Projectmanagement Officer

Ben jij een echte verbinder? Word je enthousiast van plannen, organiseren en het zorgen voor overzicht en structuur? Dan zijn wij op zoek naar jou! Goede verbinding is onmisbaar voor gegevensuitwisseling in de zorg. Verbinding is niet alleen op technisch vlak cruciaal, maar ook van mens tot mens. En juist daarom zoeken we betrokken Project Management Officers (PMO) die de samenwerking tussen groepen met diverse belangen faciliteren. Met een afwisselend pakket aan werkzaamheden lever je als PMO-er direct een bijdrage aan betere zorg. Kortom, wil jij niet het schaap met de vijf poten zijn, maar juist de spin in het web? Dan is deze functie wellicht iets voor jou! We hebben een vacature voor zowel een junior, als een senior PMO-er en gaan graag in gesprek om te kijken of dit iets voor jou is.

Wat ga je doen?

We hebben projecten en werkzaamheden op verschillende ervaringsniveaus. VZVZ biedt veel ruimte om binnen deze rol verder te ontwikkelen en specialiseren, denk aan financiën, projectcoördinatie, scrum master of verbetertrajecten met Lean. Als senior krijg je meer verantwoordelijkheid en/of een coachende rol. Ook zijn er groeimogelijkheden om zelf projecten of verbetertrajecten te leiden. Je rapporteert aan de teamleider Projectmanagement Bureau.

Je draagt binnen multidisciplinaire teams bij aan sectoren, projecten of programma’s. Werkzaamheden stem je af met de sectorlead, projectleider of programmamanager. Je zorgt voor een goede structuur en voortgang en dat deze ook zichtbaar is voor het management. Binnen het project- of programmateam:

• verzorg je periodiek management rapportages;
• bewaak je samen met de programmamanager of projectleider de kwaliteit, tijd, processen, planning, standaarden en budget;
• houd je actie- en besluiten bij;
• plan je tactisch en strategische afspraken en bereid je de agenda voor;
• organiseer je (externe) bijeenkomsten en strategische sessies;
• voer je communicatie activiteiten uit;
• houd je informatie over het jou toegewezen project of programma up-to-date in de digitale werkomgeving Confluence;
• in een aantal projecten bestaat de mogelijkheid om daarnaast onderdeel te zijn van het scrum team o.a. in de rol scrum master.

Wat krijg je van ons?

• Contract voor bepaalde tijd (1 jaar) met uitzicht op vast dienstverband;
• Een uitstekend salaris inclusief een eindejaarsuitkering;
• Jaarcontract met de intentie tot verlenging voor onbepaalde tijd;
• Een premievrije pensioenregeling;
• Ruimte om jezelf te ontwikkelen met bijpassend (persoonlijk) opleidingsbudget (5% van het jaarsalaris);
• Smartphone en een laptop;
• Een thuiswerkvergoeding van €2,35 per dag;
• Een netto vergoeding van €500,00 voor het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek.

Kom je met de auto naar kantoor? Dat is geen probleem! Wij hebben onder ons kantoor een gratis parkeergarage. Ook is het kantoor goed bereikbaar met het OV. Tram 19 stopt voor de deur!

Wat vragen we van jou?

Om deze functie goed te kunnen vervullen ben je een echte aanpakker en verbinder. Je bent een praktisch ingestelde teamspeler. Je neemt je initiatief en overziet wat er moet gebeuren, durft vragen te stellen en mensen op verantwoordelijkheden te wijzen. Je hebt een stevige persoonlijkheid en een resultaatgerichte instelling.

Als senior PMO-er beschik je bovendien over uitstekende sociale of communicatieve vaardigheden, in woord en geschrift. Je bent analytisch, kunt overzicht houden en weet hoe je voortgangscontroles kunt uitvoeren. Je hebt een coachende houding richting PMO’s of wilt dit verder ontwikkelen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Afgeronde hbo opleiding op het gebied van Bedrijfskunde (of een variant zoals MER, Business IT & Management) of hbo werk- en denkniveau verkregen door relevante werkervaring in bedrijfsvoering/ bedrijfsprocessen;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Project Coördinator, PMO-er of projectsecretaris; VZVZ ziet een kandidaat met minimaal 5 jaar relevante werkervaring als senior.
• Affiniteit met ICT of de Zorg;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende beheersing van MS Office Tools;
• Ervaring in de zorg is een pré;
• Zelfredzaamheid, ondernemerschap én, de bereidheid om plezier te maken.

