Hoofd Bedrijfsbureau

Functie­omschrijving

Ben jij een ervaren manager met een scherpe blik op bedrijfsvoering? Weet jij hoe je processen optimaliseert en de bedrijfsvoering naar een hoger niveau tilt? Lees dan verder!

De directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) zoekt een gedreven en resultaatgerichte Hoofd Bedrijfsbureau. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de financiële sturing en interne bedrijfsvoering binnen OBP en speel je een cruciale rol in de coördinatie van het VWS-brede evenementenbureau.

Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, de organisatie toekomstbestendig blijft en medewerkers optimaal worden ondersteund. Met jouw strategische blik en daadkracht draag je bij aan een efficiënte, flexibele en goed georganiseerde bedrijfsvoering.

Wat ga je doen als Hoofd Bedrijfsbureau?

Als Hoofd Bedrijfsbureau ben je in de eerste plaats een people manager en een inhoudelijk leider. Daarnaast speel je een belangrijke rol als lid van het managementteam (MT) van de directie OBP. Jij bent een leidinggevende die omkijkt naar de medewerkers en begrijpt dat een fijne werkplek voor betere resultaten en werkplezier zorgt. Het is belangrijk dat je (aan)stuurt op inhoud. Samen met het managementteam (MT) van de directie OBP, werk je aan de verdere professionalisering van de directie OBP.

Het Bedrijfsbureau ondersteunt de primaire processen van de directie OBP en bestaat uit de volgende teams:

• Bedrijfsvoering en Ondersteuning
• Inkoop, Financiën en Control (IFC)
• Interne communicatie
• Evenementenbureau
• Chauffeursdienst voor ambtelijke en politieke top VWS

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het creëren van een stimulerend en veilig werkklimaat waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen. Dit omvat het zorgen voor een gezonde in-, door- en uitstroom van personeel. Je werkt aan het bevorderen van samenwerking, flexibiliteit en resultaatgerichtheid binnen de verschillende teams van het Bedrijfsbureau.

Een andere belangrijke taak is het financieel beheer van de directie OBP. Je stelt budgetten en kostenramingen op, bewaakt deze en rapporteert erover. Je denkt proactief mee over mogelijkheden om slimmer, efficiënter en effectiever te werken, binnen OBP en VWS-breed. Je ondersteunt de directie en afdelingshoofden met strategische en organisatorische vraagstukken en je coördineert het VWS-brede evenementenbureau, waarbij je verantwoordelijk bent voor de strategische en operationele planning, organisatie en uitvoering van evenementen.

Interne communicatie is ook een belangrijk onderdeel van jouw rol. Je zorgt ervoor dat alle OBP-informatie binnen VWS actueel en toegankelijk blijft. Je adviseert proactief over financieel beleid, met een focus op efficiëntie en kostenreductie en doet dit altijd in lijn met de gestelde taakstellingen.

Een andere kerntaak is het tijdig signaleren van trends en ontwikkelingen binnen de organisatie. Je vertaalt deze naar concrete acties en verbeterprojecten. Ook draag je bij aan het jaarplan OBP en zorg je voor de uitvoering van het jaarplan voor het Bedrijfsbureau, binnen de financiële kaders. Daarbij realiseer je een goed functionerende planning- en controlcyclus voor het Bedrijfsbureau.

Tot slot lever je een actieve bijdrage aan Rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering en OBP in het algemeen.

Hoe je bijdraagt in je rol

Jij bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling, taken en prestaties van je teams en fungeert als coach en sparringpartner. Je stelt heldere kaders, stuurt op (bedrijfsvoerings)processen en stimuleert medewerkers in hun professionele en persoonlijke groei.

Je speelt daarbij een actieve rol in de implementatie en borging van (beleids)doelstellingen, nieuwe concepten, producten en processen. Je zorgt ervoor dat veranderingen zowel intern als extern helder worden gecommuniceerd, onderbouwd en gedragen. Daarnaast lever je een inhoudelijke bijdrage aan MT-overleggen en strategische projecten.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde wo-opleiding, bij voorkeur in bedrijfskunde, finance, bestuurskunde of een vergelijkbare richting;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een leidinggevende rol binnen een bedrijfsbureau of een vergelijkbare functie, waarbij je ruime kennis hebt van financieel beheer en bedrijfsvoering;
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met budgetbeheer en financieel rapporteren, en weet hoe je financiële inzichten vertaalt naar strategische besluitvorming;
• Je hebt ervaring met verandertrajecten en weet hoe je teams effectief begeleidt in tijden van transitie. Je denkt proactief mee over de toekomstgerichte inrichting van de organisatie en draagt bij aan innovatie en procesoptimalisatie;
• Je bent een strategisch adviseur voor directie en management en hebt ervaring met het adviseren over complexe organisatorische, financiële en strategische vraagstukken;
• Je kent de werking van de Rijksoverheid en hebt bij voorkeur ervaring met de planning en organisatie van evenementen binnen een brede overheidscontext;
• Je hebt bewezen ervaring met het opzetten en beheren van bedrijfsvoering binnen de Rijksoverheid en weet hoe je financiële verantwoording helder en inzichtelijk maakt.

Herken jij jezelf hierin?

