Managementassistent Directeur Bedrijfsvoering

Ben jij de ervaren managementassistent die wij zoeken voor de Directeur Bedrijfsvoering van onze faculteit? Heb jij een dienstverlenende instelling, werk je graag in een team, kun je snel schakelen en ben je ook nog eens stressbestendig? Dan is deze functie iets voor jou.

Kom bij ons werken!

Als managementassistent binnen de FNWI krijg je een veelzijdige en verantwoordelijke functie, waarin je niet alleen ondersteunt, maar ook echt het verschil maakt. Je werkt nauw samen met het faculteitsbestuur in een team dat collegialiteit en professionele groei hoog in het vaandel heeft staan. In deze rol kun je jouw organisatorische vaardigheden optimaal benutten en verder ontwikkelen, terwijl je bijdraagt aan de groei van een internationaal georiënteerde faculteit.

Dit ga je doen

Als managementassistent ben je de rechterhand van de Directeur Bedrijfsvoering van de FNWI.

Jouw taken omvatten onder andere:

• Complex agendabeheer en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, bewaken van actiepunten;
• Beheren van e-mailverkeer en correspondentie;
• Verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden;
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische processen;
• Fungeren als aanspreekpunt en ontvangst van gasten;
• ICT-contactpersoon binnen het Faculteitsbureau.

Dit vragen we van jou

Wij zoeken een zelfstandige, proactieve en representatieve collega met uitstekende organisatorische vaardigheden. Je weet overzicht te houden, stelt prioriteiten en bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Verder vragen wij:

• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau in een complexe organisatie, minimaal hbo werk- en denkniveau (aangevuld met een secretaresse-opleiding);
• Accuraat, proactief en representatief;
• Flexibele, gastvrije en dienstverlenende instelling;
• Kan zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• Kan presteren onder tijdsdruk en improviseren;
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en organisatiesensitief;
• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met MS Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Dit bieden we jou

Wij bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uren per week voor de periode van een jaar met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid is een verlenging of vast dienstverband mogelijk. De gewenste startdatum is zo spoedig mogelijk. Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.218 tot € 4.298 bruto per maand (schaal 8), op basis van 38 uur per week, exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Verder bieden we je:

• Een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• Een enthousiast en samenwerkend team waar hard gewerkt wordt met oog voor elkaar;
• Uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• Een inspirerende academische en internationale werkomgeving op het Amsterdam Science Park.

Hier ga je werken

De Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica - Universiteit van Amsterdam heeft een studentenpopulatie van ongeveer 8.000 studenten, evenals 1.800 medewerkers die werkzaam zijn in onderwijs, onderzoek of ondersteunende diensten. Onderzoekers en studenten van de Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen zijn gefascineerd door elk aspect van hoe de wereld werkt, of het nu gaat om elementaire deeltjes, de geboorte van het universum of de werking van de hersenen.

Het directiesecretariaat ondersteunt het faculteitsbestuur (decaan, directeur bedrijfsvoering, vicedecaan onderwijs) en de afdelingshoofden van het faculteitsbureau. Daarnaast vervult het directiesecretariaat algemene ondersteunende administratieve taken voor het faculteitsbureau. Het directiesecretariaat bestaat uit vijf secretariële medewerkers inclusief de teamleider. Zij hebben ieder een eigen takenpakket en nemen elkaars werkzaamheden over bij afwezigheid of drukte.

Meer over de UvA

De Universiteit van Amsterdam is ambitieus, creatief en betrokken. Sinds 1632 een inspiratie voor studenten, een voorhoedespeler in de internationale wetenschap en een partner in vernieuwing. De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 44.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.