Personal Assistant Litigation

Vacature: Personal Assistant (PA) bij Houthoff

Voor onze praktijkgroep Litigation & Arbitration zoeken wij een Personal Assistant (PA)! In deze rol werk je als duo samen met je collega PA. Samen werk je voor 2 tot 3 partners of counsel en zijn jullie het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen en andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische werkomgeving, waarin geen dag hetzelfde is, maak jij met jouw bijdrage het verschil!

Krijg jij energie van het administratief en organisatorisch ondersteunen van onze advocaten zodat zij kunnen doen waar ze goed in zijn? Draai jij jouw hand daarnaast niet om voor complex agendabeheer, persoonlijke administratie en het boeken van reizen? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden; je hebt dan ook geen moeite met het schaken op meerdere borden.

Samen met jouw collega ben je verantwoordelijk voor:

• (Complex) agendabeheer, telefoonafhandeling, postverwerking/termijnenlijsten, emailbeheer en persoonlijke administratie van jouw partners en counsel.
• Het controleren en beoordelen van uitgaande documenten en correspondentie aan de hand van onze huisstijl, lay-out, spelling en grammatica. Controleren en beoordelen van alle (juridische) documenten en (internationale) correspondentie.
• Het maandelijkse declaratieproces.
• Het KYC proces, samen met onze compliance afdeling.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.
• Het zorgen voor een adequate overdracht van informatie: je bent het aanspreekpunt voor jouw praktijkgroep binnen onze organisatie en daarbuiten.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Natuurlijk ben je als PA in staat zelfstandig, proactief en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten van partners en counsel te verwerken. Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en hebt (ruime) ervaring met praktijk specifieke systemen en processen. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol binnen de zakelijke dienstverlening.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Twijfel je of je helemaal voldoet aan alle eisen? Solliciteer toch! We kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden we erg belangrijk. Hier komen we graag in een (telefoon)gesprek achter.

Wat je van ons kunt verwachten?

• Dertiende maand en 8% vakantiegeld.
• 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Pensioenregeling.
• Volledige reiskostenvergoeding woon-werkverkeer met het OV.
• Verzorgde gezonde lunch tegen een kleine bruto vergoeding.
• Een gemotiveerd, groeiend en hecht team waarmee je kunt sparren.
• Regelmatig leuke events, denk aan werkuitjes, sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, hockey of hardloopwedstrijden) en kantoorfeesten.

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 Assistants ((Notarial) Business Assistants en Personal Assistants) bij Houthoff. Hoewel je op de werkvloer inhoudelijk wordt aangestuurd door de partner/counsel van een praktijkgroep, vindt de overkoepelende begeleiding plaats door een Teamlead Practice Group Support. Iedere Teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken we hoe jij je verder kunt ontwikkelen en kunt groeien, zowel op persoonlijk als op zakelijk vlak.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarnaast is er de ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees meer over onze diversiteit- en inclusiviteitsinitiatieven en onze maatschappelijke betrokkenheid.