Je haalt energie uit samenwerking en weet als geen ander hoe je verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen een complexe organisatie met elkaar verbindt. Met een scherp oog voor ontwikkeling – zowel op individueel als organisatieniveau – stimuleer je medewerkers om te groeien en help je de organisatie om zich continu te verbeteren.

Als Hoofd Bedrijfsbureau geef je richting aan de bedrijfsvoering binnen de directie en inspireer je je teams. Samen met je collega’s in het MT bouw je aan een toekomstgerichte en effectieve directie, waarbij je niet alleen meedenkt, maar ook initiatief neemt om verbeteringen door te voeren.

Met een scherp analytisch vermogen en een resultaatgerichte instelling weet je kansen te signaleren en om te zetten in concrete acties. Je hebt oog voor de bredere context binnen de Rijksoverheid en beweegt je soepel binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Door jouw verbindend leiderschap en sterke communicatieve vaardigheden weet je teams en stakeholders te verbinden en gezamenlijk te werken aan een efficiënte bedrijfsvoering.

Je begrijpt als geen ander hoe een overheidsorganisatie functioneert en beschikt over de sensitiviteit om effectief te schakelen tussen ambtelijke en politieke belangen. Als ervaren leidinggevende weet je medewerkers te coachen en te begeleiden in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Tegelijkertijd draag je bij aan de verdere ontwikkeling van de directie OBP, waarbij je niet alleen strategische doelen helpt bepalen, maar ook de koers uitzet en kaders stelt.

In deze rol ben je richtinggevend, initiatiefrijk en in staat om visie te vertalen naar beleid en concrete resultaten. Je hebt een pragmatische instelling en weet strategische plannen tot uitvoering te brengen, waarbij je altijd oog houdt voor de mensen binnen de organisatie. Jouw kracht ligt in het verbinden van mensen, het creëren van draagvlak binnen een dynamische overheidscontext.

Wat bieden we je?

• Een dynamische functie met veel verantwoordelijkheid binnen een veelzijdige directie van de Rijksoverheid, specifiek binnen het ministerie van VWS;
• De kans om samen met de andere MT-leden van OBP bij te dragen aan de doorontwikkeling van de directie, naast het efficiënt beheren van (financiële) middelen en de organisatie van belangrijke evenementen;
• Ruimte voor je inbreng, creatieve ideeën en initiatieven om zaken vorm te geven;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, flexibele werktijden en een goede werk-privébalans;
• Bovenop het salaris ontvang je 16,5% als individueel keuzebudget (IKB). Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen;
• Budget, tijd en aandacht voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling;
• Flexibel en hybride werken, maar we zien en spreken elkaar ook graag persoonlijk;
• Een volledige OV vergoeding voor woon- en werkverkeer (2e klas) en een ruim en goed bereikbaar kantoor in Den Haag.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie OBP laat VWS beter presteren. Doordat OBP zich richt op de organisatie, bedrijfsvoering en personeel kunnen onze collega’s zich richten op hun taak. Zo maken wij het verschil. De directie OBP bestaat uit de volgende afdelingen:

• Personeel en Organisatie richt en ondersteunt de ontwikkeling van de medewerkers, managers en organisatie van VWS door o.a. HR-beleidsontwikkeling (kaderstellend en ontwikkeling van instrumenten), advisering bij personele arbeidsjuridische en integriteit gerelateerde vraagstukken alsook recruitment, organisatieadvies en de afhandeling van administratieve p-processen. Tevens wordt een bijdrage geleverd aan complexe transities binnen VWS.
• VWS Flex: koppelt concern breed de vraag naar tijdelijk werk op prioritaire dossiers aan de beschikbare tijdelijke capaciteit. Daarmee levert VWS Flex een bijdrage aan het resultaatgericht en flexibel werken binnen VWS en het beperken van externe inhuur;
• De afdeling Werkomgeving, Inkoop, Strategie en Proces (WISP) is verantwoordelijk voor de implementatie van rijksbrede kaders bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de VWS-onderdelen op het gebied van faciliteiten, huisvesting en inkoop. Het geven van gevraagd en ongevraagd advies op gebied van rijksbrede bedrijfsvoering (Strategisch Advies). Tevens worden in opdracht van directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) tweedelijns activiteiten op gebied van kwaliteit en procesbeheersing uitgevoerd (Kwaliteit Proces & Advies);
• De afdeling Informatievoorziening (IV) ondersteunt het kerndepartement en kleinere concernonderdelen in de informatiebehoefte, inclusief kaderstelling en toetsing in samenwerking met de directie Informatiebeleid. Beheert bedrijfsapplicaties en verzorgt toegang en beheer tot informatie. IV bestaat uit de afdelingen: CIO Kern/Informatiemanagement, Kennisplein, I-team en programma’s Open op Orde en Wet Open Overheid (WOO). De afdeling is vertegenwoordigd in de CIO-raad en adviseert directeur OBP o.a. voor bestuurlijke overleggen op het gebied van IT;
• Bedrijfsbureau: ondersteunt de primaire processen van de directie. Het bedrijfsbureau bestaat uit de volgende functionele eenheden: bedrijfsvoering en ondersteuning, evenementenbureau, communicatie, inkoop, financiën en control (IFC), chauffeursdienst.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland. Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?