Projectleider Evenementen & Protocol

Ben jij een meester in het organiseren van indrukwekkende evenementen en weet jij als geen ander hoe je de laatste innovaties zoals AI toepassingen, inzet om van een project een grote sucess te maken? Voor onze afdeling TU Delft Events zoeken wij een Projectleider Evenementen & Protocol die onze academische tradities en het bezoek van onze internationale relaties naar een hoger niveau tilt. In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en uitvoeren van verschillende evenementen en protocollaire activiteiten: van het begeleiden van highranking internationale delegaties en hoogwaardigheidsbekleders tot het organiseren van inspirerende academische ceremonies zoals het Opening Academisch Jaar en Dies Natalis (verjaardag van onze universiteit).

Ontdek de mogelijkheden en maak deel uit van een dynamische omgeving waar traditie en innovatie samenkomen!

Functieomschrijving

Je gaat aan de slag bij de afdeling Events die binnen de Directie Communication valt. Als Projectleider Evenementen & Protocol ben jij dé regisseur achter de meest bijzondere momenten van onze universiteit. Met jouw visie en leiderschap creëer je evenementen die inspireren, verbinden en onze academische gemeenschap laten stralen. Je beheert de project- en eventmanagement tijdens de projecten. Je coördineert de werkzaamheden en zorgt dat alle deadlines op tijd behaald worden.

Focus van deze functie is vooral gericht op protocollaire zaken en evenementen waar protocol bij komt kijken zoals de Dodenherdenking ceremonie, Opening Academisch Jaar en de verjaardag van onze universiteit Dies Natalis, maar ook promoties en intree/afscheidsredes van de hoogleraren en deelname aan Commissie Koninklijke Onderscheidingen (60%) en het organiseren en begeleiden van internationale delegaties (40%).

Verder:

• Beheren van de planning, organisatie en uitvoering van evenementen, zowel fysiek als digitaal.
• Analyseren van data om evenementen continu te verbeteren en maximale impact te maken.
• Organiseren van alle operationele werkzaamheden ter voorbereiding van een evenement.
• Ontwikkelen van alle noodzakelijke communicatiemiddelen.
• Regelen van alle logistieke zaken, zoals reserveren zalen, catering en Audio Visuele middelen.
• Aansturen van externe partners en leveranciers.
• Organiseren van excursies op de campus en/of in Delft.
• Optreden als adviseur/sparringpartner voor interne opdrachtgevers m.b.t. het ontvangen van (inter)nationale delegaties.
• Contactpersoon voor leden van delegaties en interne/externe sprekers.
• In samenwerking met de opdrachtgever, opstellen van het programma.
• Samenwerken met een dynamisch team van creatievelingen en partners om het ultieme evenement neer te zetten.
• Optreden als gastheer/vrouw voor interne opdrachtgever/leden delegatie.
• Organiseren van alle protocollaire zaken rondom een evenement.
• Opstellen en monitoren van budgetten.
• Je begrijpt dat evenementen soms buiten kantooruren plaatsvinden en bent bereid af en toe in het weekend of de avonduren te werken.
• Treed je ook zelf soms als pedel op voor ongeveer 1 a 2 ceremonies per week

Wat doe je nog meer? Je evalueert en rapporteert structureel over de voortgang van de projecten en je levert een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling, implementatie en verbetering van de protocollaire zaken. Je overziet zelfstandig projectplannen en ziet erop toe dat deze projecten binnen de organisatorische kaders worden uitgevoerd.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau: Met minimaal 6 jaar ervaring in event- en projectmanagement, bij voorkeur in het hoger onderwijs of soortgelijke sector.
• Technologische affiniteit: affiniteit om de nieuwste innovaties, zoals AI binnen de evenementenbranche, te verkennen en toe te passen.
• Taalvaardigheden: Je beheerst zowel Nederlands als Engels uitstekend.
• Organisatorisch talent: Je bent stressbestendig, werkt nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht.
• Teamplayer mentaliteit : jij hebt een optimistische kijk op de wereld, ziet in een organisatorische tegenslag een kans voor een nieuwe ontwikkeling en werk je nauw samen met je projectteam.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Universiteitsdienst – Directie Communicatie

Impact voor een betere samenleving; dat is de missie van TU Delft. De Marketing & Communicatiemedewerkers van de directie Communication dragen daar steeds meer ‘accountable’ aan bij en daar zijn ze trots op! We begeleiden onze 28.000 studenten in hun ‘engineer journey’ van studiekiezers tot en met professionals in de maatschappij. Binnen de wetenschapscommunicatie benadrukken we de vraagstukken en onderzoeksresultaten in de maatschappelijke thema’s Klimaatactie, Energietransitie, Digitale Samenleving, Veerkrachtige Steden & Mobiliteit, en Gezondheid. Vanuit TU Delft Campus leggen we de verbinding naar bedrijven en beleidsmakers in ons innovatieve ecosysteem, waar onderzoeksresultaten versneld hun weg naar de samenleving vinden. En onder het motto #BetterTUgether! verbinden we onze bijna 8.000 TU Delft-collega’s. Zo versterken we samen het merk TU Delft, dat staat voor grensverleggend onderzoek, excellent onderwijs en baanbrekende innovaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op verlenging.
• Een functieomvang van 30-32 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 09 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3537 - €4860 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Pouya Foroutan, Teamleider Events, P.Foroutan@tudelft.nl.