Administratie contractbeheerder Buitenruimte

Functie­omschrijving

“In de rol van Administratief contractbeheerder Buitenruimte begeef je je in een breed en dynamisch speelveld. Geen gebouw functioneert zonder Buitenruimte en de diversiteit aan Assets is groot. Je hebt te maken met alle facetten van de Buitenruimte en je komt op plekken (bijvoorbeeld Defensie complexen) die voor anderen niet toegankelijk zijn. Dit maakt deze functie zeer divers”, vertelt Tanja Poesse, hoofd cluster Contractbeheer. “Deze portefeuille is alles behalve standaard en daar zit juist de uitdaging. Dingen gaan soms niet zoals je had gepland. Je moet dus flexibel zijn en stevig in je schoenen staan om alles in goede banen te leiden en alle partijen aangehaakt en tevreden te houden. Je krijgt hierbij de vrijheid en het vertrouwen om zelfstandig beslissingen te nemen en verantwoordelijkheid te dragen”, vervolgt Tanja.

Als Administratief contractbeheerder richt je je op de Buitenruimtes van Rijks- en Defensiecomplexen in Nederland. Dit is veel omvattend en betreft o.a. onderhoud van beplanting en bomen, maar ook de riolering, verhardingen (incl. gladheidsbestrijding), watergangen en sportaccommodaties. Uiteraard doe je dit niet alleen. Samen met een contractbeheerder en een technisch contractbeheerder vorm je een vast team. Jullie beheren meerdere onderhoudscontracten en zorgen ervoor dat de aannemer het onderhoud aan de assets tijdig en op de juiste wijze uitvoert.

Dankzij jou kunnen onze klanten zo goed mogelijk ongestoord gebruik maken van de assets in de buitenruimten. Hierbij werk je ook intensief samen met collega-administratief contractbeheerders, waarbij jullie, in afstemming met elkaar uniform werken, elkaar ondersteunen en achtervang bieden bij afwezigheid.

Je werkzaamheden houden het volgende in:

• Het op orde houden van de contract specifieke administratie;
• Het maken van periodieke overzichten ten behoeve van de overleggen met de onderhoudsleveranciers;
• Het voorbereiden van de contract-overleggen, die jij en jouw collega’s met de onderhoudsleverancier voeren. Jij verzamelt relevante stukken en overzichten, zorgt dat zowel de leverancier als jouw collega’s hierover tijdig beschikken, en zorgt voor de verslaglegging en archivering van de overleggen.
• Je hebt affiniteit met systeem- en procesontwikkelingen en denkt proactief mee om continue te verbeteren in een lerende organisatie;
• Je bent bereid om waar nodig collega’s te assisteren en ben jij een echte teamspeler.

Nieuwsgierig geworden naar de functie van Administratief contractbeheerder, maar wil je inhoudelijk nog wat meer informatie over deze functie? Bel of app dan met Tanja via 06 – 29 47 68 87.

Wil je nog meer weten over techniek bij het Rijksvastgoedbedrijf? Check dan ook onze videoserie 'De techniek achter het Rijksvastgoed'. Hierin nemen onze technische experts je mee in de techniek achter het meest diverse en bijzondere vastgoed van Nederland. Van monumenten tot gevangenissen, kazernes en nog veel meer.

Functie-eisen

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau in een administratieve richting, of een mbo-diploma met recente werkervaring in een administratieve functie waardoor je op hbo-niveau presteert.
• Je hebt enkele jaren ervaring met de administratie taken van inkoop, contractbeheer en/of contractmanagement, of je hebt een opleiding of training in een van de vakgebieden gevolgd.
• Je hebt een pré als je ervaring hebt met geautomatiseerde (integrale) informatiesystemen
• Je hebt een pré als je kennis hebt van Defensie-terreinen, objecten beheer en van risicodossiers in contractbeheerplannen.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Uiterlijk in week 13 hoor je of je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Deze staan gepland in week 14/15.
• Voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf is een veiligheidsonderzoek B nodig. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met jouw leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.
• Bij gelijke geschiktheid bestaat de mogelijkheid om een assessment in te zetten in het selectieproces.
• Mocht solliciteren via het systeem niet lukken dan kan je ook je cv en brief mailen naar boy.jutten@rijksoverheid.nl

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je gaat aan de slag bij de sectie Contractvorming en -beheer, waar je samen met ongeveer 70 collega’s onderhoudscontracten beheert voor Rijkspanden, Defensieterreinen en ook buitenruimten. Door middel van verschillende contracten dragen we zorg voor het instandhouden van deze portefeuille. Het gaat daarbij onder andere over onderhoud en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het uiteindelijke doel? Dat onze klanten ongestoord en veilig gebruik kunnen maken van de gebouwen, complexen en terreinen.

De sectie werkt met contractteams, die zijn verdeeld over verschillende clusters. Elk team bestaat uit een Contractbeheerder, een Technisch Contractbeheerder en een Administratief Contractbeheerder. Samen dragen jullie verantwoordelijkheid voor een specifieke portefeuille, gericht op een leverancier, klant of discipline. Daarbij werk je intensief samen met de beheerteams op locatie.

Je komt terecht in een informele sectie, die graag een stapje extra zet om doelen te bereiken. We werken toe naar een efficiënter instandhoudingsproces waarbij met de geïntegreerde contracten een nieuwe werkwijze ontstaat met marktpartijen. Een dynamische omgeving die constant in ontwikkeling is. Om dit te bereiken streven we naar een uniforme en efficiënte uitvoering. Continu verbeteren, elkaar scherp houden en werkplezier zijn hierbij de uitgangspunten. We hebben oprechte aandacht voor elkaar, zowel zakelijk als privé. We vinden elkaar wekelijks op een vaste kantoordag en komen daarnaast maandelijks als sectie en cluster bij elkaar. Zo leren we van elkaar, staan we stil bij onze kernwaarden en houden we de lijntjes kort.

Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.