Personal Assistant / Teamleider

Dit ga je doen

Als bestuurssecretaresse en teamleider ondersteun je de decaan en ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het bestuurssecretariaat en een optimale en representatieve secretariële en administratieve ondersteuning.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Secretaresse van de decaan in brede zin, waaronder agendabeheer en beheer mailbox, tijdige en correcte afhandeling van verzoeken, plannen van afspraken en vergaderingen, logistieke en inhoudelijke voorbereiding en maken van (openbare) notulen;
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders;
• Plannen en organiseren van de werkzaamheden, inclusief de werkverdeling met achtervang en bezetting;
• Het voeren van jaargesprekken, individuele werkoverleggen en het wekelijkse teamoverleg.
• Opzetten en waarborgen van duidelijke kaders (doelen, werkwijzen en procedures) van waaruit gewerkt wordt en de samenwerking wordt bevorderd;
• Uitwerken van een afdelingsplan, inclusief de financiële aspecten en rekening houdend met interne en externe ontwikkelingen.

Dit vragen we van jou

Je bent sterk in prioriteiten stellen, improviseren en presteren onder tijdsdruk. Je hebt een proactieve werkhouding met een oplossingsgerichte instelling en een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en organisatiesensitiviteit. Ook heb je een verbindende persoonlijkheid, ben je representatief en bevorder je een stimulerende werkomgeving.

De kandidaat die wij zoeken:

• Is in het bezit van een afgeronde relevante HBO-opleiding (bijvoorbeeld in secretariële of managementondersteuning);
• Heeft een aantal jaren werkervaring in een soortgelijke leidinggevende functie in een complexe werkomgeving;
• Heeft tevens kennis en ervaring (met het optimaliseren) van administratieve en organisatorische processen en uitstekende ict-vaardigheden;
• En uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels (mondeling en schriftelijk).

Wat bieden we jou?

We bieden een dienstverband van 34-38 uur voor de periode van één jaar met een proeftijd van twee maanden. De ingangsdatum kan op korte termijn, maar kan in overleg worden overeengekomen. Bij gebleken geschiktheid wordt het tijdelijke contract in een vast dienstverband omgezet. Het UFO-profiel Teamleider 1 is van toepassing. Het salaris bedraagt, afhankelijk van relevante werkervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.537 tot € 4.860 (schaal 9) bruto per maand op basis van volledige werktijd (38 uur per week). Een aanloopschaal kan van toepassing zijn. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een uitdagende en verantwoordelijke functie in een inspirerende academische- en internationale omgeving op het Amsterdam Science Park;
• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden.