Office-assistent

Introductie

Zoek jij een dynamische baan als office-assistent en ben jij een kei in het houden van overzicht? Dan zien we jou graag in ons team!

Het Bestuurssecretariaat van de Erasmus School of Social and Behavioural Sciences (ESSB) is per direct op zoek naar een enthousiaste collega. Wij zoeken een punctuele teamplayer met oog voor klanten, die plezier heeft in het faciliteren van het facultaire managementteam en de teamleden binnen het Bestuurssecretariaat.

Functie-omschrijving

Als Office-assistent werk je in een afwisselende omgeving en heb je een pittig takenpakket. Je houdt van plannen en organiseren, structureren en houdt daarbij nauw contact met je klant. Je bent binnen het Bestuurssecretariaat medeverantwoordelijk voor de secretarieel-administratieve ondersteuning van het facultaire managementteam en verzorgt in overleg met de drie andere teamleden alles wat nodig is om het bestuurlijke proces en de medezeggenschap binnen de faculteit te ondersteunen. Daarbij treed je ook regelmatig op als notulist.

• Aanspreekpunt voor bezoekers en bellers;
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en events voor het MT;
• Verzorgen, afhandelen en archiveren van correspondentie;
• Notuleren (al dan niet met behulp van AI) tijdens overleggen;
• Overige secretariële, administratieve en faciliterende werkzaamheden.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht over alle verschillende werkzaamheden en prioriteiten. Je springt bij waar dat nodig is en draagt op die manier bij aan de dienstverlening van het Bestuurssecretariaat aan het managementteam en de facultaire medezeggenschap. ESSB is een grote en dynamische faculteit. Goede communicatieve vaardigheden, gevoel voor verhoudingen en het vermogen om in hoog tempo en onder tijdsdruk te kunnen werken zijn daarom van essentieel belang.

Functie-eisen

Je hebt bij voorkeur ervaring in het werken voor een directie of managementteam. Jouw basisopleidingsniveau is minimaal HAVO en je hebt bij voorkeur een diploma op minimaal HBO-niveau. Je bent zelfstandig, initiatiefrijk, vlot en klantgericht. Daarnaast zijn de volgende punten voor ons van belang:

• Uitstekende kennis van het MS Office pakket;
• Ervaring met verslaglegging en/of notuleren;
• Goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift (B2 niveau of hoger);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je neemt niet alleen verantwoordelijkheid voor je eigen taken, maar draagt ook bij aan de goede gang van zaken binnen en door het team;
• Leergierig, sociaal vaardig en een echte aanpakker;
• Flexibel, relativeringsvermogen en gevoel voor humor!

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU). De startdatum van de functie is vanaf januari 2025. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 2.793 en € 3.771 bruto per maand, schaal 7, conform de CAO-NU. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar.

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.

Faculteit / Instituut / Dienst

De Erasmus School of Social en Behavioural Sciences kent een grote diversiteit aan wetenschappelijke disciplines: bestuurskunde, pedagogische wetenschappen, psychologie en sociologie. Tevens het Erasmus University College, IHS, en twee onderzoeksinstituten RISBO en DRIFT zijn aan de faculteit verbonden. Deze grote variatie is ook terug te zien in onze (internationale) bachelor- en masteropleidingen en in het onderzoek. De activiteiten van de faculteit zijn altijd gericht op mens en samenleving. ESSB biedt een stimulerend onderzoeksklimaat waar belangrijke nationale en internationale onderzoeksubsidies worden binnengehaald. Aansprekende gastonderzoekers uit binnen- en buitenland werken er voor kortere of langere tijd en er werken ambitieuze promovendi. Ons onderwijs is kleinschalig en werkt met innovatieve onderwijsvormen, zoals Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Zowel de Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen worden jaarlijks goed gewaardeerd door studenten en alumni.

Additionele informatie

Meer informatie over de functie kun je verkrijgen bij Barbara van Zeijl, bestuurssecretaris en leidinggevende van het Bestuurssecretariaat, via vanzeijl@essb.eur.nl of via 06 42921953.

Solliciteren

Je kunt tot en met de sluitingsdatum solliciteren voor deze functie. Voeg je motivatiebrief en CV toe bij je sollicitatie. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de laatste week van november. We zien je sollicitatie graag tegemoet. EUR biedt gelijke kansen aan alle medewerkers en sollicitanten, ongeacht genderidentiteit of -uiting, seksuele gerichtheid, religie, etniciteit, leeftijd, neurodiversiteit, arbeidsbeperking, burgerschap of ander aspect dat hen uniek maakt.