Personal Assistant

Voor meerdere praktijkgroepen zijn we op zoek naar ervaren Personal Assistants! Je werkt in deze rol voor 2 tot 3 partners of counsels. Je bent het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen en andere praktijkgroepen en overige Stafafdelingen. In deze dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is, maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Krijg jij energie van het administratief en organisatorisch ondersteunen van onze advocaten zodat zij kunnen doen waar ze goed in zijn? Je bent in deze rol de rechter- (en linker)hand van onze partners en counsels. Draai jij jouw hand daarnaast niet om voor complex agendabeheer, persoonlijke administratie en het boeken van reizen? Dan zijn we op zoek naar jou!

WAT GA JE DOEN ALS PERSONAL ASSISTANT?

Als Personal Assistant biedt je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioritiseren en eenduidig te beantwoorden, je hebt dan ook geen moeite met het schaken op meerdere borden. Verder ben je verantwoordelijk voor:

• Complex agendabeheer, telefoonafhandeling, postverwerking/termijnenlijsten, emailbeheer en persoonlijke administratie van Partners en Counsels;
• Het controleren en beoordelen van uitgaande documenten en correspondentie aan de hand van onze huisstijl, lay out, spelling en grammatica;
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces;
• Samen met onze Compliance afdeling ben je verantwoordelijke voor het KYC proces;
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep;
• Je bent het aanspreekpunt voor vragen en zorgt zelfstandig voor adequate overdracht van informatie;
• Je initieert verbetering van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.

WAT ZIJN JOUW KWALITEITEN?

Natuurlijk ben je als Personal Assistant in staat zelfstandig, proactief en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten van Partners en Counsels te verwerken. Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en hebt (ruime) ervaring met praktijk specifieke systemen en processen. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.

Je beschikt daarbij over:

• Minimaal mbo of hbo werk- en denkniveau;
• Je hebt eerder gewerkt in soortgelijke rollen, het liefst binnen de zakelijke dienstverlening;
• Jouw communicatieve vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal zijn uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Twijfel je of je wel helemaal voldoet aan alle eisen? Solliciteer toch! We kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden we erg belangrijk. Hier komen we graag in een (telefoon)gesprek achter.

WAT JE VAN ONS KUNT VERWACHTEN?

• Samenwerken met de beste advocaten, notarissen, belastingadviseurs en business professionals van Nederland;
• Een gemotiveerd en groeiend team waarmee je kunt sparren;
• Geheel verzorgde lunch tegen een kleine, bruto vergoeding;
• Een vaste dertiende maand;
• Een volledige reiskostenvergoeding woon- werkverkeer;
• Voor ons kantoor in Amsterdam, zijn er gereserveerde parkeerplekken;
• 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband (37,5 uur);
• De mogelijkheid om op onze kosten opleidingen te volgen;
• Regelmatig leuke evenementen, denk aan kantoorfeesten, werkuitjes en sportactiviteiten.

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

EEN ORGANISATIE WAAR JE DOOR GROEIT

Houthoff is één van de grootste advocatenkantoren van Nederland met meer dan 600 collega's. Een hechte groep met verschillende en diverse achtergronden. Ambitie, energie en nuchterheid staan centraal. Wij streven altijd naar de hoogste kwaliteit. Onze cliënten zijn beursgenoteerde bedrijven, grote (financiële) instellingen, private equity huizen en overheden, die allemaal hoge eisen stellen, inventieve oplossingen wensen en met bevlogen mensen willen werken.

In totaal werken er ongeveer 90 Assistants ((Notarial) Business Assistants en Personal Assistants) bij Houthoff. Hoewel je op de werkvloer inhoudelijk wordt aangestuurd door de Partner/Counsel van een praktijkgroep, vindt de overall begeleiding plaats door een Teamlead Practice Group Support. Iedere Teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 Assistants. Samen met jou kijken we hoe jij je verder kunt ontwikkelen en kunt groeien, zowel op persoonlijk als op zakelijk vlak.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarnaast is er de ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees hier meer over onze diversiteit- en inclusiviteitsinitiatieven en onze maatschappelijke betrokkenheid.

KUN JIJ NIET WACHTEN JE CARRIÈRE BIJ HOUTHOFF TE STARTEN?

Wil je graag meer weten over de vacature of over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Wietske de Hart (Corporate Recruiter). Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Krista Schouten (Team Lead Practice Group Support) of Kia Brouwers (Team Lead Practice Group Support). Je kunt middels een virtueel kopje koffie met iemand van ons team op informele wijze kennismaken, jouw vragen stellen en de sfeer proeven van ons kantoor en onze collega's.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt uitdrukkelijk niet op prijs gesteld.