Hoofd secretariaat

Wij zijn op zoek naar een leidinggevende die in staat is om medewerkers op een inspirerende manier aan te sturen en met het team de secretariële ondersteuning door te ontwikkelen. Je geeft leiding aan een pool van secretaresses (+/- 15 fte) die werken voor verschillende directies (10) van het Hoofdkantoor van DJI. Het hoofd secretariaat heeft de dagelijkse leiding over het secretariaat van het Hoofdkantoor van DJI. In deze hoedanigheid heb je de personele zorg over de secretaresses en ben je het eerste aanspreekpunt voor de secretariële inzet op alle directies van het Hoofkantoor van DJI. Het is een team waar onlangs en nog steeds veel personeelswisselingen zijn (geweest). Dat vraagt om goede begeleiding binnen de afdeling, maar ook binnen het Hoofdkantoor van DJI en daarbuiten. De organisatie van het Hoofdkantoor is in beweging en dat vraagt ook om doorontwikkeling van het secretariaat, waar het gaat over de dienstverlening, eenduidige werkwijze en processen, samenwerking binnen de pool etc. Je durft duidelijke verwachtingen uit te spreken richting de medewerkers over doelen/resultaten en hen aan te spreken op eigen verantwoordelijkheid. Tegelijk heb je oog voor de kracht en talenten in het team. Je draagt zorg voor de benodigde randvoorwaarden om de gewenste doelen/resultaten binnen de eigen verantwoordelijkheden te kunnen leveren. Je draagt zorg voor de ontwikkeling van het personeel en voor een constant serviceniveau van het secretariaat. Je overziet de processen waarbinnen het secretariaat taken verricht. Je herkent (digitale) ontwikkelingen die daarop van invloed zijn. Je bent -waar nodig- in staat verbeteringen in die processen tot stand te (laten) brengen, samen met je medewerkers en andere collega’s binnen het Hoofdkantoor van DJI. Het is belangrijk dat je in deze functie goed weet om te gaan met de wensen van de klant. Dit zijn de directeuren van het Hoofdkantoor van DJI, maar ook de overige leidinggevenden waar het gaat om de afdelingssecretariaten. Dit vraagt om contacten en netwerken op zowel operationeel als tactisch niveau. Ben jij in staat effectief met je omgeving om te gaan en deze te beïnvloeden? Je weet hun vraag en het aanbod van het team goed op elkaar af te stemmen. Je kan het secretariaat op tactisch niveau vertegenwoordigen bij de ontwikkelingen van het Hoofdkantoor van DJI die nu gaande zijn. Ten aanzien van deze ontwikkelingen geef je gevraagd en ongevraagd advies aan je leidinggevende, het hoofd van de afdeling Bestuursondersteuning. Daarnaast ben je, als onderdeel van de afdeling bestuursondersteuning ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen en borgen van een aantal processen, te weten: het proces ten aanzien van (internationale) dienstreizen, het tot stand brengen van het attentiebeleid voor het Hoofdkantoor en het beheer en regels voor (het gebruik van) de relatiegeschenken.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Leidinggevende ervaring en daarbinnen aantoonbaar succesvol.
• Ervaring bij meerdere organisaties.
• Aantoonbare affiniteit met secretariële werkzaamheden.

Competenties:

• Organisatiesensitiviteit;
• Klantgerichtheid
• Omgevingsbewustzijn
• Netwerken
• Ontwikkelen medewerkers
• Aansturen medewerker
• Plannen en organiseren
• Reflecteren

• Salarisniveau schaal 10
• Maandsalaris Min €3.404 – Max. €5.389 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week 36
• Maximaal aantal uren per week 36

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.
• Werknemers kunnen vanwege het nieuwe CAO-akkoord uitkijken naar een flinke loonsverhoging van gemiddeld 9,7% vanaf juli 2024. Bovendien zijn er extra voordelen zoals een verhoogd Individueel Keuzebudget en eenmalige uitkeringen.
• Voor de functie wordt een herwaarderingstraject gestart.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep Operationeel Manager

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit stafmedewerkers (4 fte) voor de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de dienstleiding van DJI en een pool van secretaresses (+/- 15 fte), die werken voor verschillende directies (10) van het Hoofdkantoor van DJI.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen. Lees hier meer over het ministerie van Justitie en Veiligheid. Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.

Contact

Voor meer informatie over deze vacature:

Mevrouw H. Spanjaard, hoofd bestuursondersteuning

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Heleen Sissing, senior corporate recruiter

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

• Standplaats Den Haag
• Uren per week 32-36
• Salarisniveau schaal 13
• Reageren voor 1 juli
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd