Coördinator Admissions Office

Ben je een toegewijde professional op het gebied van admissions processen? Neem je graag de leiding, ben je gericht op verbeterkansen en het met elkaar realiseren daarvan? En ben je eraan toe een stap te zetten richting leidinggeven? Dan is dit de kans om jouw vaardigheden te benutten en een verschil te maken als coördinator Admissions office bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam.

Wat ga je doen?

Het team Admissions office houdt zich onder andere bezig met toelating tot masteropleidingen en schakelprogramma's, contractonderwijs en uitwisselingsprogramma’s. Wegens vertrek van de huidige coördinator zijn we op zoek naar een opvolger, bij voorkeur vanaf januari 2025.

Als coördinator Admissions office geef je functioneel leiding aan het team, bestaande uit twee admissions officers en gedurende de piekperiode een derde admissions officer. Je voert jaargesprekken en sollicitatiegesprekken en stimuleert de teamleden in hun ontwikkeling. Daarnaast draag je zorg voor de planning, verdeling, voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden binnen het team. In piektijden (januari t/m mei) en bij afwezigheid van medewerkers werk je mee aan de dagelijkse werkzaamheden van het Admissions Office.

In deze functie draag je zorg voor goed lopende werkprocessen en verbeter je deze waar mogelijk. Je doet dit vanuit jouw brede kennis van en ervaring met admissions processen. Je stemt processen binnen de organisatie af met onderwijsdirecteuren, toelatings- en selectiecommissies en het centrale Admissions office van de UvA en draagt UvA-breed bij aan het verbeteren en implementeren van processen en systemen. Ook coördineer je jaarlijks het proces rondom beursselectie, zorg je voor actuele informatie voor aankomend studenten op de website en de juiste inrichting van opleidingen in Studielink en houd je je bezig met datamanagement.

Binnen het Education Service Centre werk je nauw samen met de coördinatoren van andere teams, met name die van de Onderwijsbalie. Doordat je o.a. deelneemt aan het wekelijkse coördinatorenoverleg van het ESC, krijg je mee wat binnen andere teams speelt en kun je vanuit jouw rol meedenken met de coördinatoren van de andere teams. Op UvA-niveau neem je o.a. deel aan het hoofden Admissions overleg.

Momenteel loopt er binnen de UvA een groot project voor de inrichting en implementatie van een nieuw systeem voor verwerking van master toelatingen. Binnen het projectteam werk jij mee aan de uitwerking van processen en systeemkeuzes en stem je daarover af met je team en andere betrokkenen binnen de faculteit.

Wat neem je mee?

Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding en je hebt minimaal drie jaar ervaring als admissions officer binnen het hoger onderwijs (of een vergelijkbare functie). Je bent in ieder geval goed op de hoogte van admissions processen.

Je bent analytisch en pragmatisch ingesteld. Je hebt ervaring met het signaleren van verbetermogelijkheden in processen en het gebruik van data uit systemen hierbij. Ook heb je ervaring met het begeleiden van verbeterprocessen. Je bent gestructureerd, goed in staat overzicht te bewaken en te prioriteren in complexe situaties.

Daarnaast ben je dienstverlenend en staat de student voor jou centraal. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en je beheerst zowel het Nederlands als het Engels.

Verder:

• heb je verbindende leiderschapsvaardigheden, investeer je in een goede werksfeer en heb je het vermogen om anderen mee te krijgen in ideeën;
• heb je ervaring in het omgaan met verschillende stakeholders, ook als belangen verschillen;
• kun je snel werken met diverse geautomatiseerde informatiesystemen. Het is een pre als je al ervaring hebt met SIS, Inproces en Topdesk / ServiceNow.

Wat bieden we jou?

Het betreft een tijdelijke aanstelling van 30 uur voor de duur van een jaar, met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde financiële- en organisatorische omstandigheden wordt het contract omgezet in een vaste arbeidsovereenkomst. Indien gewenst is het mogelijk je werktijd uit te breiden met 2 uur per week en 96 extra verlofuren per jaar op te sparen. Op deze functie is het UFO-profiel Medewerker studentzaken 1 van toepassing. In deze functie val je hiërarchisch onder het hoofd van het ESC.

Jouw salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 3.502 tot € 4.812 bruto per maand (salarisschaal 9) op basis van volledige werktijd (38 uur per week), exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing. #LI-DNI

Hier ga je werken

Met ruim 5.000 studenten en 600 medewerkers is de Faculteit der Rechtsgeleerdheid een van de grotere juridische faculteiten van Nederland. De Faculteit verzorgt de bacheloropleidingen Rechtsgeleerdheid, Fiscaal recht en – samen met twee andere faculteiten – de Engelstalige en interdisciplinaire opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE). Daarnaast biedt zij elf masteropleidingen met verschillende varianten aan. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats in een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, programma’s en centra. De Faculteit heeft een internationaal profiel en kiest voor een maatschappelijke benadering van het recht.

Het onderwijs en het onderzoek worden verzorgd door de zes afdelingen van de Faculteit: Algemene Rechtsleer, Arbeids- en Informatierecht, Internationaal en Europees publiekrecht, PPLE, Privaatrecht en Publiekrecht.

Als coördinator Admissions office maak je deel uit van het team Admissions office van het Education Service Centre (ESC). Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, inrichting van het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie en diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, vakevaluaties, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten en administratieve ondersteuning van de Examencommissies. Kenmerkend van het ESC dat er met veel betrokkenheid, enthousiasme en kwaliteitsbewustzijn wordt samengewerkt aan het zo goed mogelijk laten lopen van processen voor onze studenten en docenten.

Herken jij je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw motivatiebrief en cv graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren tot en met 17 november 2024. De gesprekken vinden plaats op woensdag 20 november.

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met:

• Ingrid van den Oord, Hoofd Education Service Centre
• E: i.j.vandenoord@uva.nl