgesproken en of wij zelf als organisatie ook leveren wat nodig is. Waar nodig onderneem je actie of bespreek je dit met betrokkenen. Je stuurt op resultaten en weet dit goed inzichtelijk te maken.
• Bijdrage aan een goede samenwerking. Je onderhoudt contact met leveranciers, bespreekt regelmatig hoe het gaat en je initieert en implementeert verbeteringen.

Wie ben jij?

Je bent een proactieve en betrokken collega die graag samenwerkt, en die oog heeft voor zowel processen als mensen. Je bent ondersteunend ingesteld, maar schroomt niet om je inhoudelijke kennis in te zetten als dat nodig is. Naast samenwerken en afstemmen ben je ook uitstekend in staat om autonoom te werken. Je weet prioriteiten te stellen, werkt zorgvuldig en vindt het leuk om verschillende belangen samen te brengen.

Functie-eisen

Wat je meebrengt:

• HBO werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring met inkopen, leveranciers- en/of contractmanagement;
• Ervaring in het facilitaire of bedrijfsvoeringsdomein maakt dat je je de functie sneller eigen maakt;
• Een goed ontwikkeld organisatie- en omgevingsbewustzijn;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Een servicegerichte en oplossingsgerichte houding.

Overige arbeids­voorwaarden

Neevens het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Medewerkers met een vaste aanstelling binnen het Rijk worden in eerste instantie gedetacheerd;
• Een assessment kan onderdeel zijn van de procedure;
• We ontvangen graag een motivatie die jou als persoon weerspiegelt. Laat zien wie jij bent en waarom jij denkt dat deze functie bij je past.
• Er zijn 2 plekken beschikbaar, waarbij 1 valt binnen het cluster Software & Systemen
• We starten met een jaarcontract. Als we de ideale match zijn, dan wordt het omgezet naar een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Meer over jouw toekomstige afdeling

FMH bestaat uit de organisatie-eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Advies & Projecten. De organisatie-eenheid Regie zorgt ervoor dat de producten en diensten van FMH geleverd worden volgens de voorwaarden, behoeftes en de nieuwste ontwikkelingen, die zijn afgesproken met de leveranciers, partners en de opdrachtgever(s), en vormt de centrale schakel tussen vraag en aanbod. De eenheid bestaat uit de afdelingen Relatiemanagement, Inkoop en Leveranciersmanagement, Producten en Dienstenmanagement en DBFMO-(contract)management.

De afdeling ILM heeft de volgende clusterindeling:

• ICB (inkoop en Contractbeheer).
• LCM (leveranciers- & contractmanagement).

Deze vacature valt binnen het cluster LCM

De afdeling LCM werkt in zogenaamde clusters. Deze medewerkers in een cluster zijn verantwoordelijk voor een contractenportefeuille. Eén van de 2 plekken valt in het cluster inhuur, software en ICT systemen. Fijn als je hier ervaring en/of affiniteit mee hebt. Belangrijk voor ons is, dat je in een cluster gaat werken waar je jouw kwaliteiten goed kan inzetten.

FMHaaglanden (Ministerie van BZK)

Kijkend naar de skyline van Den Haag zie je direct een groot deel van de panden die wij faciliteren. Wij leveren namelijk facilitaire producten en diensten in gebouwen binnen de Haagse regio. Dit doen we met 7 locatieteams en 600 medewerkers rondom de werkplekken van circa 40.000 Rijkscollega's.

FMH zorgt ervoor dat rijksambtenaren comfortabel kunnen werken in een schoon, prettig en veilig rijkskantoor. Er verandert veel op het gebied van huisvesting. Steeds meer ministeries wonen samen onder één dak. Panden worden ontmanteld, gerenoveerd en weer ingericht. FMH zorgt voor de volledige dienstverlening in een pand. Van het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, receptie en catering, inrichten en beheren van werkplekken en meubilair, postvoorzieningen, vervoer van bewindslieden, tot het uitvoeren van verhuizingen en kunstbeheer. FMH’ers hebben veel contact met klanten en denken in oplossingen om te zorgen voor een prettige werkomgeving van onze klanten. FMH regelt het.

FMH is ondergebracht bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Rijk (BZK), onder het Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR).

Bij ons krijg je alle ruimte om je verder te ontwikkelen, zowel binnen als buiten jouw functie. Onze organisatie is altijd in beweging en we blijven onze dienstverlening verbeteren en vernieuwen. Dat vragen wij ook van jou, zodat we onze klanten in ons verzorgingsgebied - dat groter wordt - optimaal kunnen bedienen.

Serviceconcept
Binnen FMH vinden wij het belangrijk om op een positieve wijze bij te dragen aan optimale klantbeleving. We werken dan ook op basis van vier kernwaarden aan herkenbaar en gastvrij gedrag, naar onze klanten maar uiteraard ook intern. De kernwaarden zijn de basiseigenschappen die laten zien waar wij als organisatie voor staan: enthousiasme, eigenaarschap, samen en herkenbaar.

Integriteit
Integer handelen vinden wij belangrijk. Je neemt verantwoording voor je eigen handelen en je bent aanspreekbaar op je gedrag. Je spreekt anderen aan of deelt je eventuele zorgen met een collega, leidinggevende of een derde. Je oordeelt op basis van sociaal en ethisch aanvaarde normen.

Voor het goed functioneren van de overheid is de samenkomst van verschillende perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis een belangrijke randvoorwaarde. Dat maakt ons team namelijk sterker. We vinden het belangrijk dat medewerkers zich gewaardeerd en op hun plek voelen. Bij de FMH hechten we dan ook aan een diverse en inclusieve organisatiecultuur waarin we zichtbare en onzichtbare verschillen respecteren, waarderen en omarmen.