Adviseur bedrijfsvoering

Functie­omschrijving

Word jij warm van structuur houden en structuur brengen? Werk jij graag zelfstandig en wil jij er voor zorgen dat randvoorwaarden voor personeel en organisatie geregeld zijn? Dan is de vacature van Adviseur Bedrijfsvoering bij de Inspectie Veiligheid Defensie (IVD) iets voor jou!

Je komt te werken in een enthousiast team dat van aanpakken weet en de schouders graag onder de uitdagende taken van de inspectie zet en zo een bijdrage te leveren aan de belangrijke (maatschappelijke) opgaven waar Defensie voor staat.

Belangrijkste taken
De functie van Adviseur Bedrijfsvoering is nieuw bij de IVD. De groei van de organisatie maakt het mogelijk om bedrijfsvoeringstaken die vooralsnog belegd waren bij verschillende medewerkers te bundelen in één functie. Jouw taken als adviseur bedrijfsvoering zijn de volgende:

• Je bent de onmisbare schakel voor het op niveau houden van de kennis en vaardigheden van de collega's van de inspectie. Zo ontwerp en beheer je het opleidingsplan. Je speurt de markt af naar opleidingsmogelijkheden en koopt cursussen in, maar organiseert zelf ook in-huis opleidingen als dat nodig is. Je gaat indien nodig op zoek naar inhuur van expertise, je adviseert over de wenselijkheid van het aannemen van trainees en stagiaires.
• Je wordt onze beveiligingsfunctionaris. In deze rol heb je een eigen verantwoordelijkheid in het beoordelen of de IVD voldoet aan het defensie beveiligingsbeleid en daarnaast coördineer jij de screeningsaanvragen.
• Je adviseert over het verwerven van ICT-systemen bij de IVD en beheert deze na aanschaf. Dit zijn veelal systemen die al gangbaar zijn binnen Defensie, maar het komt ook voor dat ICT-toepassingen specifiek voor de inspectie moeten worden ontwikkeld. In dat geval vorm je een projectteam met de informatiemanager en de interne behoeftesteller. Je stelt de functionele specificatie op en tijdens de ontwikkeling overleg je met de ontwikkelaar. Je begeleidt de bouw van het systeem en coördineert de implementatie. Je bent de spil in het creëren van een moderne, professionele werkomgeving, die voldoet aan de eisen van deze tijd. De IVD werkt hybride en dat heeft consequenties voor de werkomgeving. In dat kader vertaal je de functionele wensen van je collega’s naar een concrete behoeftestelling. En die behoeftestelling loods je vervolgens door de defensieorganisatie.
• Je zorgt voor de inkoop van goederen en diensten. De inkoop doe je niet zelf, maar je bent wel degene die de behoeftestellingen maakt en bewaakt. In deze functie beheer je ook de portemonnee van de inspectie en bewaak je haar budget.

Op basis van kennis, ervaring en affiniteit kan de adviseur ook de coördinerend adviseur bedrijfsvoering ondersteunen en bijdragen aan:

• de implementatie van het nieuwe document 'managementsysteem van Defensie' bij de IVD,
• het uitvoeren van interne audits binnen de IVD als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem en het laten (door)ontwikkelen van het informatiesysteem van de IVD.
• als adviseur bedrijfsvoering ben je een echte teamspeler en werk je servicegericht voor de medewerkers van de IVD. Je werkt zelfstandig aan je taken en stemt je inspanningen af op die van de desbetreffende portefeuillehouders. Aangezien het een nieuwe functie is, dien je in staat te zijn je functie snel concreet inhoud te geven. Je onderhoudt een functioneel netwerk binnen Defensie met
• Financiën, P&O, Inkoop, ICT (JIVC) en de locatie (kazernecommandant, locatiemanager en overige gebruikers). Je gaat deel uitmaken van een enthousiast team dat de schouders graag onder de uitdagende taken van de inspectie zet. Zo draag je bij aan de belangrijke opgave waar Defensie voor staat.

Functie-eisen

Werk- en denkniveau:
WO werk- en denkniveau.

Opleiding:
Bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde of economie.

Kennis en ervaring:

• Je hebt kennis van financiële administraties.
• Je hebt kennis en ervaring in het gebruik van Microsoft Excel en in het werken met samenwerkingsruimtes (Sharepoint).
• Je bent de sharepoint deskundige van de organisatie. Je beheert onze interne pagina's en voert het autorisatiebeheer uit.
• Je hebt ervaring met het begeleiden van de ontwikkeling van applicaties zoals apps of (kleinere) ICT projecten.
• Je bent goed in het organiseren en coördineren van processen.
• Je beschikt over adviesvaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• Je hebt ervaring op het gebied van security.
• Je hebt ervaring in het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt ervaring en bent bekend met het inkoopproces bij de Rijksoverheid/Defensie.

Competenties:

• Analyserend vermogen;
• Oordeelsvorming;
• Overtuigingskracht;
• Omgevingsbewustzijn;
• Samenwerken;
• Communiceren (mondeling en schriftelijk);

Ben je een geschikte kandidaat voor deze functie die kan bieden wat we nodig hebben maar voldoe je niet volledig aan de functie eisen? Ook in dat geval nodigen we je graag uit om te solliciteren.

Overige arbeids­voorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De IVD is een rijksinspectie die als Bijzondere Organisatie Eenheid (BOE) direct is ondergebracht bij de Bestuursstaf van Defensie.

De inspectie is in 2018 opgericht om toezicht te houden op de taakuitvoering door Defensie op het gebied van fysieke (bedrijfsveiligheid) en sociale veiligheid binnen Defensie. De inspectie spant zich in om een effectieve bijdrage te leveren aan het lerend vermogen van Defensie. De IVD wil met haar toezicht iedereen te stimuleren de veiligheid continu te verbeteren. Het toezicht strekt zich ook uit tot missiegebieden. Een brede en uitdagende opdracht dus.

De inspectie is opgericht in 2018 en met zo’n 50 vaste krachten bescheiden van omvang. Het is een platte organisatie met korte lijnen, bemenst door zelfstandige, ter zake kundige specialisten. De inspectie, waar hybride werken de regel is, is gevestigd op het Majoor Jan Linzel Complex aan de Brasserskade in Den Haag. De verwachting is dat in 2025 de IVD gaat verhuizen binnen de agglomeratie Den Haag.

De IVD bestaat uit twee afdelingen: Onderzoek & Toezicht en Strategie & Organisatie. De inspectie zoekt een enthousiaste adviseur bedrijfsvoering IVD bij de afdeling Strategie & Organisatie.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningsscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.