Secretaresse / Project Management Assistent

Secretaresse / Project Management Assistent

Rolbeschrijving

In jouw dubbelrol als Secretaresse/Project Management Assistent (PMO), ben je primair verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de projectleider(s), het proactief ondersteunen van de adviesgroep en het ontzorgen van de hoofd adviesgroep. Afhankelijk van jouw interesse en ambities, kun je ook in samenspraak met de Projectleider en Projectmanagers bijdragen aan de (financiële) projectadministratie.

Je bent het aanspreekpunt voor ondersteunende activiteiten voor de medewerkers binnen de adviesgroep. Een brede rol voor een echte multi-tasker. Plannen, organiseren en problemen oplossen zijn jouw key-woorden. Met je energieke optreden heb je de werkzaamheden al in het vizier voordat de vraag gesteld is. Van alle zaken op de hoogte zijn is jouw tweede natuur.

Rol verantwoordelijkheden

Jouw rolverantwoordelijkheden zijn divers en globaal op te delen in 2 groepen, mede afhankelijk van jouw interesse en ambities.

Secretariële taken

• Agendabeheer voor Hoofd Adviesgroep en evt. externe afspraken voor projectleiders.
• Diverse personeelszaken en facilitaire zaken (o.a. medewerkers in dienst/uit dienst, jubilea, verjaardagen, nieuwsbrief, kleine evenementen).
• Verwerken van diverse correspondentie (check op huisstijl en spelfouten, o.a. offertes, technisch inhoudelijke rapporten).
• Overige voorkomende werkzaamheden zoals ondersteuning bij boeken hotelovernachtingen, bestellen veiligheidskleding, bestellen ICT-middelen (denk hierbij aan laptop, telefoon).
• Notuleren van adviesgroep overleggen.

Project ondersteunende taken

• Het administratief openen van projecten.
• Je stelt in overleg met de Projectleider kostencalculaties (DICA’s) op.
• Je adviseert de Projectleider bij het invullen van de risicoformulieren.
• Je stelt inkooporders op ten behoeve van een correcte afhandeling van de inkoopfacturen.
• Je bereidt samen met de projectleider de maandelijkse project review voor en stelt indien nodig mutatieformulieren op.
• Voorbereiden klantrapportages en verkoopfacturen.
• Monitoren projecturen, -kosten/-facturen.
• Ondersteunen bij opstellen klant- en projectevaluaties.
• Het op eigen initiatief aanbrengen van procesverbeteringen.

Vanuit de secretariële rol word je onderdeel van het secretariaat team divisie Places, die er samen voor zorgen dat de werkzaamheden (voor ca. 500 medewerkers) op een correcte en gestructureerde manier worden uitgevoerd. Specifiek draag jij zorg voor de ondersteuning van de adviesgroep Process Design & Engineering (PD&E). Deze adviesgroep heeft een duidelijke focus op procesengineering binnen de voedingsmiddelenindustrie en concentreert zich op het procesontwerp met de bijbehorende utilities.

Jouw directe collega’s binnen PD&E zijn deskundige, enthousiaste en gedreven projectleiders, Process Engineers, Designers en consultants. Een hecht team met passie en de ambitie om leidend te zijn in vernieuwingen in hun vakgebied. Het uitvoeren van de werkzaamheden vindt op een correcte en gestructureerde wijze plaats.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een nieuwe collega met een gezond gevoel voor humor en de benodigde assertiviteit. Je bent collegiaal ingesteld, een echte teamspeler. Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit en je werkt gestructureerd en accuraat. Je bent flexibel, in staat om snel te schakelen en ontzorgen is je tweede natuur.

Jouw profiel

• Mbo/Hbo; werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring binnen het secretariële vakgebied.
• Affiniteit met de financiële kant van projecten.
• Beheersing van de Office 365-programma’s, o.a. Word, Excel, PowerPoint, Outlook maar ook Sharepoint en Onedrive.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal.
• Je bent proactief, communicatief vaardig en je hebt een dienstverlenende instelling.
• Je bent minimaal 28 uur per week inzetbaar, meer uren zijn mogelijk.

Waarom Arcadis?

Arcadis biedt jou een functie met veel vrijheid om je werk zelfstandig in te vullen binnen een ambitieus en gedreven team. Daarnaast werk je regelmatig samen met collega’s van andere disciplines. Naast een fijne werkcultuur bieden wij ook een uitstekende CAO met daarin opgenomen:

• 30 verlofdagen bij fulltime dienstverband met mogelijkheid om extra dagen bij te kopen of te verkopen.
• 53e week uitkering in december.
• Aanvullende regelingen ten aanzien van geboorteverlof voor de partner en betaald ouderschapsverlof. Arcadis wijkt positief af van de wettelijke norm en betaalt 100% aanvullend geboorteverlof en 80% betaald ouderschapsverlof.
• Hybride werken met een professioneel ingerichte werkplek thuis en een passende vergoeding voor de juiste balans in jouw werkweek, ongeacht of je fulltime of parttime werkt.
• Moderne kantoren direct naast NS Stations en een OV businesskaart die je ook privé mag gebruiken.
• Goede pensioenregeling bij het Nederlandse Pensioenfonds (HNPF) waarbij Arcadis 73% inlegt van de totale pensioenpremie en aanvullende arbeidsongeschiktheidsregelingen.
• Mogelijkheden voor het volgen van cursussen en opleidingen, toegang tot ons uitgebreide Arcadis Learning Experience Platform (LXP).