Management Assistant

Over AbbVie

Het is AbbVie’s missie om innovatieve geneesmiddelen te ontwikkelen en met zorgoplossingen te komen voor de medische uitdagingen van deze tijd. We streven naar een blijvende impact op de levens van mensen in verschillende therapeutische gebieden – immunologie, oncologie, neurologie en oogzorg – en met producten en diensten van ons Allergan Aesthetics portfolio.

Functieomschrijving

Wil jij uitblinken als Management Assistant in een internationaal team waar diversiteit, samenwerking en ontwikkeling centraal staan? Op onze locatie in Zwolle bied jij organisatorische en administratieve ondersteuning binnen AbbVie. Je werkt samen met mensen uit verschillende landen en disciplines, krijgt verantwoordelijkheid en draagt bij aan een soepel functionerend kantoor en bedrijfsvoering.

Jouw rol bij AbbVie

Als Management Assistant ben jij de steunpilaar van het lokale directieteam en ben je onderdeel van een enthousiast Office Management team. Je ondersteunt (2 tot 4) MT leden met uiteenlopende werkzaamheden, waarbij nauwkeurigheid, integriteit en klantgerichtheid centraal staan. Je schakelt makkelijk tussen verschillende prioriteiten, ondersteunt bij het organiseren van interne en externe meetings en events en neemt initiatief voor (verbeter) projecten. Naast je secretariële en administratieve taken, draag je bij aan facilitaire taken zoals ontvangst van bezoekers en efficiënt voorraadbeheer. Ook is er volop ruimte voor eigen inbreng en groei binnen een veranderende professionele omgeving.

Uitgelichte verantwoordelijkheden

• Proactief beheer van agenda’s van directieleden en het tijdig signaleren/oplossen van planningsconflicten.
• Organiseren en ondersteunen van reizen (o.a. boekingen, visa, agenda).
• Coördinatie van interne en externe meetings en events (locatie, catering, uitnodigingen, notuleren, actiepunten bijhouden).
• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe collega’s.
• Meewerken aan Office Management- en (verbeter) projecten binnen het team.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe bezoekers.
• Aannemen en afhandelen van kantoor- en facilitaire verzoeken (bestellingen, voorraadbeheer, ontvangst bezoekers, toegangspassen etc.).
• Voorbereiden en uitwerken van presentaties en managementrapportages.
• Opstellen en bijhouden van rapporten, organogrammen en mailinglijsten.
• Correspondentie en documentbeheer.

Jouw profiel

• Een afgeronde secretaresseopleiding (bijvoorbeeld Schoevers of Directie Secretaresse) of aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een internationale, dynamische omgeving.
• Uitstekende beheersing van zowel Nederlands als Engels in woord en geschrift.
• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Goede kennis van MS Office, met name Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel.
• Servicegericht, nauwkeurig en stressbestendig; in staat te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten.
• Sterke proactiviteit, zelfstandigheid en integriteit.
• Kennis van en affiniteit met kantoor- en facilitaire taken is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Wat bieden wij?

• Een dynamische en internationale werkomgeving waar veel aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling.
• Een warm, collegiaal en professioneel team dat volop in ontwikkeling is.
• Een arbeidsvoorwaardenpakket dat past bij een toonaangevend, wereldwijd gezondheidsbedrijf.