Managementondersteuner algemeen directeur

Functie­omschrijving

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner van de algemeen directeur zorg je er - samen met de directiesecretaris - voor dat alles soepel verloopt zodat de algemeen directeur zich kan richten op haar taken. Van het beheren van haar agenda tot het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten; jij bent degene die haar dag op koers houdt.

Je houdt het agendabeheer strak en nauwkeurig onder controle en je bent het eerste aanspreekpunt via telefoon, e-mail en post. Je hebt een talent voor organiseren. Zo organiseer jij onder andere vergaderingen (en soms de verslaglegging), bijeenkomsten (intern en extern) en evenementen waaronder bijvoorbeeld het wekelijkse Directeurenoverleg, de managementdagen (2x per jaar), de maandelijkse organisatie brede bijeenkomsten, de nieuwjaarsreceptie en de bedrijfsfeesten van de Nationale ombudsman. Je bent de regisseur achter de schermen: je coördineert de (digitale) stukkenstroom, de tekenpost, zorgt dat alles op tijd binnenkomt voor vergaderingen en bewaakt de voortgang van lopende zaken in samenspraak met de directiesecretaris. Ten slotte beheer je het secretariaatshandboek, vervangt jouw secretariaatscollega's bij afwezigheid (en v.v.), je onderhoudt het adressenbestand, bewaakt en actualiseert overzichten in diverse applicaties, draagt zorg voor het digitaal archiveren en dossierbeheer, je ontvangt en begeleidt bezoekers, boekt en handelt (buitenlandse) dienstreizen af etc.

Kortom, je bent van alle markten thuis.

Wat heb je hiervoor nodig?

Jij bent een organisatietalent en een echte secretariële topondersteuner. Je bent goed in plannen, organiseren en het regelen van praktische zaken. Je vindt het leuk om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, zelfs als het druk is. Je bent iemand die overzicht houdt, helder communiceert en altijd klaarstaat om te helpen. En als visitekaartje van de Nationale ombudsman zorg je voor een professionele en warme uitstraling, je komt representatief over, communiceert prettig en helder en je handelt integer.

Functie-eisen

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar recente werkervaring als (bestuurs-) secretaresse binnen een overheidsinstelling; goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Nauwkeurigheid, dienstbaar, snel en praktisch schakelen en flexibiliteit;
• Aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (o.a. MS Office, Ibabs, zaaksysteem Djuma);
• Een frisse en energieke teamspeler.