Het team

VZVZ groeit en ons team Planning & Control groeit mee. Niet alleen in diversiteit van de werkzaamheden en complexiteit van de vraagstukken, maar ook in de volwassenheid hoe we hier als team in de rol van PMO-er mee omgaan. Door processen te standaardiseren en verbeteren en zo een professionele interne dienstverlening aan te bieden, kunnen de verschillende project- en programmateams excelleren. Dit betekent dat we hands-on faciliteren maar ook helder en actief communiceren wat we van anderen verwachten. Het team bestaat uit negen collega’s en dit aantal groeit. We zoeken naar diversiteit in ervaring en achtergrond.

Ons team is organisatie breed verantwoordelijk voor:

• de inrichting en uitvoering van de planning & control cyclus, op operationeel, tactisch en strategisch niveau;
• coördinatie van de diverse plannen zoals jaarplannen, sectorplannen, projectplannen en de onderlinge aansluiting hiervan;
• opleveren van diverse periodieke rapportages richting management,;
• PMO of projectsecretaris van projecten, programma’s en sectorteams;
• beheer van werkmethodieken en bijbehorende tooling, zoals DPF (projectmethodiek), Confluence en PIM (digitale werkomgeving), Lean (verbetercyclus).

Het team Planning & Control is onderdeel van Bedrijfsvoering. We werken nauw samen met andere teams om te zorgen voor integratie van werkstromen en efficiënte informatiestromen. Denk hierbij aan:

• ICT management (inclusief functioneel beheer) voor een goede afstemming over de tooling;
• HR/ Organisatieontwikkeling voor de inbedding van werkmethodieken in de organisatie;
• Finance & Control voor de afstemming over rapportages;
• Business Intelligence voor doelstellingen en data;
• Communicatie voor website, nieuwsbrieven en events.

Bij VZVZ faciliteren wij programma’s die bijdragen aan het uitwisselen van medische gegevens in de zorg. Programma’s met grote maatschappelijke relevantie binnen complexe omgevingen en stakeholders met uiteenlopende belangen. De verschillende programma’s bieden voldoende uitdaging en doorgroeimogelijkheden voor meerdere ervaringsniveaus, van junior PMO tot senior programmasecretaris.

Intern werk je samen met verschillende teams voor het uitwisselen en coördineren van informatiestromen. Je weet precies bij wie je moet zijn en wat er van jou verwacht wordt. Binnen het project of programma ben je als (ervaren) PMO het eerste aanspreekpunt voor de eigen collega’s en ook voor de stakeholders. Denk daarbij aan ICT leveranciers, regionale samenwerkingsorganisaties, koepels en brancheorganisaties, zorgaanbieders en belangenverenigingen, overheid en zorgverzekeraars.

Jij als mens

Je wilt groeien van ‘schaap met vijf poten’ naar ‘spin in het web’. Je hebt interesse in ICT en techniek en hebt een nieuwsgierige houding. Als PMO-er krijg je de kans om kennis te maken met de verschillende facetten en hierin te ontwikkelen. Je bent hands-on, maar durft ook door te vragen, nee te zeggen en mensen op de eigen verantwoordelijkheden te wijzen. Je hebt een kritische blik en zorgt samen met je collega’s voor proces optimalisatie zodat je een efficiënte projectomgeving creëert. Binnen de diversiteit van het vak geef je aan waar je je verder in wilt bekwamen of waar je juist hulp bij nodig hebt. Met jou in het team zijn er geen open eindjes en is de voortgang transparant.

Als senior PMO-er (minimaal 5 jaar relevantie werkervaring) werk je als rechterhand van programmamanagers mee aan verdere professionalisering van de processen. Je begrijpt snel de verschillende belangen en weet met de juiste structuur en oplossingen de programmamanager te ondersteunen, waarbij je voor iedereen helder maakt wat de rollen en taken zijn en mensen stimuleert deze ook op te pakken. Met jou in het team weet iedereen wat de actuele stand van zaken is en voelt iedereen zich betrokken.