Managementassistent secretaris CvB/directeur BZ en secretaris RvT

Ben jij een proactieve, inhoudelijk sterke managementassistent? Ben je gewend om te schakelen met uiteenlopende collega's? Durf je keuzes te maken en kun je goed zelfstandig werken? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Managementassistent secretaris CvB/directeur BZ en secretaris RvT

Jouw functie

Voor de secretaris College van Bestuur (CvB)/directeur Bestuurszaken (BZ) en voor de secretaris Raad van Toezicht (RvT) van de VU zijn wij op zoek naar een professionele managementassistent met ervaring in een complexe bestuurlijke omgeving. Je werkt in een secretariaatsteam met vijf collega's, die samen de leden van het CvB ondersteunen. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie.

Jouw taken

Ondersteuning van de secretaris CvB/directeur BZ:

• Je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen.
• Je organiseert en beheert de e-mailbox van de secretaris CvB/directeur BZ.
• Je bewaakt actief de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop proactief.
• Je coördineert de jaarplanning van de bestuurlijke overleggen.
• Je stelt prioriteiten en verzorgt zelfstandig het opstellen en redigeren van correspondentie (e-mail en post).

Ondersteuning van de secretaris RvT:

• Je stelt de jaarplanning op van de RvT-vergaderingen en verzorgt tussentijdse aanpassingen van de planning.
• Je verzorgt de facilitaire ondersteuning, zoals locaties, catering en vervoer, van vergaderingen, overleggen en contactmomenten van RvT-leden bij de VU.
• In voorkomende gevallen ondersteun je bij werving- en selectieprocedures.

Samenwerking binnen het team:

• Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervangt elkaar bij afwezigheid.
• Je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van de werkzaamheden van het team.

Contact interne en externe stakeholders:

• Je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen en buiten de dienst.
• Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Je besteedt ongeveer 80% van je tijd aan de ondersteuning van de secretaris CvB/directeur BZ en 20% aan de ondersteuning van de secretaris RvT.

Jouw profiel

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Een grote mate van zelfstandigheid en organisatiesensitiviteit.
• Resultaatgerichtheid, stressbestendigheid, flexibiliteit, kunnen prioriteren, planmatig werken en pro-activiteit zijn kenmerkende eigenschappen in je werkhouding.
• Je bent integer en op een vriendelijke wijze assertief en vasthoudend.
• Uitstekende communicatieve (mondeling en schriftelijk, in Nederlands en Engels) en digitale vaardigheden.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.708,00 (Schaal 9) en maximaal € 5.057,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• Korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Managementondersteuning

De afdeling Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst Bestuurszaken. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder uit Bureau Pedel: het is verantwoordelijk voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt 17 medewerkers.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken

De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken in ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.